Zo organiseer je een DJ-workshop

Een DJ-workshop organiseren begint niet met muziek uitzoeken, maar met de combinatie van groep, ruimte en apparatuur. Bepaal eerst hoeveel deelnemers tegelijk kunnen oefenen en leg daarna de docent, locatie en DJ-set vast. Werk vervolgens het programma uit, verzamel muziekvoorkeuren en controleer technische wensen per deelnemer. In de laatste week draait alles om bevestigingen, werkbladen, muziekbestanden en een volledige apparatuurtest. Zo voorkom je dat de workshop op de dag zelf stilvalt door ontbrekende kabels, software of een onduidelijke indeling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
DJ-apparatuur reserveren
3
Docent vastleggen
4
Programma uitwerken
2 personen
5
Deelnemerslimiet bepalen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemers bevestigen
10
Route en tijden versturen
11
Muziekvoorkeuren verzamelen
12
Afspraakkaders opstellen
2 personen
13
Technische wensen controleren
2 personen
14
Boodschappenlijst maken
15
Naamkaartjes voorbereiden
16
Werkbladen afdrukken
17
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
18
Apparatuurtest plannen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Ruimte ventileren
23
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
24
DJ-apparatuur uitladen
3 personen
25
DJ-set aansluiten
2 personen
26
Speakers positioneren
2 personen
27
Muziek en microfoon testen
2 personen
28
Registratietafel inrichten
29
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
30
Deelnemers ontvangen
3 personen
31
Naamkaartjes uitdelen
32
Huisregels toelichten
33
DJ-basis demonstreren
34
Deelnemers laten oefenen
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Pauzesnacks serveren
2 personen
37
Mixtechnieken uitleggen
38
Individuele oefenrondes begeleiden
3 personen
39
Avondmaaltijd klaarzetten
3 personen
40
Avondmaaltijd serveren
3 personen
41
Servies verzamelen
2 personen
42
Setopbouw uitleggen
43
Deelnemerssets begeleiden
3 personen
44
Afsluitende sets presenteren
2 personen
45
Feedback en certificaten uitdelen
2 personen
46
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

47
Apparatuur uitschakelen
2 personen
48
DJ-apparatuur inpakken
3 personen
49
Afval verzamelen
2 personen
50
Servies afwassen
2 personen
51
Ruimte schoonmaken
3 personen
52
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
53
Locatie afsluiten
2 personen
54
Apparatuur retourneren
2 personen
55
Geleende materialen terugbrengen
56
Gevonden voorwerpen controleren
57
Deelnemersfoto's versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Registratietafel
Krukkenaantal 6

Apparatuur

DJ-controllersaantal 6
Laptopsaantal 6
Muzieksoftwarelicentiesaantal 6
DJ-mixersaantal 2
Monitorluidsprekersaantal 2
Hoofdmicrofoonsaantal 2
Hoofdtelefoonsaantal 8
Actieve speakersaantal 2
Luidsprekerstatievenaantal 2
DI-boxenaantal 2
Audio- en stroomkabelsaantal 24
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
USB-sticksaantal 8
Laptopstandaardsaantal 6
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

LED-lichtbalkenaantal 4
Verlichtingsstatievenaantal 2

Servies

Glazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 36
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Serveerkommenaantal 8
Serveertangenaantal 4
Schaaltjesaantal 8
Waterkaraffenaantal 6
Koelelementenaantal 12

Materialen

Naamkaartjesaantal 36
Pennenaantal 40
Werkbladenaantal 36
Klembordenaantal 36
A4-papier
Certificatenaantal 36

Decoratie

Welkomstbord
Tafelkledenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasteilenaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Vuilniszakhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de apparatuurtest uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Sluit iedere DJ-controller, laptop, mixer, monitorluidspreker, hoofdtelefoon en microfoon aan en controleer ook audio- en stroomkabels, stekkerdozen en verlengkabels.
Stel de deelnemerslimiet vast op basis van het aantal werkplekken, niet op basis van de zaalcapaciteit. Reken per oefenplek op een tafel, stoel of kruk, laptopstandaard en hoofdtelefoon; anders wachten deelnemers te lang op hun beurt.
Verzamel muziekvoorkeuren en muziekbestanden uiterlijk 7 dagen vooraf. Controleer bestandsformaten, opslag op USB-sticks en de licenties van de gebruikte muzieksoftware voordat de docent zijn programma afrondt.
Stuur route, tijden en deelnamebevestiging 3 tot 5 dagen voor de workshop. Vermeld ook het startuur, de ontvangst bij de registratietafel, eventuele dieetwensen en wanneer deelnemers hun naamkaartje en werkblad krijgen.
Open de ruimte minimaal 60 minuten voor aanvang. Ventileer eerst, zet daarna tafels en stoelen klaar, sluit de DJ-set aan en test het geluid op normaal workshopvolume voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel deelnemers kunnen er in een DJ-workshop?: Dat hangt af van het aantal gelijktijdige oefenplekken. Plan bij voorkeur maximaal 2 deelnemers per DJ-set; met 4 sets kun je dus ongeveer 8 deelnemers actief laten oefenen zonder lange wachtrijen.
Wanneer moet ik de DJ-apparatuur testen?: Plan de volledige test 3 tot 5 dagen vooraf en doe op de workshopdag nog een korte controle. Trek minstens 60 minuten uit voor aansluiten, software openen, geluidscontrole en het testen van reservekabels en batterijen.
Hoe lang duurt een DJ-workshop?: Voor beginners werkt een programma van 2 tot 3 uur meestal goed, met korte uitlegblokken en voldoende oefentijd. Plan daarnaast 30 tot 60 minuten voor opbouw en minimaal 30 minuten voor afbouw.
Wanneer moet ik deelnemers bevestigen voor een DJ-workshop?: Verwerk aanmeldingen uiterlijk 7 dagen vooraf en stuur de definitieve bevestiging 3 tot 5 dagen voor de workshop. Verzamel in dezelfde ronde muziekvoorkeuren, dieetwensen, route en technische wensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.