Dressuurwedstrijd organiseren: checklist en planning

Een dressuurwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een datum, jury en rijbanen vastleggen. Je regelt tegelijk het wedstrijdreglement, de inschrijvingen, startgelden, protocollen, prijzen, catering en de publieksstroom op het terrein. Begin minimaal enkele maanden vooraf met terrein, juryleden en wedstrijdsecretaris; werk daarna toe naar startlijsten en een duidelijke vrijwilligersindeling. Op de wedstrijddag zelf voorkomen een terreininspectie, getest omroepsysteem en complete paardenvoorzieningen de meeste vertraging.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdreglement vaststellen
2 personen
Wedstrijddatum bevestigen
Wedstrijdterrein reserveren
Juryleden vastleggen
Wedstrijdsecretaris vastleggen
Omroeper vastleggen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijvingen openen
Startlijsten verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgelden controleren
Startlijsten publiceren
Prijzen bestellen
Rozetten bestellen
Catering reserveren
Parkeerindeling maken
2 personen
Vrijwilligersindeling maken
Protocollen afdrukken
2 personen
Startnummers voorbereiden
2 personen
Prijzen controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Weersverwachting controleren
Materiaal verzamelen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen

Event

Terrein uitzetten
4 personen
Dressuurring opbouwen
4 personen
Inrijbaan markeren
3 personen
Jurytafel plaatsen
2 personen
Publiekstafels opstellen
3 personen
Prijzentafel inrichten
2 personen
Informatiebord plaatsen
Parkeerborden plaatsen
2 personen
Jurybenodigdheden klaarleggen
2 personen
Protocollen klaarleggen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Jury ontvangen
Deelnemers aanmelden
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Paarden naar parkeerplaatsen wijzen
3 personen
Publiek verwelkomen
2 personen
Wedstrijd openen
Startvolgorde omroepen
Juryprotocollen aanleveren
2 personen
Wedstrijdverloop registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Pauzes aankondigen
Toiletten controleren
Afvalbakken legen
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking uitvoeren
4 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Wedstrijdmateriaal afbreken
4 personen
Meubilair opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Uitslagen publiceren
Protocollen archiveren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Terrein schoon opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Jurytafel
Prijzentafel

Sportmateriaal

Dressuurlettersaantal 8
Dressuurhekjesaantal 24
Pionnenaantal 20
Afzetpalenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Bodembedekking
Kruiwagensaantal 2
Hooibalenaantal 12
Drinkbakken voor paardenaantal 8
Watertonnenaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Omroepinstallatie
Microfoonaantal 2
Laptop
Printer
Koelboxenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 4
Koelelementenaantal 16

Decoratie

Vlaggenaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 4
Informatiebordenaantal 4
Parkeerbordenaantal 8
Startnummerhoudersaantal 40

Catering

Koffiezetapparaat
Warmhoudkannenaantal 3
Koffiemelk kannenaantal 3
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 3
Sponzenaantal 6

Verlichting

Buitenlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Tips

Leg het wedstrijdreglement en de datum eerst vast en reserveer daarna het terrein. Controleer vroeg of de juryleden, wedstrijdsecretaris en omroeper beschikbaar zijn, zodat je het programma niet later hoeft om te gooien.
Open de inschrijvingen pas nadat klassen, sluitingsdatum en startgelden duidelijk zijn. Controleer de betalingen afzonderlijk en verwerk dieetwensen voordat je catering definitief reserveert.
Maak de startlijsten niet pas op de wedstrijddag. Verzamel aanmeldingen, controleer namen en paarden, publiceer de lijsten vooraf en leg startnummers, protocollen en een printer klaar voor de laatste wijzigingen.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok: ontvangst, parkeren, jurytafel, catering en terrein. Reserveer daarnaast een achtervang voor uitval; één ontbrekende vrijwilliger kan anders de inschrijving of prijsuitreiking stilleggen.
Inspecteer het terrein uiterlijk de dag ervoor en test microfoon, omroepinstallatie, laptop en printer. Controleer ook dressuurletters, hekjes, afzetting, bodembedekking, drinkbakken, watertonnen en kruiwagens voordat deelnemers aankomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dressuurwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Regel in de eerste weken het reglement, de datum, het terrein, de juryleden en het wedstrijdsecretariaat; open daarna de inschrijvingen.
Wanneer moet ik de inschrijvingen voor een dressuurwedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijvingen meestal 2 tot 3 weken voor de wedstrijddatum. Zo houd je tijd over om betalingen en dieetwensen te controleren, startlijsten te maken en protocollen af te drukken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een dressuurwedstrijd?: Reken op minimaal 1 coördinator en aparte bezetting voor ontvangst, parkeren, jury, catering, terrein en omroep. Voor een klein programma zijn vaak 8 tot 12 mensen nodig; plan bovendien 1 of 2 invallers.
Wanneer moet ik het dressuurterrein controleren?: Doe een volledige inspectie uiterlijk 1 dag voor de wedstrijd en een korte controle op de ochtend zelf. Kijk naar de bodem, hekjes, letters, afzetting, parkeerroute, stroom en watervoorzieningen voor paarden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.