Familiedagpicknick organiseren: checklist

Een familiedagpicknick vraagt vooral om goede voorbereiding van locatie, eten, vervoer en materiaal. Leg de datum en parkplek eerst vast en verzamel daarna aanmeldingen, dieetwensen en informatie over het programma. Bereid salades, fruit, brood en desserts zo veel mogelijk vooraf voor en houd gekoelde producten onderweg koud. Controleer de weersverwachting op tijd en bepaal vooraf wanneer je uitwijkt naar je alternatief. Met deze checklist werk je stap voor stap naar een ontspannen picknickdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Parklocatie bevestigen
Picknickdatum vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma delen
Weersverwachting controleren
Alternatief weerplan bepalen
2 personen
Leveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Groente en fruit wassen
2 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Brood en beleg portioneren
2 personen
Desserts koelen
2 personen
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Picknickmaterialen verzamelen
3 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Muziek afspeellijst klaarzetten
Vervoer naar locatie laden
4 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Picknickkleden uitleggen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Muziek en verlichting testen
2 personen
Eet- en drinkpunten markeren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Programma toelichten
Kinderen naar spellen begeleiden
3 personen
Familiefoto maken
2 personen
Spelronde begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tussendoortjes aanvullen
2 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Barbecue voorbereiden
3 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Salades en brood klaarzetten
3 personen
Barbecuegerechten bereiden
4 personen
Barbecuegerechten serveren
3 personen
Dieetgerechten apart serveren
2 personen
Buffet tussentijds aanvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
3 personen
Dessert serveren
3 personen
Avondspel begeleiden
4 personen
Muziek verzorgen
Lantaarns inschakelen
2 personen
Laatste drankronde serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Afval scheiden en verzamelen
4 personen
Barbecue veilig doven
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Materialen terugladen
4 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Servies thuis afwassen
3 personen
Materialen schoon en droog opbergen
2 personen
Overgebleven boodschappen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Picknickkledenaantal 12
Buffettafelsaantal 3
Tafelkledenaantal 9
Koelboxenaantal 6
Opbergkrattenaantal 10

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmandenaantal 6
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Gasbarbecuesaantal 2
Gasflessenaantal 2
Draagbare speaker
Powerbanksaantal 3
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Thermometeraantal 2
Snijmessenaantal 6
Aanstekersaantal 4
Handlampenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 60
Ballongewichtenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 70
Stiftenaantal 12
Welkomstbord
Plakbandaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24
Theelichthoudersaantal 12

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Frisbeesaantal 4
Badmintonsetsaantal 3
Zachte ballenaantal 6
Springtouwenaantal 6
Ringwerpsetsaantal 2
Kubbset
Waterpistolenaantal 12
Spelkaartenaantal 4
Bellenblaasaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Handwasstation
Waterkannen voor handenaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3
Afwasbakkenaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en neem dan een definitieve beslissing over het alternatief. Zo voorkom je dat partytenten, tafels en eten ongebruikt of te laat op de verkeerde plek staan.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en label dieetmaaltijden vóór vertrek. Leg ze niet ongemerkt tussen de gewone schalen: bij een familiedag kunnen meerdere mensen hetzelfde gerecht pakken.
Plan het laden in volgorde van gebruik: eerst tafels en partytenten, daarna picknickkleden en spelmateriaal, en bovenop de koelboxen. Zo hoef je op locatie niet alles uit de auto te halen om bij het eten te komen.
Koel desserts en andere bederfelijke gerechten vooraf volledig en verdeel gekoelde producten over meerdere koelboxen. Controleer met een thermometer of het eten onderweg koud blijft, zeker als de rit langer dan 30 minuten duurt.
Wijs vóór vertrek één persoon aan voor locatie-inspectie en één voor de opbouw. Laat de locatie bij aankomst controleren op ruimte, ondergrond en bereikbaarheid voordat je partytenten, buffettafels en kleden neerzet.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een familiedagpicknick organiseren?: Leg de datum en parklocatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken voor de picknick, zodat je dieetwensen en hoeveelheden kunt verwerken.
Wanneer controleer ik het weer voor een familiedagpicknick?: Bekijk de weersverwachting 72 uur vooraf voor een eerste inschatting en controleer opnieuw 48 uur en 24 uur voor vertrek. Neem uiterlijk de dag ervoor een besluit over het alternatieve weerplan.
Hoe houd ik eten koud tijdens een familiedagpicknick?: Koel salades, desserts en andere bederfelijke producten vooraf en vul de koelboxen vlak voor vertrek. Gebruik een thermometer en controleer de temperatuur bij aankomst; beperk de tijd buiten de koelbox tot maximaal 30 minuten per serveermoment.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een familiedagpicknick op te bouwen?: Reken voor het lossen en opbouwen van partytenten, tafels, stoelen, kleden en buffet minstens 60 tot 90 minuten. Plan daarnaast 15 minuten voor een controle van de locatie en de opstelling voordat de gasten arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.