Journée en famille : la checklist pour ne rien oublier

Une journée en famille demande plus de préparation qu’un simple repas : il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, les jeux et le barbecue. Cette checklist regroupe les étapes à suivre, de la réservation du lieu aux dernières vérifications sur place. Elle vous aide aussi à prévoir les détails souvent oubliés, comme les badges nominatifs, les rallonges, les toilettes ou le refroidissement des boissons. Suivez le plan dans l’ordre et adaptez les quantités au nombre de participants confirmés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Élaborer le programme
2 personnes
Choisir les activités de jeu
3 personnes
Répartir les équipes pour les jeux
2 personnes
Composer la playlist
Vérifier les prévisions météo
Confirmer la réservation du lieu
Confirmer la réservation du barbecue
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les boissons
2 personnes
Refroidir la viande pour barbecue
2 personnes
Laver les légumes
2 personnes
Préparer les marinades
2 personnes
Refroidir les desserts
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Rassembler le matériel de jeu
2 personnes
Tester le matériel de musique
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Vérifier la trousse de premiers secours
Vérifier les toilettes
Tondre le terrain
Indiquer le chemin vers le lieu
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Installer le barbecue
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Préparer les salades
3 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Balisage des zones de jeu
3 personnes
Préparer la musique
2 personnes
Installer le panneau d'information
Installer la table d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Animer les jeux traditionnels
3 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Allumer le barbecue
2 personnes
Préparer le barbecue
3 personnes
Disposer les salades sur le buffet
2 personnes
Griller la viande pour barbecue
3 personnes
Servir le barbecue
3 personnes
Mettre les repas spéciaux à part
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Servir le dessert
2 personnes
Fournir la musique
Encadrer la piste de danse
2 personnes
Servir le dernier tour
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
Éteindre le barbecue
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger le matériel de jeu
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Nappeqté 10
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettesqté 80
Assiettes creusesqté 30
Verresqté 100
Tasses à caféqté 70
Tassesqté 30
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 12
Carafes d’eauqté 6

Équipement

Barbecueqté 2
Bouteilles de gazqté 2
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 2
Plateaux à grillades en aluminiumqté 12
Pinces de barbecueqté 4
Pinceaux à barbecueqté 2
Pains de glaceqté 12
Bacs à glaçonsqté 4
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Décoration de tableqté 10
Badges nominatifsqté 70
Marqueursqté 2
Ruban adhésifqté 4
Cordeqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Volley-ballqté 2
Filet de volley-ball
Frisbeesqté 5
Cordes à sauterqté 6
Balles d'eauqté 200
Jeux en boisqté 4
Cônesqté 20
Panneaux de scoreqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 6
Seauxqté 3
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 3
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièresqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-essuie-tout en papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu au moins 4 à 6 semaines à l’avance, puis envoyez les invitations avec une date limite de réponse. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires.
Arrêtez le programme des jeux avant de répartir les équipes. Prévoyez une activité de remplacement si la météo empêche les jeux en extérieur, et vérifiez les prévisions 48 heures avant la journée.
Pour le barbecue, confirmez séparément la réservation du barbecue et des bouteilles de gaz. Refroidissez la viande avant le départ, préparez les marinades et lavez les légumes la veille pour éviter de tout faire au dernier moment.
Comptez la vaisselle pour chaque participant, plus 10 % de réserve : assiettes, verres, couverts et petits bols. Prévoyez aussi des carafes d’eau, des plateaux de service et des glacières, souvent oubliés dans les listes de courses.
La veille, testez les haut-parleurs Bluetooth, l’éclairage et les rallonges, puis vérifiez la trousse de premiers secours et les toilettes. Installez les badges nominatifs dès l’arrivée pour faciliter les présentations.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée en famille ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant l’événement afin de finaliser les achats, les équipes et les besoins alimentaires.
Combien de temps à l’avance préparer un barbecue familial ?: Préparez les marinades et lavez les légumes la veille. Refroidissez la viande plusieurs heures avant le départ et récupérez les boissons au plus tard le jour précédent pour avoir le temps de les mettre au frais.
Que vérifier 48 heures avant une journée en famille ?: Consultez les prévisions météo, confirmez le lieu et le barbecue, puis vérifiez la liste des courses. Contrôlez aussi le matériel de jeu, la musique, l’éclairage, les toilettes et la trousse de premiers secours.
Combien de vaisselle prévoir par personne ?: Prévoyez au minimum une assiette, un verre et un jeu de couverts par personne, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour un repas avec dessert, café ou plusieurs services, comptez des assiettes et des tasses supplémentaires.

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