Zo organiseer je een familiedag zonder last-minute stress

Begin met de datum en locatie en werk daarna terug vanaf de dag zelf. Open de aanmeldingen op tijd, zodat je dieetwensen, aantallen en teams niet op het laatste moment hoeft te regelen. Plan het programma naast het eten: spelonderdelen, barbecue en pauzes moeten elkaar niet in de weg zitten. In de laatste week draait alles om bevestigen, inkopen, voorbereiden en controleren of de locatie klaar is voor ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen openen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Programma opstellen
2 personen
7
Spelonderdelen kiezen
2 personen
8
Teams samenstellen
2 personen
9
Reserveringen maken
10
Leveringen bevestigen
11
Weersverwachting controleren
12
Definitief aantal gasten bepalen
13
Leveranciers bellen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Houdbare boodschappen klaarzetten
2 personen
18
Groenten en fruit wassen
2 personen
19
Salades voorbereiden
3 personen
20
Broodjes voorbereiden
3 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Barbecue voorbereiden
2 personen
23
Locatie openen
2 personen
24
Terrein controleren
2 personen
25
Partytenten opbouwen
4 personen
26
Tafels opstellen
3 personen
27
Stoelen neerzetten
3 personen
28
Buffet inrichten
3 personen
29
Bar inrichten
2 personen
30
Koffiepunt inrichten
2 personen
31
Versiering ophangen
3 personen
32
Spelmateriaal klaarzetten
3 personen
33
Wedstrijdvelden uitzetten
3 personen
34
Geluidsinstallatie testen
2 personen
35
Toiletten controleren
36
Afvalpunten plaatsen
2 personen
37
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
38
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

39
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
40
Gasten verwelkomen
3 personen
41
Koffie en thee serveren
2 personen
42
Hapjes serveren
2 personen
43
Spelregels uitleggen
2 personen
44
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
45
Teamspellen begeleiden
4 personen
46
Scorestanden bijhouden
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Buffet aanvullen
3 personen
49
Barbecue aansteken
2 personen
50
Barbecuegerechten bereiden
4 personen
51
Barbecue serveren
3 personen
52
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
53
Borden en bestek aanvullen
2 personen
54
Muziek verzorgen
55
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
56
Vrije familieactiviteiten begeleiden
3 personen
57
Laatste ronde serveren
2 personen
58
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

59
Afval verzamelen
3 personen
60
Servies verzamelen
3 personen
61
Barbecue veilig doven
2 personen
62
Keuken schoonmaken
3 personen
63
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
64
Locatie schoon opleveren
4 personen
65
Spelmateriaal sorteren
2 personen
66
Decoratie verwijderen
3 personen
67
Materialen inventariseren
2 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Materialen drogen en opbergen
2 personen
70
Huurmaterialen retourneren
2 personen
71
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
72
Gevonden voorwerpen bewaren
73
Overgebleven eten verdelen
2 personen
74
Facturen en borg controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksbenodigdhedenaantal 2
Keukenmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Barbecuesaantal 2
Barbecuetangenaantal 4
Aluminium schalenaantal 12
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 10
Naamstickersaantal 100
Stiftenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Prijslintjesaantal 30

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Batterijenaantal 24

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Volleybalaantal 2
Tennisballenaantal 20
Pionnenaantal 30
Hoepelsaantal 10
Springtouwenaantal 10
Waterballonnenaantal 200
Blinddoekenaantal 10
Scorebordenaantal 4
Fluitjesaantal 4
Meetlintenaantal 2
Krijtaantal 4
Spelkaartenaantal 4
Zaklopenaantal 12
Touwtrektouw

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 100
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmeldingen uiterlijk 4 weken vooraf. Vraag meteen naar dieetwensen en noteer wijzigingen in één overzicht; zo kun je het definitieve aantal gasten en de boodschappen op elkaar afstemmen.
Werk het programma uit voordat je teams samenstelt. Plan spelonderdelen met een duidelijke begin- en eindtijd en houd ruimte voor eten, koffie en onverwachte uitloop.
Bevestig reserveringen en leveringen uiterlijk 7 dagen vooraf. Bel leveranciers opnieuw als er partytenten, tafels of andere materialen op een afgesproken tijd moeten aankomen.
Doe de laatste boodschappen pas nadat het gastenaantal definitief is. Zet houdbare producten eerder klaar, maar was groenten en fruit en bereid salades, broodjes en hapjes zo dicht mogelijk op de dag zelf.
Plan op de ochtend van de familiedag minimaal 2 uur voor openen en controleren. Controleer het terrein, bouw partytenten op, richt buffet en inschrijftafel in en koel dranken voordat de eerste gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een familiedag organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Plan het programma en verzamel dieetwensen in de weken daarna, zodat je 7 dagen vooraf reserveringen en leveringen kunt bevestigen.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een familiedag versturen?: Stuur de uitnodigingen idealiter 4 tot 6 weken vooraf. Geef een uiterste aanmelddatum van ongeveer 2 weken voor de familiedag, zodat je teams, eten en materiaal op het definitieve aantal kunt baseren.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een familiedag?: Reken op minimaal 2 uur voor het openen van de locatie, de terreincontrole, het opbouwen van partytenten en het plaatsen van tafels, stoelen en buffetmateriaal. Voeg 30 minuten toe als je ook barbecue en dranken op locatie moet voorbereiden.
Wanneer controleer je het weer voor een familiedag buiten?: Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Neem bij een buitenevenement uiterlijk 24 uur vooraf een besluit over partytenten, indeling en eventuele aanpassingen aan het programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.