Familiepaasmarkt organiseren: checklist en planning

Een Familiepaasmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen neerzetten en paaseieren verstoppen. Leg eerst datum, locatie, marktindeling en activiteiten vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen, vrijwilligers en inkopen. In de laatste week controleer je de reserveringen, dieetwensen, weersverwachting en benodigdheden. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke opbouwvolgorde, een werkende kassa en voldoende mensen op de juiste plek. Gebruik deze checklist om geen praktische zaken te laat te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Marktkramen en activiteiten bepalen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Verkoopkramen toewijzen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Kinderactiviteiten plannen
2 personen
Paaseierenzoektocht uitzetten
2 personen
Benodigdheden controleren
2 personen
Kramen reserveren
Koelvoorziening reserveren
Weersverwachting controleren
Bezoekersinformatie versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Versproducten ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Paasdecoratie sorteren
2 personen
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
Plattegrond ophangen
Terrein schoonmaken
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Marktkramen opstellen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Tafelkleden aanbrengen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Kraamartikelen uitstallen
6 personen
Kinderknutseltafel klaarzetten
2 personen
Paaseieren verstoppen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Kassa en betaalpunt inrichten
2 personen
Veilige looproutes controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Ingang openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Kramen bemannen
8 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Kinderknutselen begeleiden
3 personen
Paaseierenzoektocht begeleiden
3 personen
Paasfotoplek begeleiden
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Verkoop afsluiten
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Partytenten afbouwen
4 personen
Marktkramen afbouwen
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
Laatste schoonmaak uitvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Marktkraamaantal 8
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 60
Biertafelsetsaantal 4
Kledingrekaantal 4
Krattenaantal 20
Opbergboxenaantal 12

Servies

Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare lampenaantal 8
Bluetoothspeaker
Microfoon

Decoratie

Paasvlaggenaantal 6
Papieren slingersaantal 10
Kunststof paaseierenaantal 120
Paastakkenaantal 8
Bloemenvazenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Krijtbordenaantal 8
Naambordjesaantal 100
Fotolijstjesaantal 4

Sportmateriaal

Knutseltafelsaantal 3
Kleurpotlodenaantal 12
Kinderschortenaantal 20
Knutselbakjesaantal 12
Paasmandjesaantal 30
Touwafzettingaantal 50
Pionnenaantal 12
Kleurplatenaantal 100
Stempelsaantal 6
Stempelkaartenaantal 100
Loterijtrommel

Schoonmaak

Handvegersaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 8
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, marktkramen en activiteiten. Reserveer partytenten, marktkramen en koelvoorziening zodra de opzet duidelijk is; die regel je liever niet pas in de laatste week.
Stuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf en sluit aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor de markt. Gebruik de reacties om dieetwensen, verkoopkramen en de vrijwilligersindeling vast te leggen.
Plan kinderactiviteiten apart van de verkoopkramen. Zet de route voor de paaseierenzoektocht vooraf uit en controleer 1 dag eerder of de verstopplekken veilig, herkenbaar en bereikbaar zijn.
Controleer 2 tot 3 dagen vooraf de boodschappen, versproducten, servies en koeling. Zet dranken pas de avond ervoor koud en leg herbruikbare glazen, koffiekopjes, borden en bestek per kraam klaar.
Maak op de ochtend zelf eerst het terrein schoon en hang de plattegrond op. Bouw daarna partytenten en marktkramen op, test verlengkabels en stekkerdozen en tel het wisselgeld voordat bezoekers komen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Familiepaasmarkt organiseren?: Start bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en de hoofdindeling. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de markt en leg de laatste inkopen en vrijwilligersindeling 7 tot 10 dagen vooraf vast.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Familiepaasmarkt?: Reken minimaal op 1 coördinator, 2 mensen voor opbouw en afbouw, 1 persoon per verkoopkraam en 2 begeleiders voor kinderactiviteiten. Bij meerdere kramen of een grote bezoekersstroom plan je per extra kraam minstens 1 extra vrijwilliger.
Wanneer moet je de marktkramen en partytenten reserveren?: Reserveer marktkramen, partytenten en eventuele koelvoorziening zodra datum, locatie en aantal kramen bekend zijn; meestal is dat 4 tot 6 weken vooraf. Controleer de reserveringen nogmaals 7 dagen voor de markt.
Hoeveel eten en drinken moet ik inkopen voor een Familiepaasmarkt?: Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en tel voor drinken ongeveer 2 tot 3 consumpties per persoon voor de eerste uren. Koop verse producten pas 1 tot 2 dagen vooraf en houd rekening met de verzamelde dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.