Familiedag organiseren: een praktische checklist
Een familiedag vraagt vooral om goede volgorde: eerst datum, locatie en reserveringen, daarna gasten, programma en boodschappen. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen op tijd, zodat je het eten en de teams kunt indelen op basis van echte aantallen. Plan naast de barbecue ook ruimte voor koffie, desserts, spellen en slecht weer. Controleer in de laatste week de tenten, tafels, stoelen, muziek, verlichting en EHBO-tas; juist die praktische zaken worden vaak pas ontdekt als de gasten al binnenkomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma opstellen
2 personen
Spelactiviteiten kiezen
3 personen
Teams voor spellen indelen
2 personen
Muzieklijst samenstellen
Weersverwachting controleren
Reservering locatie bevestigen
Reservering barbecue bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken ophalen
2 personen
Barbecuevlees koelen
2 personen
Groenten wassen
2 personen
Marinades voorbereiden
2 personen
Desserts koelen
Naamkaartjes maken
2 personen
Spelmaterialen verzamelen
2 personen
Muziekapparatuur testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
EHBO-tas controleren
Toiletten controleren
Terrein maaien
Route naar locatie markeren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet inrichten
3 personen
Barbecue opstellen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Salades klaarmaken
3 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Spelzones markeren
3 personen
Muziek klaarzetten
2 personen
Informatiebord plaatsen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Event
Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Volksspellen begeleiden
3 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecue voorbereiden
3 personen
Salades op buffet zetten
2 personen
Barbecuevlees grillen
3 personen
Barbecue serveren
3 personen
Dieetmaaltijden apart houden
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Dessert serveren
2 personen
Muziek verzorgen
Dansvloer begeleiden
2 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Voedsel veilig opbergen
2 personen
Barbecue doven
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Spelmaterialen opruimen
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Buffettafelsaantal 3
- Statafelsaantal 4
- Tafelkleedaantal 10
- Kledingrek
Servies
- Bordenaantal 80
- Diepe bordenaantal 30
- Glazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 70
- Mokkenaantal 30
- Vorkenaantal 80
- Messenaantal 80
- Lepelsaantal 80
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 12
- Schaaltjesaantal 12
- Waterkannenaantal 6
Apparatuur
- Barbecueaantal 2
- Gasflessenaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 3
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 2
- Aluminium grillschalenaantal 12
- Barbecuetangenaantal 4
- Barbecuekwastenaantal 2
- Koelelementenaantal 12
- IJsblokbakkenaantal 4
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Slingersaantal 12
- Tafeldecoratieaantal 10
- Naamkaartjesaantal 70
- Stiftenaantal 2
- Plakbandaantal 4
- Touwaantal 2
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- LED-lantaarnsaantal 6
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 3
- Volleybalaantal 2
- Volleybalnet
- Frisbeesaantal 5
- Springtouwenaantal 6
- Waterballonnenaantal 200
- Houten spellenaantal 4
- Pionnenaantal 20
- Scorebordenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Afvalzakhoudersaantal 6
- Emmersaantal 3
- Sponzenaantal 6
- Afwasborstelsaantal 3
- Bezemaantal 2
- Blik en vegeraantal 2
- Dweilenaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 4
- Papieren handdoekhoudersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum en locatie minimaal 6 weken vooraf vast en bevestig de locatie en barbecue nogmaals in de laatste week. Zo weet je hoeveel ruimte, tafels en zitplaatsen beschikbaar zijn.
- Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf en verwerk aanmeldingen, dieetwensen en allergieën in één overzicht. Geef een uiterste aanmelddatum van ongeveer 10 dagen voor de familiedag.
- Maak het programma uiterlijk 2 weken vooraf, met een starttijd, eetmoment, spelrondes en afsluiting. Deel teams pas in nadat de meeste aanmeldingen binnen zijn en houd rekening met kinderen en ouderen.
- Doe de boodschappen 1 tot 2 dagen vooraf, haal dranken op en koel barbecuevlees, desserts en andere bederfelijke producten direct. Was groenten en maak marinades eerder klaar, maar bewaar gesneden producten gekoeld.
- Test muziekapparatuur en verlichting de dag ervoor en leg verlengsnoeren, stekkerdozen en powerbanks klaar. Controleer op de ochtend zelf ook toiletten, EHBO-tas, partytenten, naamkaartjes en spelmaterialen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een familiedag organiseren?
- Leg datum en locatie ongeveer 6 weken vooraf vast en verstuur de uitnodigingen rond 4 weken vooraf. Vraag gasten om uiterlijk 10 dagen voor de familiedag te reageren, zodat je eten, teams en materialen kunt plannen.
- Wanneer moet ik de boodschappen voor een familiedag doen?
- Doe houdbare boodschappen ongeveer 2 dagen vooraf en haal dranken en verse producten 1 dag vooraf. Koel barbecuevlees en desserts meteen; bereid marinades en gewassen groenten bij voorkeur de dag voor het evenement.
- Hoeveel stoelen en servies heb ik nodig voor een familiedag?
- Reken minimaal 1 stoel en 1 complete set servies per aangemelde gast, plus ongeveer 10 procent reserve. Voor 30 gasten betekent dat bijvoorbeeld 33 borden, glazen, besteksets en zitplaatsen; voor koffie zijn extra kopjes of mokken nodig.
- Wat moet ik op de dag zelf controleren?
- Plan een controle ongeveer 2 uur voor aanvang. Test muziek en verlichting, controleer de barbecue en gasflessen, zet tafels en buffetten klaar, controleer toiletten en leg EHBO-tas, naamkaartjes en spelmaterialen op hun vaste plek.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!