Organiser un atelier de danse sans rien oublier
Un atelier de danse demande plus qu’une salle et de la musique. Il faut verrouiller le programme, le niveau et l’intervenant avant d’ouvrir les inscriptions, puis suivre les participants, les paiements et leurs besoins alimentaires. Les derniers jours servent surtout à tester le son, préparer l’accueil et rendre la salle confortable. Cette checklist vous aide à avancer dans l’ordre, sans découvrir la veille qu’il manque des rallonges, des tapis ou des informations pratiques.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Confirmer l’intervenant de danse
Définir le style de musique et le niveau
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier une promotion sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
Mettre à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les paiements
Envoyer le programme aux participants
Envoyer le parcours et les conseils de stationnement
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Vérifier la piste de danse et la salle
2 personnes
Commander le catering
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Tester la musique et le matériel
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les informations des participants
Préparer les en-cas
2 personnes
Refroidir les boissons
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Aménager l’espace musique
2 personnes
Préparer le matériel de danse
2 personnes
Installer l’éclairage et les ventilateurs
2 personnes
Monter le buffet traiteur
2 personnes
Dégager l’itinéraire de sécurité
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Accueillir et donner les explications
Animer l'échauffement
Démontrer les pas de base
Répéter la première chorégraphie
2 personnes
Servir les boissons de pause
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Répéter la deuxième chorégraphie
2 personnes
Encadrer les groupes
3 personnes
Exécuter la danse collective
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Animer le moment de danse libre
2 personnes
Refaire le stock d’eau et de thé
Donner le cool-down final
Discours de remerciement et photo de groupe
2 personnes
Accompagner le départ des participants
2 personnes
Suivi
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le sol
2 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Effectuer le contrôle final de la salle
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
2 personnes
Ranger les stocks restants
Envoyer un message de remerciement aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 40
- Table d'inscription
- Tabourets de barqté 4
Équipement
- Haut-parleurs Bluetoothqté 2
- Microphone
- Pied de microphone
- Tablette musicale
- Câbles de rechargeqté 4
- Rallonges électriquesqté 3
- Multiprisesqté 4
- Ventilateursqté 3
Matériel de sport
- Tapis de yogaqté 20
- Bandes de résistanceqté 20
- Rubans de danseqté 20
- Serviettesqté 20
- Caisses d’eauqté 4
Vaisselle
- Verres à boireqté 50
- Tasses à caféqté 30
- Assiettesqté 50
- Couvertsqté 50
- Plateaux de serviceqté 8
- Carafeqté 4
Cuisine
- Machine à café
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 3
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 2
- Cuillères de serviceqté 6
Décoration
- Guirlandesqté 6
- Nappesqté 6
- Supports de badges nominatifsqté 45
- Panneaux de directionqté 6
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
- Projecteurs LEDqté 4
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Aspirateur
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Poubellesqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par fixer la date, le programme et le niveau, puis confirmez l’intervenant avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les inscriptions et ajuster le groupe.
- Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’atelier afin de vérifier les paiements, les besoins alimentaires et la liste définitive des participants. Envoyez ensuite le programme, l’itinéraire et les conseils de stationnement.
- Testez la musique et le matériel au moins 24 heures avant : enceinte, microphone, tablette musicale, câbles, rallonges et multiprises. Prévoyez une solution de recharge accessible, car une batterie vide peut interrompre une séance.
- Pour l’accueil, préparez les badges et les informations imprimées le jour précédent. Installez la table d’inscription 30 minutes avant l’arrivée prévue et gardez la liste des participants à portée de main.
- Aérez la salle avant l’ouverture et vérifiez l’espace de danse avant d’installer les tables et les chaises. Placez l’eau, les serviettes et le matériel de pratique de façon à laisser les passages dégagés.
Questions fréquentes
- Quand ouvrir les inscriptions pour un atelier de danse ?
- Ouvrez-les idéalement 3 à 5 semaines avant l’atelier. Fermez-les 3 à 5 jours avant pour confirmer les paiements, les quantités de repas et le nombre de tapis ou d’accessoires nécessaires.
- Combien de temps faut-il prévoir pour préparer une salle de danse ?
- Prévoyez 60 à 90 minutes sur place pour aérer, installer les tables, vérifier la piste, placer le matériel et tester le son. Ajoutez 30 minutes avant l’accueil pour préparer la table d’inscription et les badges.
- Quand tester la musique et le matériel de l’atelier ?
- Faites un premier test au moins 24 heures avant, puis un contrôle rapide 30 minutes avant l’arrivée des participants. Vérifiez notamment les haut-parleurs, le microphone, les câbles de recharge et les rallonges.
- Quelle quantité de boissons prévoir pour un atelier de danse ?
- Prévoyez au minimum 0,5 litre d’eau par participant pour une séance de quelques heures, davantage si la salle est chaude ou si l’atelier est intensif. Refroidissez les boissons le jour précédent et gardez une réserve facilement accessible.
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