Checklist voor een e-biketocht met ontvangst en afsluiting
Een e-biketocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een route kiezen. Je regelt vooraf de rustpunten, verzekering, deelnemersgegevens en fietsreparatiemateriaal, en test de route zelf. Op de dag beginnen de werkzaamheden bij de ontvangsttafel: deelnemers aanmelden, routekaarten uitdelen en accu’s controleren. Daarna moeten bewegwijzering, catering en techniek op tijd klaarstaan voor vertrek en de afsluiting.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route uitstippelen
2 personen
Route en rustpunten reserveren
Evenementverzekering afsluiten
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst samenstellen
Route proefrijden
2 personen
Rustpunten bevestigen
Fietsreparatiemateriaal bestellen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Deelnemersgegevens bevestigen
Weersverwachting controleren
Deelnemers informeren
Boodschappen doen
2 personen
Routekaarten printen
Deelnemerspakketten samenstellen
2 personen
E-bikeaccu's opladen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen inladen
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Fietstechniek controleren
2 personen
Veiligheidsbriefing voorbereiden
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Startregistratie uitvoeren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Groep begeleiden
4 personen
Rustpunt bevoorraden
2 personen
Fietspech ondersteunen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondeten serveren
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Routeborden verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Overgebleven eten opslaan
Fietstechniek controleren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 40
- Kledingrek
Sportmateriaal
- Routebordenaantal 20
- Pijlbordjesaantal 30
- Verkeerskegelsaantal 12
- Reflecterende hesjesaantal 10
- Reservehelmenaantal 4
- Fietspompenaantal 3
- Fietsreparatiestandsaantal 2
- Reservebinnenbandenaantal 8
- Fietsgereedschapssetsaantal 3
- Spanbandenaantal 8
Apparatuur
- Laptop
- Printer
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Draagbare speaker
- Microfoon
- E-bikeopladersaantal 6
- Koelboxenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 50
- Bordenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Koffiekopjesaantal 40
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Serveerschalenaantal 8
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Serveerbestekaantal 8
Decoratie
- Welkomstbanner
- Tafelkledenaantal 6
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 4
- Oplaadbare lampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Handvegers en blikkenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Proefrijd de volledige route vóór je de uitnodigingen verstuurt. Noteer per rustpunt de afstand, openingstijden en beschikbare ruimte, en bevestig de reserveringen uiterlijk één week vooraf.
- Sluit de evenementverzekering af voordat de aanmeldingen openen. Vraag deelnemers bij hun inschrijving om dieetwensen en bevestig naam, contactgegevens en deelname uiterlijk 3 dagen voor vertrek.
- Plan de ontvangst minimaal 90 minuten vóór de start. Zet routeborden en pijlbordjes eerst langs de uitrijroute, richt daarna de ontvangsttafel in en houd reservehelmen, hesjes en reparatiemateriaal direct bereikbaar.
- Laad de e-bikeaccu’s en controleer alle opladers de avond ervoor. Neem voor onderweg fietspompen, gereedschapssets en reservebinnenbanden mee; een kleine pechset voorkomt dat één lekke band de groep ophoudt.
- Controleer de weersverwachting 24 uur vóór de tocht en communiceer eventuele wijzigingen meteen. Zet partytenten, tafels en stoelen pas op hun plek nadat de route- en veiligheidsmaterialen zijn uitgeladen, zodat de afsluiting niet wordt opgehouden.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een e-biketocht organiseren?
- Begin minimaal 6 weken vooraf met de route, rustpunten, verzekering en uitnodigingen. Plan de routeproef en bevestiging van de deelnemers uiterlijk 7 dagen voor de tocht.
- Hoeveel eerder moeten deelnemers aanwezig zijn voor een e-biketocht?
- Houd 90 minuten aan voor ontvangst en registratie vóór vertrek. Zo is er tijd voor routekaarten, deelnemerspakketten, accucontrole en eventuele vragen over de route.
- Wat neem je mee voor fietspech tijdens een e-biketocht?
- Zorg minimaal voor fietspompen, fietsgereedschapssets, reservebinnenbanden en fietsreparatiestands. Controleer de reparatiespullen de dag vóór vertrek en wijs vooraf aan wie ze vervoert.
- Wanneer moet je de catering voor een e-biketocht regelen?
- Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en bestel de boodschappen uiterlijk 3 dagen vooraf. Zet dranken koud en bereid hapjes op de dag zelf, zodat ontvangst en afsluiting vers en overzichtelijk blijven.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!