Checklist voor een goed georganiseerde debatwedstrijd

Een debatwedstrijd vraagt om meer voorbereiding dan alleen teams en juryleden uitnodigen. Je legt eerst het wedstrijdformat en schema vast, daarna regel je lokalen, stellingen, formulieren en deelnemersinformatie. Op de wedstrijddag moeten registratie, tijdwaarneming, presentaties en techniek tegelijk werken. Deze checklist helpt je de 74 voorbereidingstaken in de juiste volgorde af te werken en voorkomt dat certificaten, naambadges, catering of reservebatterijen pas op het laatste moment worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Deelnemende teams uitnodigen
2 personen
Publieksuitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Dieetwensen verzamelen
Begeleiders informeren
2 personen
Juryleden bevestigen
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Debatstellingen formuleren
3 personen
Juryformulieren maken
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Lokalen reserveren
Catering bestellen
2 personen
Prijzen bestellen
Certificaten ontwerpen
Certificaten afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Draaiboek afdrukken
Presentaties controleren
2 personen
Laptop en bestanden testen
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Apparatuur verzamelen
2 personen
Prijzen verpakken
2 personen

Event

Ruimtes openen
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Jurytafels inrichten
2 personen
Deelnemerstafels markeren
2 personen
Registratiebalie opstellen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Beamer en scherm aansluiten
2 personen
Timerstations klaarzetten
2 personen
Jurysets uitdelen
2 personen
Koffie en thee klaarmaken
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Registratiebalie bemannen
3 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Juryleden instrueren
2 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Teams naar lokalen begeleiden
4 personen
Debatrondes begeleiden
6 personen
Spreektijden bewaken
6 personen
Juryformulieren verzamelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauzeruimtes opruimen
2 personen
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
Allergenen controleren
2 personen
Finalisten bekendmaken
2 personen
Finalezaal gereedmaken
4 personen
Finale begeleiden
5 personen
Juryuitslag verwerken
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Lokalen schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Materialen retourneren
2 personen
Facturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 14
Stoelenaantal 90
Jurytafelsaantal 6
Registratietafel
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 3
USB-sticksaantal 4
Stopwatchesaantal 8
Wandklokkenaantal 6
Opladersaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Glazenaantal 90
Dinerbordenaantal 90
Dessertbordenaantal 90
Besteksetsaantal 90
Serveerschalenaantal 12
Serveerplankenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Broodmessenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Ovenwantenaantal 2
Koelelementenaantal 16

Decoratie

Welkomstbord
Rondebordjesaantal 12
Tafelkledenaantal 14
Vlaggenlijnenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Prijsbekersaantal 3
Medaillehoudersaantal 3

Verlichting

Tafellampenaantal 6
LED-lichtslingersaantal 4

Sportmateriaal

Debatbellenaantal 6
Sprekerskaartjesaantal 24
Scorebordenaantal 6
Teamkaartjesaantal 24
Juryformulierenaantal 120
Clipboardmappenaantal 12
Prijzenaantal 6
Certificaatmappenaantal 30
Naambadgehoudersaantal 100
Polsbandjesaantal 100

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat, de debatstellingen en het schema uiterlijk 2 weken vooraf vast. Zo weten juryleden, begeleiders en deelnemers hoeveel rondes, lokalen en tijdwaarnemers nodig zijn.
Bevestig juryleden en begeleiders minimaal 10 dagen vooraf en verstuur daarna één deelnemersinformatie met aanvangstijd, lokalen, route, dieetwensen en wedstrijdregels. Vraag ontbrekende gegevens binnen 3 dagen na te sturen.
Test presentaties, laptops, beamer, projectiescherm, microfoons en HDMI-kabels uiterlijk de dag ervoor. Leg per debatruimte een laptop, oplader, stopwatch en reservebatterijen klaar; een USB-stick met de bestanden is een bruikbare reserve.
Richt registratie minstens 45 minuten voor de eerste ronde in met een registratietafel, deelnemerslijst, naambadges en een afgedrukt draaiboek. Zet jurytafels en stoelen per lokaal klaar, zodat je niet tijdens de ontvangst hoeft te verplaatsen.
Bestel catering op basis van het definitieve aantal deelnemers, juryleden en begeleiders en controleer dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf. Verpak prijzen en leg certificaten per deelnemer klaar; houd daarnaast 5 procent extra certificaten achter de hand voor correcties of onverwachte deelnemers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een debatwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met het format, de deelnemende teams en de locatie. Plan de jury, stellingen, aanmeldingen en catering uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd definitief.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een debatwedstrijd?: Reken op minimaal 1 jurylid per gelijktijdige debatstelling of lokaal, plus 1 reservejurylid voor uitval. Bij 4 gelijktijdige lokalen heb je dus minstens 5 bevestigde juryleden nodig.
Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie voor een debatwedstrijd?: Stuur de praktische deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd. Vermeld daarin het schema, de lokalen, aankomsttijd, regels, benodigde presentaties en een deadline van 3 dagen voor dieetwensen of correcties.
Welke techniek heb je nodig voor een debatwedstrijd?: Per presentatieruimte heb je minimaal een laptop, beamer of scherm, HDMI-kabel, verlengsnoer, stekkerdoos en stopwatch nodig. Test alles 1 dag vooraf en neem per type aansluiting minstens 1 reservekabel en reservebatterijen mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.