Dansworkshop organiseren: complete checklist

Een dansworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een docent en muziek regelen. Je legt eerst datum, programma, niveau en locatie vast, daarna organiseer je de aanmeldingen, betalingen en deelnemersinformatie. In de laatste week controleer je de dansvloer, apparatuur, ventilatie en catering. Denk ook aan details die vaak te laat worden geregeld, zoals route-informatie, naambadges, opgeladen kabels en voldoende water. Gebruik de checklist om stap voor stap toe te werken naar een workshop waarin deelnemers direct kunnen starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Dansdocent bevestigen
Muziekstijl en niveau bepalen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale promotie plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Deelnemerslijst bijwerken
Dieetwensen verzamelen
Betalingen controleren
Programma naar deelnemers sturen
Route en parkeertips versturen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Dansvloer en zaal controleren
2 personen
Catering bestellen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Muziek en apparatuur testen
2 personen
Naambadges voorbereiden
Deelnemersinformatie printen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Dranken koelen
Zaal ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Muziekhoek inrichten
2 personen
Dansmaterialen klaarleggen
2 personen
Licht en ventilatoren plaatsen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
2 personen
Veiligheidsroute vrijmaken
Ontvangstteam instrueren
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Welkom en uitleg geven
Warming-up begeleiden
Basispassen demonstreren
Eerste choreografie oefenen
2 personen
Pauzedranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Tweede choreografie oefenen
2 personen
Groepen begeleiden
3 personen
Gezamenlijke dans uitvoeren
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Vrij dansmoment begeleiden
2 personen
Water en thee bijvullen
Afsluitende cooling-down geven
Bedankwoord en groepsfoto
2 personen
Vertrek van deelnemers begeleiden
2 personen

Nazorg

Restanten veilig opbergen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Vloer schoonmaken
2 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Zaal eindcontrole uitvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Apparatuur terugbrengen
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Registratietafel
Barkrukkenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Muziektablet
Oplaadkabelsaantal 4
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Ventilatorenaantal 3

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 20
Weerstandsbandenaantal 20
Danslintenaantal 20
Handdoekenaantal 20
Waterkrattenaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Schenkkanaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveerlepelsaantal 6

Decoratie

Slingersaantal 6
Tafelkledenaantal 6
Naambadgehoudersaantal 45
Pijlenbordenaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledspotsaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het niveau en de muziekstijl vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld ook de verwachte duur en eventuele benodigdheden, zodat deelnemers weten wat ze kunnen verwachten.
Verstuur het programma en de route- en parkeertips uiterlijk enkele dagen vooraf. Controleer de deelnemerslijst en betalingen daarna nog één keer, zodat je bij aankomst geen lange zoekactie hebt.
Test muziek, Bluetoothspeakers, microfoon, muziektablet en verlenghaspels minimaal één dag eerder. Leg oplaadkabels en stekkerdozen klaar; een lege accu of ontbrekende aansluiting komt vaak pas bij de soundcheck aan het licht.
Plan op de dag zelf tijd voor registratie, naambadges en het klaarzetten van tafels en stoelen. Zet water, drinkglazen en handdoeken vóór binnenkomst klaar en ventileer de zaal voordat de workshop begint.
Controleer sportmateriaal en bewegingsruimte vóór de eerste deelnemer arriveert. Leg yogamatten, weerstandsbanden of danslinten overzichtelijk klaar en houd looppaden vrij van koelboxen, kabels en serveerschalen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansworkshop organiseren?: Leg datum, locatie en dansdocent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra stijl, niveau en programma bekend zijn, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen en betalingen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een dansworkshop op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, registratie, sportmateriaal, catering en apparatuur. Plan daarnaast 30 minuten voor een volledige muziek- en microfoontest en controleer de ventilatie vóór deelnemers binnenkomen.
Hoeveel water en drank moet ik voorzien voor een dansworkshop?: Reken tijdens een actieve workshop op minstens 0,5 liter water per deelnemer, plus extra voor de docent en begeleiding. Koel de waterkratten vooraf en zet drinkglazen klaar bij een duidelijk drinkpunt.
Wanneer stuur ik de praktische informatie naar deelnemers?: Stuur programma, route, parkeertips en starttijd uiterlijk 3 dagen vooraf. Vraag dieetwensen eerder uit, zodat catering en boodschappen nog aangepast kunnen worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.