Familiedag organiseren: praktische checklist

Een familiedag vraagt meer voorbereiding dan alleen eten en een programma. Je regelt vooraf de locatie, aanmeldingen en dieetwensen, en stemt activiteiten af op verschillende leeftijden. In de laatste week controleer je leveranciers, boodschappen en spelmaterialen. Op de dag zelf helpen een duidelijk draaiboek, een contactlijst en een terreincontrole om vertraging te voorkomen. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde, van eerste afspraken tot het opbouwen van partytenten en buffetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Programma samenstellen
2 personen
Spellen selecteren
2 personen
Activiteiten reserveren
Leveranciers bevestigen
Weersverwachting controleren
Definitieve gastenlijst maken
Indeling activiteiten maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare boodschappen opslaan
2 personen
Versproducten ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Desserts voorbereiden
2 personen
Spelmaterialen controleren
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Draaiboek printen
Contactlijst printen
Locatie openen
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Bestek klaarzetten
2 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Spelstations opbouwen
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Muziek aansluiten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
2 personen
Programma toelichten
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Volwassenenspellen begeleiden
3 personen
Fotomoment begeleiden
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Warm eten serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Dessert serveren
3 personen
Muziek verzorgen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Voedsel veilig opbergen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Soepkommenaantal 70
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 16

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesjesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Voorraadbakkenaantal 10
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koelkastenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Powerbanksaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Welkomstbord
Naambordjesaantal 75
Tafelnummersaantal 8
Krijtbordenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 8
Zaklampenaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Volleybalaantal 2
Badmintonsetsaantal 3
Frisbeesaantal 4
Springtouwenaantal 6
Pionnenaantal 20
Ballenbakballenaantal 100
Gezelschapsspellenaantal 8
Prijslintjesaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en leg ze uiterlijk één week voor de familiedag vast. Zo kun je hapjes, desserts en de boodschappen nog aanpassen.
Maak naast het programma ook een indeling per activiteit. Plan reserveringen en spellen met een tijdsbuffer van 15 minuten, zodat uitloop niet meteen het eetmoment verschuift.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan of partytenten, extra tafels en stoelen anders moeten worden opgesteld. Controleer ook of verlengkabels en stekkerdozen droog en veilig liggen.
Koel dranken niet pas op de ochtend zelf: gebruik koelboxen of koelkasten en zet de eerste voorraad enkele uren vooraf koud. Houd koffie, thee en water apart bereikbaar bij het buffet.
Print het draaiboek en de contactlijst uiterlijk de avond ervoor. Leg spelmaterialen, serveerbladen en opscheplepels bij elkaar, zodat je op locatie niet meer hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een familiedag organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Plan activiteiten en bevestig leveranciers uiterlijk 3 weken voor de familiedag.
Wanneer moet ik de definitieve gastenlijst voor een familiedag maken?: Verwerk aanmeldingen en dieetwensen tot ongeveer 10 dagen vooraf. Maak daarna de definitieve gastenlijst, zodat je boodschappen, tafels, stoelen en activiteiten gericht kunt afstemmen.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een familiedag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast altijd water en houd extra voorraad gekoeld in koelboxen of koelkasten.
Wanneer controleer ik de weersverwachting voor een familiedag buiten?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Gebruik die momenten om de opstelling van partytenten, tafels en activiteiten definitief te maken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.