Organiser un atelier de danse sans rien oublier

Un atelier de danse se prépare dans un ordre précis : programme, salle, intervenant, inscriptions, puis matériel et accueil. Commence par fixer la durée, le style musical et le niveau attendu avant d’ouvrir les inscriptions. Le nombre de participants détermine l’espace de danse, les assises, les tapis et les boissons à prévoir. Les oublis les plus fréquents concernent la diffusion de la musique, les besoins alimentaires et les informations pratiques envoyées trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et la salle
3
Confirmer l’intervenant de danse
4
Définir le style de musique et le niveau
2 personnes
5
Créer le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier une promotion sur les réseaux sociaux
8
Traiter les inscriptions
9
Mettre à jour la liste des participants
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Vérifier les paiements
12
Envoyer le programme aux participants
13
Envoyer le parcours et les conseils de stationnement
14
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
15
Vérifier la piste de danse et la salle
2 personnes
16
Commander le catering
17
Vérifier la liste des courses
18
Faire les courses
2 personnes
19
Tester la musique et le matériel
2 personnes
20
Préparer les badges nominatifs
21
Imprimer les informations des participants
22
Préparer les en-cas
2 personnes
23
Refroidir les boissons
24
Aérer la salle
25
Installer les tables
3 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Installer la table d'inscription
2 personnes
28
Aménager l’espace musique
2 personnes
29
Préparer le matériel de danse
2 personnes
30
Installer l’éclairage et les ventilateurs
2 personnes
31
Monter le buffet traiteur
2 personnes
32
Dégager l’itinéraire de sécurité
33
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

34
Accueillir les participants
3 personnes
35
Enregistrer la présence
2 personnes
36
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
37
Accueillir et donner les explications
38
Animer l'échauffement
39
Démontrer les pas de base
40
Répéter la première chorégraphie
2 personnes
41
Servir les boissons de pause
2 personnes
42
Servir des amuse-bouches
2 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
44
Répéter la deuxième chorégraphie
2 personnes
45
Encadrer les groupes
3 personnes
46
Exécuter la danse collective
2 personnes
47
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
48
Animer le moment de danse libre
2 personnes
49
Refaire le stock d’eau et de thé
50
Donner le cool-down final
51
Discours de remerciement et photo de groupe
2 personnes
52
Accompagner le départ des participants
2 personnes

Suivi

53
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
54
Éteindre l’équipement
2 personnes
55
Rassembler la vaisselle
3 personnes
56
Rassembler les déchets
2 personnes
57
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
58
Nettoyer le sol
2 personnes
59
Nettoyer la cuisine
2 personnes
60
Effectuer le contrôle final de la salle
2 personnes
61
Rassembler les objets trouvés
62
Rapporter le matériel
2 personnes
63
Ranger les stocks restants
64
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 40
Table d'inscription
Tabourets de barqté 4

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Pied de microphone
Tablette musicale
Câbles de rechargeqté 4
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 4
Ventilateursqté 3

Matériel de sport

Tapis de yogaqté 20
Bandes de résistanceqté 20
Rubans de danseqté 20
Serviettesqté 20
Caisses d’eauqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 50
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 8
Carafeqté 4

Cuisine

Machine à café
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Cuillères de serviceqté 6

Décoration

Guirlandesqté 6
Nappesqté 6
Supports de badges nominatifsqté 45
Panneaux de directionqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Projecteurs LEDqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe le programme avant de créer le formulaire d’inscription : indique le style, le niveau, les horaires et le matériel à apporter. Les participants doivent savoir à quoi s’attendre avant de confirmer leur venue.
Dimensionne la salle à partir du nombre d’inscrits, et garde une zone libre pour danser. Vérifie la piste, l’aération et la circulation avant d’installer les tables et les chaises.
Teste la musique et le matériel au moins 24 heures avant l’atelier. Charge la tablette musicale, les haut-parleurs et le microphone, puis place les rallonges et multiprises hors des passages.
Envoie le programme, le trajet et les conseils de stationnement au plus tard 2 jours avant. C’est aussi le bon moment pour relancer les paiements manquants et confirmer la liste des participants.
Prépare l’accueil avant l’arrivée du premier participant : badges, informations imprimées, boissons fraîches et encas. Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et prévois une carafe facilement accessible pendant la séance.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un atelier de danse ?: Commence la réservation de la salle et la confirmation de l’intervenant au moins 4 à 6 semaines avant. Ouvre ensuite les inscriptions dès que les horaires, le niveau et le programme sont définitifs.
Que faut-il prévoir pour la musique d’un atelier de danse ?: Rassemble les fichiers musicaux au moins 3 jours avant et teste le volume, les câbles et les haut-parleurs la veille. Prévois aussi un microphone si l’intervenant doit donner des consignes à un groupe nombreux.
Combien de boissons prévoir pour un atelier de danse ?: Prévois au minimum 0,5 litre d’eau par participant pour une séance de 2 heures, davantage si la salle est chaude. Refroidis les bouteilles ou remplis les carafes avant l’accueil, pas pendant l’échauffement.
Quand envoyer les informations pratiques aux participants ?: Envoie le programme, l’adresse, le parcours et le stationnement 48 heures avant l’atelier. Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et vérifie les réponses au plus tard une semaine avant.

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