Dierentuinpicknick organiseren: checklist en planning

Een dierentuinpicknick vraagt om meer voorbereiding dan alleen eten en een kleed meenemen. Je regelt eerst de dierentuin en picknickplek, verwerkt aanmeldingen en dieetwensen en stemt vervoer en toegangsregels af. Daarna bereid je gekoeld eten en drinken voor en controleer je de route en weersverwachting. Met deze checklist zie je wat je wanneer moet regelen en welke materialen op de dag zelf snel worden vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en bezoekersaantal vastleggen
Dierentuin reserveren
Picknickplek reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoersinformatie delen
Toegangsregels controleren
Weersverwachting controleren
Definitieve deelnemerslijst maken
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelboxen reinigen
Dranken koelen
2 personen
Sandwiches voorbereiden
3 personen
Wraps voorbereiden
3 personen
Salades bereiden
2 personen
Fruit wassen en snijden
2 personen
Hapjes verdelen
2 personen
Picknickmanden vullen
3 personen
Voedsel gekoeld verpakken
2 personen
Materialen inladen
3 personen
Route naar de dierentuin controleren
Aankomsttijd doorgeven
Teambriefing houden
4 personen
Naar de dierentuin reizen
4 personen

Event

Entree en materialen controleren
2 personen
Picknickplek afzetten
2 personen
Picknickkleden neerleggen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Drankentafel inrichten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Programma en huisregels ophangen
Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid afvinken
Picknickregels toelichten
Koffie en thee zetten
2 personen
Lunchbuffet openen
3 personen
Broodjes en wraps serveren
3 personen
Salades en fruit serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dieetmaaltijden apart serveren
Servies en afval verzamelen
2 personen
Koffiepauze serveren
2 personen
Picknickspellen uitdelen
2 personen
Spelmaterialen innemen
2 personen
Avondhapjes serveren
2 personen
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Voedsel veilig verpakken
2 personen
Buffet afbreken
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Picknickplek schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Koelboxen en servies afwassen
2 personen
Picknickkleden wassen
Spelmaterialen controleren
Overgebleven voedsel verwerken
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Picknickkledenaantal 10
Buffettafelsaantal 3
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Messenaantal 50
Vorkenaantal 50
Lepelsaantal 50
Opscheplepelsaantal 12
Broodmandenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Voedselbakkenaantal 20
Afsluitbare drinkdispensersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Dienbladenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Kurkentrekkersaantal 3
Tangenaantal 6
Voedseltangenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 6
Naamkaartjesaantal 50

Sportmateriaal

Frisbeesaantal 4
Picknickballenaantal 4
Ringwerpsetsaantal 2
Kubbsetsaantal 2

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handdesinfectieaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Handvegers en blikkenaantal 2
Herbruikbare schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de dierentuin en picknickplek zodra datum en bezoekersaantal vaststaan. Controleer tegelijk of de plek partytenten, klaptafels, klapstoelen of alleen picknickkleden toestaat.
Vraag dieetwensen uiterlijk een week voor de picknick uit en maak daarna een definitieve deelnemerslijst. Label dieetmaaltijden afzonderlijk, zodat ze bij het vullen van de picknickmanden niet verwisselen.
Koel dranken en voedsel apart in schone koelboxen met koelelementen. Bereid sandwiches, wraps, salades en gesneden fruit zo laat mogelijk en verpak alles afsluitbaar.
Geef de aankomsttijd, route en vervoersinformatie uiterlijk twee dagen vooraf door. Controleer die ochtend opnieuw de route en de toegangseisen van de dierentuin.
Plan vóór vertrek een korte teambriefing van 10 minuten. Verdeel daarbij niet alleen het eten, maar ook taken rond buffettafels, servies, afval, koelboxen en het opruimen van de picknickplek.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een dierentuinpicknick reserveren?: Leg de datum en het verwachte bezoekersaantal minimaal 4 tot 6 weken vooraf vast. Reserveer daarna direct de dierentuin en de picknickplek, omdat de beschikbare plekken beperkt kunnen zijn.
Wanneer moet ik de dieetwensen voor een dierentuinpicknick verzamelen?: Vraag dieetwensen tegelijk met de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de picknick. Zo heb je tijd om aparte maaltijden te bestellen of bereiden en duidelijk te labelen.
Hoeveel eten en drinken neem ik mee naar een dierentuinpicknick?: Reken voor een picknick van ongeveer 4 uur op 2 tot 3 drankjes per persoon voor het eerste uur en daarna 1 drankje per uur. Plan daarnaast een hoofdgerecht, fruit en 1 tot 2 kleine hapjes per persoon, plus extra porties voor kinderen en onverwachte gasten.
Wanneer controleer ik het weer en de route naar de dierentuin?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Deel de route en aankomsttijd uiterlijk 2 dagen vooraf en controleer vlak voor vertrek op vertragingen of gewijzigde toegangsregels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.