Familiedag in een zorginstelling organiseren: checklist

Een familiedag in een zorginstelling vraagt meer voorbereiding dan alleen catering en activiteiten. Je stemt het programma af op bewoners, familieleden en medewerkers, en regelt vooraf toegang, rust en veiligheid. Verzamel dieetwensen en toegankelijkheidswensen al bij de aanmelding, zodat je later niet hoeft te improviseren. Met een duidelijke planning, plattegrond en aanwezigheidslijst weet iedereen op de dag zelf waar hij moet zijn en wie waarvoor verantwoordelijk is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatieruimtes controleren
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Toegankelijkheidswensen verzamelen
2 personen
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Reservering tafels bevestigen
Reservering stoelen bevestigen
Partytenten reserveren
Spelmateriaal reserveren
Muziek afspeellijst maken
Kinderactiviteiten kiezen
2 personen
Rustruimte inrichten
2 personen
Plattegrond maken
Menukaarten maken
Naamkaartjes maken
2 personen
Routebordjes maken
2 personen
Allergenenlijst afdrukken
Aanwezigheidslijst afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare boodschappen controleren
2 personen
Verse producten inkopen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Fruit wassen en portioneren
2 personen
Desserts koelen
2 personen
Allergenenmaaltijden apart zetten
2 personen
Koffie- en theestation vullen
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Spelmateriaal sorteren
2 personen
Weersverwachting controleren
Locatie openen
2 personen
Ruimtes ventileren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Spelhoeken inrichten
3 personen
Rustruimte klaarmaken
2 personen
Muziek aansluiten
2 personen
Geluidsniveau testen
2 personen
Buffetgerechten neerzetten
4 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Spelactiviteiten begeleiden
5 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Fotohoek begeleiden
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffetgerechten aanvullen
3 personen
Allergenenmaaltijden serveren
2 personen
Desserts serveren
3 personen
Muziek verzorgen
Rustruimte beschikbaar houden
Afvalbakken legen
2 personen
Afscheid nemen van gasten
3 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Spelmateriaal opruimen
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Locatie nalopen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Loungebankenaantal 2
Bijzettafelsaantal 4
Kleedtafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 40
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Theelepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 12
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
IJslepelsaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Balloonslingersaantal 6
Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Papieren waaiersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Fotoframesaantal 4
Naamkaartjesaantal 100
Tafelnummersaantal 10
Routebordjesaantal 12
Ballonnenpompaantal 2
Touwrollenaantal 4
Schilderstapeaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Inductiekookplatenaantal 2
Fotocamera

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Bakplatenaantal 4
Ovenschalenaantal 6
Koelboxelementenaantal 20
Aluminiumfoliehoudersaantal 2

Sportmateriaal

Softballenaantal 6
Frisbeesaantal 6
Hoepelsaantal 8
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 6
Bocciasetsaantal 2
Reuzevieroprij
Kleurplatenaantal 100
Kleurpotlodenaantal 20
Bordspellenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8
Theelichthoudersaantal 20

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Handdesinfectiepompjesaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en gebruikte ruimtes eerst vast. Controleer daarna of de locatie voldoende plek heeft voor klaptafels, stoelen, partytenten, kinderactiviteiten en een aparte rustruimte.
Vraag bij de uitnodiging meteen naar dieetwensen, allergieën en toegankelijkheidswensen. Druk vóór de familiedag een allergenenlijst af en houd de definitieve gastenlijst bij de hand.
Bereken catering pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Plan naast eten ook voldoende herbruikbare borden, kommen, glazen, bestek, opscheplepels, serveertangen en water- en koffiekannen.
Maak uiterlijk enkele dagen vooraf een plattegrond met buffet, zitplaatsen, activiteiten, rustruimte en sanitaire voorzieningen. Gebruik routebordjes en naamkaartjes, zodat bezoekers minder vaak hulp hoeven te vragen.
Doe houdbare boodschappen eerder en koop verse producten zo laat mogelijk in. Controleer daarnaast of gereserveerde tafels, stoelen, partytenten en spelmateriaal op tijd geleverd of beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een familiedag in een zorginstelling organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en ruimtes. Verstuur de uitnodigingen daarna snel, zodat je uiterlijk 2 weken voor de familiedag de gastenlijst, dieetwensen en toegankelijkheidswensen kunt vastleggen.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een familiedag versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Vraag om aanmelding binnen 2 weken, zodat je daarna catering, stoelen, tafels en activiteiten op aantallen kunt afstemmen.
Hoeveel catering moet ik bestellen voor een familiedag?: Bereken de hoeveelheden op basis van de definitieve gastenlijst en tel bewoners, familieleden en betrokken medewerkers mee. Rond de bestelling uiterlijk 7 dagen vooraf af en controleer verse producten opnieuw 1 tot 2 dagen voor het evenement.
Wanneer maak ik de plattegrond en rustruimte voor de familiedag?: Maak de eerste plattegrond uiterlijk 2 weken vooraf, zodra de ruimtes bekend zijn. Richt de rustruimte en bewegwijzering uiterlijk de dag ervoor in, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft te controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.