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Organiser une randonnée en e-bike de l’accueil à la clôture

Une randonnée en e-bike réussie se prépare comme un itinéraire, avec un départ clair et une arrivée réellement équipée. Cette checklist vous aide à planifier le parcours, les inscriptions, les pauses et l’accueil, puis à préparer les vélos, les repas et le matériel sur place. Le trajet d’essai permet de repérer les passages difficiles et de vérifier les temps annoncés. Vous trouverez aussi les points souvent oubliés : recharge des batteries, signalisation, réparations et confirmation des informations des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Tracer l’itinéraire

    2 personnes

  • Réserver l’itinéraire et les points de repos

  • Souscrire l'assurance événement

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir les inscriptions

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Établir la liste des participants

  • Effectuer un trajet d'essai

    2 personnes

  • Fixer les points de repos

  • Commander du matériel de réparation de vélo

  • Préparer les panneaux de direction

    2 personnes

  • Confirmer les données des participants

  • Vérifier les prévisions météo

  • Informer les participants

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Imprimer les cartes d'itinéraire

  • Préparer les packs participants

    2 personnes

  • Recharger les batteries de vélos électriques

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Charger le matériel

    3 personnes

  • Installer les tentes de fête

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    3 personnes

  • Aménager la table d'accueil

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Installer les panneaux de parcours

    3 personnes

  • Vérifier la technique vélo

    2 personnes

  • Préparer le briefing de sécurité

  • Briefer les bénévoles

    3 personnes

Événement

  • Accueillir les participants

    3 personnes

  • Effectuer l'enregistrement d'arrivée

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Donner le briefing de sécurité

    2 personnes

  • Accompagner le groupe

    4 personnes

  • Approvisionner le point de repos

    2 personnes

  • Aider en cas de panne de vélo

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir le dîner

    3 personnes

  • Saluer les participants à leur départ

    2 personnes

Suivi

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    2 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    3 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Retirer les panneaux de signalisation

    2 personnes

  • Rapporter le matériel

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

  • Stocker les restes

  • Vérifier la technique vélo

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tables pliantesqté 6
  • Chaises pliantesqté 40
  • Portant à vêtements

Matériel de sport

  • Panneaux de directionqté 20
  • Panneaux de directionqté 30
  • Cônes de signalisationqté 12
  • Gilets réfléchissantsqté 10
  • Casques de rechangeqté 4
  • Pompes à véloqté 3
  • Stands de réparation de vélosqté 2
  • Chambres à air de rechangeqté 8
  • Kits d’outils pour véloqté 3
  • Sangles d'arrimageqté 8

Équipement

  • Ordinateur portable
  • Imprimante
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Enceinte portable
  • Microphone
  • Chargeurs pour e-bikeqté 6
  • Glacièresqté 4

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 50
  • Assiettesqté 50
  • Couvertsqté 50
  • Tasses à caféqté 40

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Thermosqté 4
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Planches à découperqté 3
  • Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
  • Couverts de serviceqté 8

Décoration

  • Bannière de bienvenue
  • Nappesqté 6

Éclairage

  • Guirlandes lumineuses LEDqté 4
  • Lampes rechargeablesqté 6

Nettoyage

  • Poubellesqté 4
  • Seauxqté 3
  • Chiffons de nettoyageqté 12
  • Balais à main et pellesqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Faites un trajet d’essai avant d’ouvrir les inscriptions et notez le temps réel entre chaque point de repos. Une pause prévue toutes les 60 à 90 minutes est plus facile à gérer qu’un arrêt improvisé.
  • Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis confirmez-les quelques jours avant la randonnée. Préparez les en-cas et les boissons séparément pour éviter de chercher les informations au moment de l’accueil.
  • Prévoyez un point de réparation visible avec pompes, chambres à air, outils et matériel de rechange. Un seul vélo immobilisé peut retarder tout le groupe si personne ne sait immédiatement où aller.
  • Rechargez toutes les batteries de vélos électriques la veille et emportez les chargeurs nécessaires. Contrôlez aussi la météo et envoyez les dernières consignes aux participants au plus tard la veille.
  • Installez d’abord les panneaux de direction, les cônes et les gilets réfléchissants, puis aménagez l’accueil avec les listes, les cartes et les packs participants. Gardez les rallonges et multiprises hors des zones de passage sous les tentes.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une randonnée en e-bike ?
Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver l’itinéraire et les points de repos, souscrire l’assurance, ouvrir les inscriptions et effectuer un trajet d’essai.
Quand ouvrir les inscriptions pour une randonnée en vélo électrique ?
Ouvrez-les environ 4 semaines avant l’événement. Fermez-les quelques jours avant le départ afin de traiter les inscriptions, confirmer les données, prévoir les besoins alimentaires et préparer les packs participants.
Combien de pauses prévoir pendant une randonnée en e-bike ?
Prévoyez généralement une pause toutes les 60 à 90 minutes, en adaptant ce rythme au dénivelé, à la météo et à l’autonomie des batteries. Confirmez chaque point après le trajet d’essai, plutôt que de vous fier uniquement à la carte.
Que préparer la veille d’une randonnée en e-bike ?
La veille, rechargez les batteries, vérifiez les prévisions météo, préparez les en-cas et les boissons, imprimez les cartes et chargez le matériel. Envoyez aussi les dernières informations aux participants et contrôlez la signalisation à installer le matin.

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