Organiser une journée en famille, étape par étape

Une journée en famille se prépare d’abord avec une date, un lieu et un nombre de participants réaliste. Ensuite, recueille les inscriptions et les besoins alimentaires avant de construire le programme, les équipes et les réservations. Les repas demandent une organisation séparée : boissons à refroidir, produits frais à laver et préparations à terminer le jour même. Enfin, garde du temps pour vérifier la météo, installer les tentes et contrôler le site avant l’arrivée des invités.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir les inscriptions
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Élaborer le programme
2 personnes
7
Choisir les éléments du jeu
2 personnes
8
Former les équipes
2 personnes
9
Faire les réservations
10
Confirmer les livraisons
11
Vérifier les prévisions météo
12
Définir le nombre final d’invités
13
Appeler les fournisseurs
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Faire les courses
3 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Installer les courses non périssables
2 personnes
18
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
19
Préparer les salades
3 personnes
20
Préparer les sandwichs
3 personnes
21
Préparer les en-cas
3 personnes
22
Préparer le barbecue
2 personnes
23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Contrôler le site
2 personnes
25
Monter les tentes de réception
4 personnes
26
Installer les tables
3 personnes
27
Installer les chaises
3 personnes
28
Installer le buffet
3 personnes
29
Aménager le bar
2 personnes
30
Mettre en place le point café
2 personnes
31
Suspendre la décoration
3 personnes
32
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
33
Installer les aires de compétition
3 personnes
34
Tester le système de sonorisation
2 personnes
35
Vérifier les toilettes
36
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
37
Installer la table d'inscription
2 personnes
38
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

39
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
40
Accueillir les invités
3 personnes
41
Servir le café et le thé
2 personnes
42
Servir des amuse-bouches
2 personnes
43
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
44
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
45
Encadrer les jeux d'équipe
4 personnes
46
Suivre les scores
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
49
Allumer le barbecue
2 personnes
50
Préparer les plats de barbecue
4 personnes
51
Servir le barbecue
3 personnes
52
Servir les repas diététiques
2 personnes
53
Réapprovisionner les assiettes et les couverts
2 personnes
54
Fournir la musique
55
Assurer la remise des prix
2 personnes
56
Animer les activités familiales libres
3 personnes
57
Servir le dernier tour
2 personnes
58
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

59
Rassembler les déchets
3 personnes
60
Rassembler la vaisselle
3 personnes
61
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
62
Nettoyer la cuisine
3 personnes
63
Essuyer les tables et les chaises
3 personnes
64
Remettre le lieu propre
4 personnes
65
Trier le matériel de jeu
2 personnes
66
Retirer la décoration
3 personnes
67
Inventorier le matériel
2 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Sécher et ranger le matériel
2 personnes
70
Retourner les matériels de location
2 personnes
71
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
72
Conserver les objets trouvés
73
Distribuer les restes
2 personnes
74
Vérifier les factures et la caution

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 6
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 40
Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Matériel de cuisineqté 2
Couteaux de cuisineqté 6
Pinces de serviceqté 8
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Barbecuesqté 2
Pinces de barbecueqté 4
Plateaux en aluminiumqté 12
Pains de glaceqté 20

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Nappesqté 10
Étiquettes nominativesqté 100
Marqueursqté 12
Guirlandes de fanionsqté 6
Étiquettes de prixqté 30

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Pilesqté 24

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Volley-ballqté 2
Balles de tennisqté 20
Cônesqté 30
Cerceauxqté 10
Cordes à sauterqté 10
Balles d'eauqté 200
Masquesqté 10
Panneaux de scoreqté 4
Siffletsqté 4
Mètres rubansqté 2
Craieqté 4
Cartes de jeuqté 4
Course en sacqté 12
Corde de tir à la corde

Nettoyage

Sacs poubelleqté 100
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Essuie-toutqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixe une date limite d’inscription au moins 10 jours avant la journée. Tu pourras ainsi confirmer le nombre final d’invités, les besoins alimentaires et les quantités à acheter.
Prépare le programme avant de former les équipes. Pour une activité de 2 heures, prévois plusieurs groupes et un responsable identifié pour chaque jeu afin d’éviter les temps morts.
Vérifie la météo 48 heures avant, puis de nouveau le matin même. Les tentes de réception, les tables et les chaises doivent être installées avant l’ouverture du lieu, pas pendant l’arrivée des familles.
Sépare les courses en trois moments : produits non périssables à installer la veille, boissons à refroidir plusieurs heures avant, et fruits, légumes, salades, sandwichs et en-cas à préparer le jour même.
Prévois un point d’accueil distinct avec table d’inscription, gobelets, assiettes et poubelles visibles. C’est souvent le matériel pratique — glacières, pinces, louches ou plateaux de service — qui manque au dernier contrôle.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée en famille ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, avec une date limite de réponse fixée environ 10 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de traiter les inscriptions et d’appeler les fournisseurs si nécessaire.
Combien de temps faut-il prévoir pour préparer le repas ?: Compte au moins une demi-journée pour les achats et les préparations, puis 2 à 3 heures le jour même pour laver les produits, préparer les salades et les sandwichs et installer le barbecue. Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance.
Quand confirmer le nombre final de participants ?: Arrête le nombre final 7 à 10 jours avant la journée, juste après la clôture des inscriptions. Utilise ce chiffre pour les repas, les places assises, les équipes et les quantités de vaisselle.
Que faire si la météo est mauvaise le jour de la journée en famille ?: Prends une décision définitive au moins 24 heures avant si les activités sont extérieures. Vérifie que les tentes de réception couvrent réellement les tables et le buffet, et adapte le programme avant l’ouverture du lieu.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.