Checklist pour organiser une journée familiale en établissement de soins

Une journée familiale en établissement de soins demande plus qu’un repas et quelques activités. Il faut coordonner les résidents, leurs proches, les équipes, les enfants et les contraintes d’accessibilité dans un même programme. Cette checklist vous aide à avancer dans l’ordre : date, inscriptions, besoins particuliers, aménagement, restauration et accueil. Prévoyez aussi les éléments souvent oubliés, comme les badges, les panneaux, la liste des allergènes et un espace calme.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Vérifier les espaces du lieu
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Recueillir les besoins d’accessibilité
2 personnes
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Confirmer la réservation des tables
Confirmer la réservation des sièges
Réserver des tentes de réception
Réserver le matériel de jeu
Créer la playlist musicale
Choisir des activités pour enfants
2 personnes
Aménager l’espace de repos
2 personnes
Créer le plan
Créer les menus
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Créer des panneaux de direction
2 personnes
Imprimer la liste des allergènes
Imprimer la liste de présence
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les provisions non périssables
2 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Laver et couper les légumes
3 personnes
Laver et portionner les fruits
2 personnes
Refroidir les desserts
2 personnes
Mettre les repas avec allergènes à part
2 personnes
Réapprovisionner le coin café et thé
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Trier le matériel de jeu
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer les espaces
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Aménager les espaces de jeux
3 personnes
Préparer la salle de repos
2 personnes
Brancher la musique
2 personnes
Tester le niveau sonore
2 personnes
Installer les plats du buffet
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Encadrer les activités de jeux
5 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Animer le coin photo
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner les plats du buffet
3 personnes
Servir les repas sans allergènes
2 personnes
Servir les desserts
3 personnes
Fournir la musique
Garder la salle de repos disponible
Vider les poubelles
2 personnes
Dire au revoir aux invités
3 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Ranger le matériel de jeu
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Faire le tour du lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 90
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 6
Canapés de salonqté 2
Tables d'appointqté 4
Tables de maquillageqté 2
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 40
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères à caféqté 60
Louchesqté 12
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Cuillères à glaceqté 4

Décoration

Nappesqté 10
Guirlandes de ballonsqté 6
Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Éventails en papierqté 12
Compositions floralesqté 8
Cadres photoqté 4
Badges nominatifsqté 100
Numéros de tableqté 10
Panneaux d’orientationqté 12
Pompe à ballonsqté 2
Rouleaux de cordeqté 4
Ruban de masquageqté 6

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plaques à inductionqté 2
Appareil photo

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Plaques de cuissonqté 4
Plats à gratinqté 6
Éléments de glacièreqté 20
Supports pour papier aluminiumqté 2

Matériel de sport

Balles de softballqté 6
Frisbeesqté 6
Cerceauxqté 8
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 6
Sets de bocciaqté 2
Quatre en ligne géant
Coloriagesqté 100
Crayons de couleurqté 20
Jeux de sociétéqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8
Porte-bougies chauffe-platqté 20

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Poubellesqté 8
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme au moins 6 semaines à l’avance, puis vérifiez que les espaces prévus conviennent aux repas, aux jeux, au repos et aux déplacements avec aides à la mobilité.
Demandez les besoins alimentaires et d’accessibilité au moment de l’inscription, puis relancez les familles 10 jours avant la clôture pour éviter de découvrir une allergie ou un besoin de siège adapté le jour même.
Établissez la liste définitive des invités 7 jours avant l’événement. Utilisez-la pour calculer les quantités du buffet, confirmer les tables et les sièges, et préparer la liste de présence.
Prévoyez un espace de repos distinct de la musique et des activités. Installez-y des canapés ou des sièges confortables, une table d’appoint et de l’eau facilement accessible.
Imprimez les menus, la liste des allergènes, les badges nominatifs et les panneaux de direction au moins 2 jours avant. Gardez quelques exemplaires vierges et un stock de badges pour les arrivées imprévues.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée familiale en établissement de soins ?: Commencez environ 6 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de réserver les espaces, les tentes, les tables, les sièges et le matériel de jeu, puis de gérer les inscriptions.
Quand envoyer les invitations pour une journée familiale en établissement de soins ?: Envoyez-les 4 à 5 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription située environ 10 jours avant la journée familiale. Vous pourrez ainsi confirmer les quantités de repas et les besoins particuliers.
Combien de temps avant faut-il confirmer le nombre de repas ?: Confirmez le nombre définitif de repas 7 jours avant l’événement. Gardez une marge de 5 à 10 % pour les proches ajoutés au dernier moment et les portions supplémentaires.
Que faut-il préparer pour l’accueil le jour de l’événement ?: Préparez la liste de présence, les badges, les panneaux de direction et les informations sur les allergènes au plus tard la veille. Installez l’accueil 30 minutes avant l’arrivée prévue des familles.

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