Zo organiseer je een dansworkshop

Begin met het doel van de dansworkshop: bepaal de muziekstijl, het niveau, de groepsgrootte en de gewenste duur. Leg daarna de datum en locatie vast en bevestig de dansdocent voordat je deelnemers uitnodigt. Regel inschrijvingen, betalingen en dieetwensen centraal, zodat je uiterlijk een week vooraf weet wie er komt. In de laatste dagen draait alles om de zaal, muziek, materialen, drank en duidelijke informatie voor deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Dansdocent bevestigen
4
Muziekstijl en niveau bepalen
2 personen
5
Aanmeldformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Sociale promotie plaatsen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Betalingen controleren
12
Programma naar deelnemers sturen
13
Route en parkeertips versturen
14
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
15
Dansvloer en zaal controleren
2 personen
16
Catering bestellen
17
Boodschappenlijst controleren
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Muziek en apparatuur testen
2 personen
20
Naambadges voorbereiden
21
Deelnemersinformatie printen
22
Hapjes voorbereiden
2 personen
23
Dranken koelen
24
Zaal ventileren
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Stoelen klaarzetten
3 personen
27
Registratietafel inrichten
2 personen
28
Muziekhoek inrichten
2 personen
29
Dansmaterialen klaarleggen
2 personen
30
Licht en ventilatoren plaatsen
2 personen
31
Cateringbuffet opbouwen
2 personen
32
Veiligheidsroute vrijmaken
33
Ontvangstteam instrueren
3 personen

Event

34
Deelnemers ontvangen
3 personen
35
Aanwezigheid registreren
2 personen
36
Naambadges uitdelen
2 personen
37
Welkom en uitleg geven
38
Warming-up begeleiden
39
Basispassen demonstreren
40
Eerste choreografie oefenen
2 personen
41
Pauzedranken serveren
2 personen
42
Hapjes serveren
2 personen
43
Dranken bijvullen
44
Tweede choreografie oefenen
2 personen
45
Groepen begeleiden
3 personen
46
Gezamenlijke dans uitvoeren
2 personen
47
Buffet aanvullen
2 personen
48
Vrij dansmoment begeleiden
2 personen
49
Water en thee bijvullen
50
Afsluitende cooling-down geven
51
Bedankwoord en groepsfoto
2 personen
52
Vertrek van deelnemers begeleiden
2 personen

Nazorg

53
Restanten veilig opbergen
2 personen
54
Apparatuur uitschakelen
2 personen
55
Servies verzamelen
3 personen
56
Afval verzamelen
2 personen
57
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
58
Vloer schoonmaken
2 personen
59
Keuken schoonmaken
2 personen
60
Zaal eindcontrole uitvoeren
2 personen
61
Gevonden voorwerpen verzamelen
62
Apparatuur terugbrengen
2 personen
63
Overgebleven voorraad opruimen
64
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Registratietafel
Barkrukkenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Muziektablet
Oplaadkabelsaantal 4
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Ventilatorenaantal 3

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 20
Weerstandsbandenaantal 20
Danslintenaantal 20
Handdoekenaantal 20
Waterkrattenaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Schenkkanaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveerlepelsaantal 6

Decoratie

Slingersaantal 6
Tafelkledenaantal 6
Naambadgehoudersaantal 45
Pijlenbordenaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledspotsaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de zaal pas definitief nadat je hebt gecontroleerd of de dansvloer groot genoeg is voor de verwachte groep. Plan daarnaast minimaal 60 minuten opbouwtijd voor tafels, registratie en apparatuur.
Bevestig de dansdocent voordat je de uitnodiging verstuurt. Vraag direct naar de benodigde muziekbestanden, het niveau van de workshop en eventuele materialen zoals yogamatten, weerstandsbanden of danslinten.
Sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor de workshop of maak dan de deelnemerslijst definitief. Controleer op dat moment ook betalingen, dieetwensen en telefoonnummers voor last-minute wijzigingen.
Test muziek, Bluetoothspeakers, microfoon, muziektablet, oplaadkabels en verlenghaspels uiterlijk de dag ervoor. Neem een reservekabel mee; een lege tablet of haperende verbinding zorgt snel voor vertraging aan het begin.
Stuur programma, route en parkeertips 3 tot 5 dagen vooraf. Zet bij de ontvangst een registratietafel klaar met naambadges en deelnemersinformatie, en plan minstens 15 minuten voor binnenkomst om de zaal te ventileren en dranken te koelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een dansworkshop organiseren?: Reken op 4 tot 6 weken voor een workshop met een externe docent en inschrijvingen. Reserveer de zaal en bevestig de docent in de eerste week; verstuur de uitnodigingen daarna uiterlijk 3 weken vooraf.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een dansworkshop?: Houd minimaal 2 vierkante meter vrije dansvloer per deelnemer aan. Voor 20 deelnemers heb je dus ongeveer 40 vierkante meter nodig, naast ruimte voor registratie, tafels en drank.
Hoeveel drank moet ik voorzien voor een dansworkshop?: Reken tijdens een actieve workshop op minstens 0,5 liter water per deelnemer per uur. Voor 20 deelnemers en 2 uur dansen heb je minimaal 20 liter water nodig, plus extra voor docent en begeleiding.
Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een dansworkshop?: Stuur programma, route, parkeertips en praktische kledinginformatie 3 tot 5 dagen voor de workshop. Stuur op de ochtend zelf alleen nog een korte herinnering met de starttijd en het adres.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.