Dansworkshop organiseren: een praktische checklist

Een dansworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een docent en een vrije zaal. Je regelt vooraf de inschrijvingen, het programma, muziek en deelnemersinformatie; op de dag zelf moeten vloer, geluid, ontvangst en materialen klaarstaan. Deze checklist helpt je de 57 taken in de juiste volgorde af te werken. Let vooral op zaken die vaak te laat gebeuren, zoals muziek offline opslaan, dieetwensen verzamelen en de locatiesleutels ophalen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Danszaal reserveren
Dansdocent vastleggen
Workshopprogramma bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Deelnemersinformatie versturen
Muziek en oefeningen voorbereiden
2 personen
Muziekbestanden offline opslaan
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Deelnemersmappen klaarleggen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Zaal controleren
2 personen
Dansvloer vrijmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen langs de wand plaatsen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Yogamatten klaarleggen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Naambadges uitdelen
Deelnemers naar de zaal begeleiden
2 personen
Welkomstuitleg geven
Warming-up begeleiden
Basispassen demonstreren
Danscombinatie aanleren
Pauzedranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Hapjes serveren
2 personen
Tweede dansblok begeleiden
Groepschoreografie oefenen
Vrij dansmoment begeleiden
2 personen
Cooling-down begeleiden
Bedankje en afsluiting verzorgen
2 personen
Deelnemers veilig uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Gebruikte bekers verzamelen
2 personen
Eten en drinken opruimen
2 personen
Yogamatten reinigen
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
Zaal vegen en dweilen
3 personen
Toiletten controleren
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 2
Registratietafel

Apparatuur

Draadloze speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Audioverbindingskabelsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 50
Handdoekenaantal 10
Waterdispensersaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Schenkkanenaantal 6
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiethermoskannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 4

Decoratie

Naambadgehoudersaantal 60
Pijlbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de danszaal en leg de docent vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo kun je meteen een definitief tijdstip, programma en maximumaantal deelnemers communiceren.
Open het aanmeldformulier zo vroeg mogelijk en verzamel direct dieetwensen. Werk de deelnemerslijst bij na elke aanmelding en stuur de praktische informatie uiterlijk enkele dagen voor de workshop.
Sla muziekbestanden offline op en test de speakers, microfoon en verbindingskabels vóór de deelnemers binnenkomen. Neem verlengsnoeren en stekkerdozen mee; die ontbreken vaak op locatie.
Maak de dansvloer volledig vrij en plaats stoelen langs de wand. Zet registratie, naambadges, deelnemersmappen en water klaar voordat je de eerste deelnemer ontvangt.
Plan boodschappen, hapjes en drank ruim vóór de workshop. Reken per deelnemer op een beker en controleer vooraf of je genoeg borden, bestek, serveermateriaal en afvalbakken hebt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansworkshop organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de zaal, docent en het workshopprogramma. Verstuur uitnodigingen zodra tijd en locatie vaststaan, zodat je minstens 2 weken hebt voor aanmeldingen en deelnemersinformatie.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een dansworkshop?: Houd per deelnemer ongeveer 2 tot 3 vierkante meter vrije dansvloer aan. Controleer daarnaast of er ruimte is voor stoelen langs de wand, een registratietafel en een plek voor tassen en jassen.
Wat moet ik testen voor een dansworkshop?: Test minimaal 30 minuten vóór aanvang de speakers, microfoon, audioverbindingen en alle muziekbestanden. Controleer ook of de muziek offline beschikbaar is, zodat een instabiele internetverbinding de workshop niet onderbreekt.
Hoeveel stoelen en yogamatten heb ik nodig voor een dansworkshop?: Leg voor iedere aangemelde deelnemer een stoel klaar en voeg 2 tot 3 extra stoelen toe voor docenten of begeleiding. Gebruik één yogamat per deelnemer als oefeningen op de vloer onderdeel zijn van het programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.