Discoavond organiseren: checklist voor een soepel verloop
Een discoavond staat of valt met een vrije dansvloer, getest geluid en verlichting die op tijd werkt. Begin met de zaal en de bezoekerslijst, verzamel dieetwensen en muziekvoorkeuren en werk daarna naar de opbouw toe. Plan extra tijd voor kabels, het aansluiten van speakers en het koelen van dranken. Met deze checklist houd je de voorbereiding, inrichting en laatste veiligheidscontrole bij elkaar.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Zaalreservering bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muziekvoorkeuren verzamelen
Bezoekerslijst afronden
Draaiboek afdrukken
Afspeellijst samenstellen
2 personen
Muziekbestanden controleren
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Versiering sorteren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Locatie veiligheidschecken
2 personen
Vloer vrijmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen en kapstokken plaatsen
3 personen
Geluidsset aansluiten
2 personen
Lichtset aansluiten
2 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Dranktafel inrichten
2 personen
Buffettafel inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Muziekstart controleren
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen
Event
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Jassen aannemen
2 personen
Muziek verzorgen
Lichtshow bedienen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet netjes houden
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 6
- Stoelenaantal 40
- Kapstokkenaantal 3
- Afvalbakkenaantal 6
- Tafelkledenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerbladenaantal 6
- Schaaltjesaantal 10
- Opscheplepelsaantal 8
- Schenkkannenaantal 6
- Thermoskannenaantal 3
Decoratie
- Discofigurenaantal 2
- Discobal
- Metallic slingersaantal 12
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenlintaantal 2
- Welkomstbord
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Muziekcontroller
- Laptop
- Microfoon
- Stekkerdozenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 6
- Kabelmattenaantal 4
- Reservebatterijenaantal 12
Verlichting
- LED-discoverlichtingaantal 3
- Lichtstatievenaantal 2
- Lichtfilters
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Waterkokeraantal 2
- IJslepelsaantal 2
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Stofblikkenaantal 2
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffer
- Zaklampenaantal 3
- Fluorescerende tapeaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Test geluidsapparatuur, muziekbestanden en verlichting vóór de gasten komen. Controleer niet alleen of de speakers geluid geven, maar ook of laptop, muziekcontroller en microfoon goed samenwerken.
- Maak de dansvloer volledig vrij voordat je tafels en stoelen neerzet. Houd kabels uit looproutes en gebruik kabelmatten of tape, zodat niemand over verlengkabels struikelt.
- Koel de dranken ruim vóór de opening. Zet houdbare voorraad apart klaar en richt de dranktafel zo in dat bekers, schenkkannen en afvalbakken direct bereikbaar zijn.
- Werk met een geprinte bezoekerslijst en draaiboek op locatie. Zo kun je aanmeldingen, dieetwensen en praktische taken afvinken zonder afhankelijk te zijn van een telefoon of laptop.
- Plan minimaal 60 minuten voor de opbouw en veiligheidscheck. Controleer de vloer, nooduitgangen, kabels, lichtstatieven en de stabiliteit van tafels voordat de eerste bezoeker binnenkomt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een discoavond organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de zaal, uitnodigingen en bezoekerslijst. Plan de laatste week voor muziekvoorkeuren, boodschappen, dieetwensen en het draaiboek.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een discoavond op te bouwen?
- Reken op minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, versiering, dranktafel en buffettafel. Voor speakers, lichtset en het veilig afplakken van kabels is 30 tot 45 minuten extra verstandig.
- Hoeveel drank moet ik klaarzetten voor een discoavond?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Zet extra water klaar en koel de voorraad in meerdere rondes als je beperkte koelruimte hebt.
- Wanneer moet ik de muziek en geluidsapparatuur testen?
- Test de afspeellijst, muziekbestanden, speakers en microfoon uiterlijk één dag vooraf. Doe op de locatie nog een tweede test zodra de geluidsset en lichtset zijn aangesloten.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!