Journée en famille : la checklist pour tout préparer

Une journée en famille demande plus qu’un programme d’activités et quelques repas. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, le lieu, le matériel et les prestataires, puis vérifier que tout est prêt le jour J. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations au contrôle du site. Elle tient aussi compte des détails souvent oubliés : boissons à refroidir, produits frais à récupérer, rallonges et contacts imprimés.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme
2 personnes
Sélectionner des jeux
2 personnes
Réserver les activités
Confirmer les fournisseurs
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des invités
Créer le programme des activités
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les denrées non périssables
2 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les desserts
2 personnes
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Créer la playlist musicale
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste des contacts
Ouvrir le lieu
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Mettre les couverts en place
2 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Monter les stations de jeux
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Brancher la musique
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Présenter le programme
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Animer des jeux pour adultes
3 personnes
Animer le moment photo
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Servir un repas chaud
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Fournir la musique
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Fermer le lieu
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Portantsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Bol à soupeqté 70
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 16

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 4
Saladiersqté 6
Bacs de stockageqté 10
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Réfrigérateursqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Batteries externesqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Badges nominatifsqté 75
Numéros de tableqté 8
Panneaux en ardoiseqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 8
Lampes de pocheqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Volley-ballqté 2
Sets de badmintonqté 3
Frisbeesqté 4
Cordes à sauterqté 6
Cônesqté 20
Balles de piscine à ballesqté 100
Jeux de sociétéqté 8
Étiquettes de prixqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balais à mainqté 3
Pinces à déchetsqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date et le lieu, puis envoyez les invitations assez tôt pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires. Prévoyez une relance 7 à 10 jours avant la journée afin d’établir la liste définitive des invités.
Finalisez le programme au moins une semaine avant l’événement. Réservez les activités, confirmez les fournisseurs et préparez une version imprimée du déroulé pour éviter de dépendre d’un téléphone le jour J.
Vérifiez la météo 48 heures avant, surtout si des tentes de réception ou des jeux sont prévus à l’extérieur. Adaptez alors l’installation, les horaires et les activités de repli.
Faites les courses en deux temps : les produits non périssables quelques jours avant, puis les produits frais la veille ou le matin même. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et préparez les desserts et en-cas avant l’arrivée des familles.
Le matin même, contrôlez le site, montez les tentes, installez les tables et vérifiez le matériel de jeu. Testez aussi les rallonges, multiprises, machines à café et haut-parleurs avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée en famille ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant afin de connaître les effectifs et les besoins alimentaires.
Quand vérifier la météo pour une journée en famille ?: Faites une première vérification 5 à 7 jours avant, puis une dernière 48 heures avant. Cette seconde vérification permet d’ajuster les tentes, les jeux et le programme extérieur.
Quand faire les courses pour une journée en famille ?: Achetez les produits non périssables 2 à 3 jours avant. Récupérez les produits frais la veille ou le matin même, puis placez les boissons au frais plusieurs heures avant le début.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer le lieu ?: Prévoyez au moins 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités pour contrôler le site, monter les tentes et installer les tables, les chaises, le buffet et le matériel technique. Ajoutez du temps si plusieurs activités ou fournisseurs doivent être coordonnés.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.