Dierenveiling organiseren: checklist van voorbereiding tot afloop

Een dierenveiling vraagt om twee planningen tegelijk: de veiling zelf en de zorg voor elk dier. Begin met de datum, locatie en verkoopvoorwaarden en leg daarna per dier de eigenaar, documenten, verzorging en het transport vast. Regel de veilingmeester, vrijwilligers en betaalmogelijkheden ruim vooraf. Op de dag zelf moeten registratie, kavelnummers, catalogi, dierenverblijven en duidelijke risico-instructies op elkaar aansluiten. Deze checklist helpt je de 81 taken en 51 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Veilingdatum publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Dierenlijst opstellen
2 personen
Verkoopvoorwaarden opstellen
2 personen
Eigenaarsgegevens controleren
2 personen
Dierdocumenten opvragen
2 personen
Dierenartsafspraken maken
Locatie reserveren
Dierenverblijven reserveren
Transportafspraken maken
2 personen
Veilingmeester vastleggen
Betaalmogelijkheden bepalen
2 personen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Veilingcatalogus maken
2 personen
Catalogus laten drukken
Kavelnummers toewijzen
2 personen
Veilingkaarten voorbereiden
2 personen
Dierenlabels maken
2 personen
Risico-instructies opstellen
2 personen
Dierverzorgers instrueren
3 personen
Bezoekersinformatie versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dierenverblijven controleren
2 personen
Dierenvervoer bevestigen
Locatie vooraf inspecteren
2 personen
Dierenwelzijnspunten nalopen
2 personen

Event

Dieren ontvangen
4 personen
Dieren identificeren
3 personen
Dieren documenteren
2 personen
Dieren controleren
3 personen
Dieren veilig huisvesten
4 personen
Terrein afzetten
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Veilingtafel inrichten
2 personen
Catering opstellen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Geluid controleren
2 personen
Veilingmaterialen klaarleggen
2 personen
Registratieteam briefen
2 personen
Dierenteam briefen
4 personen
Veilingmeester briefen
2 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Veilingkaarten uitgeven
2 personen
Veiling openen
2 personen
Veilingregels toelichten
Kavels presenteren
4 personen
Biedingen registreren
3 personen
Dieren rustig houden
4 personen
Dieren water geven
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Verkoopresultaten noteren
2 personen
Betalingen verwerken
3 personen
Koopbewijzen uitgeven
2 personen
Dieren aan kopers overdragen
4 personen
Dierenvervoer begeleiden
3 personen
Niet-verkochte dieren registreren
2 personen
Laatste bezoekers uitchecken
2 personen
Dierenverblijven afsluiten
3 personen

Nazorg

Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Veilingmaterialen verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Dierenverblijven reinigen
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Openstaande betalingen opvolgen
Verkoopdocumenten archiveren
Eigenaars informeren
Kopersdocumenten versturen
Dieropvolging vastleggen
2 personen
Onkosten verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Klaptafelsaantal 4
Kleedjesaantal 10

Dierenverzorging

Dierenverblijvenaantal 20
Transportboxenaantal 12
Waterbakkenaantal 25
Voerbakkenaantal 20
Drinkemmersaantal 10
Hooibakkenaantal 10
Bodembedekkingaantal 20
Halsbandenaantal 12
Lijnstukkenaantal 12
Dierenborstelsaantal 6
Handdoekenaantal 20
Reismandenaantal 8
Afzethekkenaantal 20
Waarschuwingsbordenaantal 10

Registratie

Registratiebalie
Naamkaartjesaantal 100
Veilingkaartenaantal 100
Clipboardsaantal 12
Pennenaantal 30
Kavelstickersaantal 100
Catalogiaantal 100
Koopbewijzenaantal 100
Geldkist
Pinapparaat

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Heklampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Poepgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Open aanmeldingen pas nadat de verkoopvoorwaarden duidelijk zijn. Vraag per dier de eigenaarsgegevens en documenten op en plan dierenartsafspraken voordat je de definitieve dierenlijst publiceert.
Plan dierenverblijven, transportboxen en transportafspraken per dier. Leg ook waterbakken, voerbakken, bodembedekking en afzethekken klaar, zodat verzorgers niet op de veilingdag hoeven te improviseren.
Maak de veilingcatalogus nadat de kavelnummers zijn toegewezen. Laat catalogi en veilingkaarten drukken met dezelfde schrijfwijze van diernaam, kavelnummer en eigenaar.
Geef vrijwilligers per taak een korte instructie: registratie, dierenverzorging, transport of betalingen. Zorg bij de registratiebalie voor naamkaartjes, clipboards, pennen, koopbewijzen en een apart pinapparaat of geldkist.
Stuur bezoekersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de veiling. Vermeld waar registratie plaatsvindt, hoe betalen werkt, welke veiligheidsregels gelden en wanneer dieren na aankoop kunnen worden opgehaald.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een dierenveiling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie, dierenverblijven, veilingmeester en transport; gebruik de laatste 2 weken voor catalogi, instructies en controle van documenten.
Wanneer moet ik de dierenlijst en catalogus definitief maken?: Maak de dierenlijst ongeveer 3 weken voor de veiling definitief, nadat eigenaarsgegevens en dierdocumenten zijn gecontroleerd. Wijs daarna de kavelnummers toe en laat de catalogus uiterlijk 10 tot 14 dagen vooraf drukken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een dierenveiling?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger bij de registratiebalie, 1 bij betalingen, 1 veilingassistent en 1 dierenverzorger per 10 tot 15 aanwezige dieren. Plan extra hulp voor laden, lossen en het uitgeven van koopbewijzen.
Wat moet ik op de veilingdag klaarzetten voor de dieren?: Zet per dier een verblijf, water- en voerbak, passende bodembedekking en een duidelijk dierenlabel klaar. Leg daarnaast transportboxen, handdoeken, lijnstukken, afzethekken en waarschuwingsborden vóór opening van de registratie gereed.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.