Fakkelfietstocht organiseren: checklist van route tot afsluiting

Een fakkelfietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route en voldoende fakkels. Leg eerst datum, route en locaties vast en regel daarna vergunningen, verkeersmaatregelen en begeleiding. Test verlichting en fakkels vooraf, zodat je onderweg niet voor verrassingen staat. Deze checklist helpt je de 47 voorbereidingstaken en 48 benodigde spullen op tijd te plannen, inclusief registratie, rustpost en de afsluitende locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en datum vastleggen
2 personen
Start- en eindlocatie reserveren
Vergunningen en meldingen regelen
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
Route vooraf fietsen
2 personen
Risicopunten op de route markeren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Fietsbegeleiders briefen
2 personen
Reservering voor afsluitende locatie
Routekaart en deelnemerslijst maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Fakkels en fietsverlichting testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Fietsen en materialen verzamelen
3 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Deelnemersinformatie afdrukken

Event

Fakkels uitdelen per fiets
3 personen
Startlocatie opbouwen
5 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Rustpost inrichten
3 personen
Eindlocatie inrichten
4 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Fietscontrole uitvoeren
3 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Fietstocht begeleiden
8 personen
Rustpost bemannen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Aankomst deelnemers begeleiden
4 personen
Fakkels innemen
3 personen

Nazorg

Startlocatie afbouwen
4 personen
Eindlocatie opruimen
5 personen
Routeborden verwijderen
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen controleren en opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen verwerken
Deelnemersbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 20
Biertafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Koffiekopjesaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 8

Verlichting

LED-fakkelsaantal 100
LED-lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Apparatuur

Portofoonsaantal 10
Powerbanksaantal 6
Mobiele telefoonladersaantal 6
Megafoon
Weegschaal voor bagage
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Sportmateriaal

Reflecterende hesjesaantal 20
Fietslichtsetsaantal 20
Fietspompenaantal 4
Fietsreparatiesetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Routekaarthoudersaantal 10
Fietsvlaggenaantal 10
Fietstassenaantal 8
Verbanddozenaantal 3
Nooddekensaantal 10
Veiligheidshamersaantal 2

Decoratie

Startbanierenaantal 2
Pijlbordenaantal 20
Informatiebordenaantal 6
Krijtbordenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 12
Tafelnummersaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Fiets de volledige route minstens één keer vooraf en markeer kruisingen, smalle stukken en andere risicopunten. Plan deze controle uiterlijk twee weken voor de tocht, zodat verkeersmaatregelen nog kunnen worden aangepast.
Regel vergunningen, meldingen en afstemming met verkeersbegeleiders zodra datum en route vaststaan. Houd minimaal zes tot acht weken voorbereiding aan, omdat goedkeuringen en tijdelijke maatregelen tijd kunnen kosten.
Test LED-fakkels, fietslichtsets en reservebatterijen een paar dagen vooraf. Deel per fiets een fakkel uit en zorg daarnaast voor fietsbegeleiders met reflecterende hesjes, portofoons en fietsreparatiesets.
Maak naast de routekaart een deelnemerslijst met telefoonnummers, dieetwensen en de taakverdeling van vrijwilligers. Leg geprinte exemplaren klaar bij de registratietafel en bij de eindlocatie; reken op één exemplaar per coördinatiepunt.
Richt de rustpost en eindlocatie niet pas bij aankomst in. Zet tafels, tenten, verlichting, koffieapparaten, thermoskannen en bekers minimaal 90 minuten voor vertrek klaar, zodat registratie en vertrek rustig verlopen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een fakkelfietstocht organiseren?: Begin bij voorkeur zes tot acht weken vooraf met datum, route, locaties en vergunningen. Plan de routecontrole en vrijwilligersbriefing uiterlijk twee weken voor vertrek.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een fakkelfietstocht?: Plan minimaal één coördinator, één vrijwilliger bij registratie, fietsbegeleiders voor de route en extra hulp bij de rust- en eindlocatie. Het exacte aantal hangt af van de groepsgrootte en het aantal risicopunten op de route.
Wat neem je mee voor de veiligheid tijdens een fakkelfietstocht?: Zorg per begeleider voor een reflecterend hesje en een werkende portofoon of telefoon. Neem daarnaast fietslichtsets, fietspompen, fietsreparatiesets en reservebinnenbanden mee; controleer alles uiterlijk een dag vooraf.
Wanneer moet je de fakkels en fietsverlichting testen?: Test alle LED-fakkels en fietsverlichting twee tot drie dagen voor de tocht en controleer ze opnieuw bij het opbouwen. Leg reserveverlichting, powerbanks en telefoonladers bij de startlocatie klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.