Zo organiseer je een dierenartsinformatieavond

Begin met het programma en leg daarna pas de zaal, techniek en catering vast. Bevestig de dierenarts en andere sprekers vroeg, zodat je de uitnodiging met een duidelijk tijdschema kunt versturen. Verzamel bij de aanmelding ook dieetwensen en controleer de deelnemerslijst enkele dagen voor de avond. Op de dag zelf draait alles om een rustige registratiebalie, geteste presentatieapparatuur en een duidelijke route naar de zaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Thema en programma vaststellen
2 personen
2
Dierenarts en sprekers bevestigen
2 personen
3
Locatie en zaalindeling reserveren
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Aanmeldingen en dieetwensen controleren
9
Deelnemerslijst afdrukken
10
Presentaties verzamelen
11
Presentaties controleren
2 personen
12
Hand-outs afdrukken
13
Naamkaartjes voorbereiden
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
16
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
17
Hapjes en broodjes voorbereiden
3 personen
18
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
19
Registratiebalie inrichten
2 personen
20
Presentatieruimte opbouwen
2 personen
21
Projector en geluid testen
2 personen
22
Verlichting en bewegwijzering plaatsen
2 personen
23
Hand-outs en naamkaartjes klaarleggen

Event

24
Sprekers ontvangen en instrueren
2 personen
25
Bezoekers registreren
3 personen
26
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
27
Opening en programma toelichten
28
Dierenartslezing begeleiden
2 personen
29
Vragen uit de zaal verzamelen
30
Pauzehapjes serveren
3 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Koffie en thee bijvullen
2 personen
33
Tweede lezing begeleiden
2 personen
34
Vraag-en-antwoordsessie begeleiden
2 personen
35
Informatiemateriaal uitdelen
2 personen
36
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Apparatuur uitschakelen
2 personen
38
Overgebleven catering inpakken
2 personen
39
Afval verzamelen en sorteren
2 personen
40
Servies afwassen
3 personen
41
Zaal opruimen
4 personen
42
Zaal en keuken schoonmaken
2 personen
43
Materialen inventariseren
44
Geleende materialen retourneren
2 personen
45
Presentaties en administratie archiveren
46
Bedankbericht aan sprekers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Registratietafel
Krukken voor sprekersaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatieklikker

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 60
Informatiebordenaantal 4

Kantoorartikelen

Registratieformulierenaantal 70
Pennensetsaantal 12
Flip-over
Flip-overstiftenaantal 6
Plakbandaantal 2
Hand-outsaantal 70

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma eerst en reserveer daarna de ruimte. Houd per spreker tijd vrij voor vragen en plan minstens 30 minuten vóór aanvang voor opbouw en een technische test.
Vraag bij de aanmelding direct naar dieetwensen en sluit de inschrijving enkele dagen vóór de avond. Zo kun je hand-outs, naamkaartjes, hapjes en broodjes op aantallen voorbereiden.
Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoons en luidsprekers vóór bezoekers binnenkomen. Neem ook verlengsnoeren, stekkerdozen en een presentatieklikker mee; juist die kleine onderdelen ontbreken vaak.
Richt de registratiebalie in bij de ingang met deelnemerslijst, registratieformulieren, pennen en naamkaartjes. Leg hand-outs pas na de controle van de presentaties klaar, zodat je geen verouderde versie uitdeelt.
Zet koffie, thee, water en gekoelde dranken op een aparte plek van de registratie. Gebruik thermoskannen en waterkokers en zet kopjes, glazen, borden, bestek en serveermateriaal klaar voordat de eerste bezoeker arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dierenartsinformatieavond organiseren?: Bevestig de dierenarts en andere sprekers bij voorkeur minstens 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur daarna de uitnodigingen en houd de laatste 3 tot 5 dagen voor controle van aanmeldingen en dieetwensen vrij.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een dierenartsinformatieavond?: Reken op minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, registratiebalie, presentatieruimte en catering. Plan daarnaast 15 tot 30 minuten voor het testen van beamer, geluid en presentaties.
Wanneer moet ik de hand-outs en naamkaartjes maken?: Maak de naamkaartjes zodra de inschrijving sluit en druk de hand-outs pas nadat alle presentaties zijn gecontroleerd. Leg beide uiterlijk 30 minuten vóór aanvang bij de registratiebalie klaar.
Wat moet ik controleren voordat de bezoekers binnenkomen?: Controleer de deelnemerslijst, dieetwensen, presentaties en werking van beeld en geluid. Doe dit uiterlijk 30 minuten vóór de start en laat de sprekers daarna nog kort zien waar zij zitten en wanneer zij aan de beurt zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.