Checklist voor een goed georganiseerde dansworkshop
Een dansworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een docent en muziek regelen. Je hebt een vrije, veilige dansruimte nodig, een getest geluidssysteem en een duidelijke planning met pauzes. Regel inschrijvingen en deelnemersinformatie op tijd, zodat je weet hoeveel stoelen, water, hapjes en naamstickers nodig zijn. Gebruik deze checklist in volgorde: eerst datum, zaal en programma, daarna deelnemers en materiaal, en ten slotte de praktische opbouw op de dag zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Workshopdatum en zaal bevestigen
Docenten en muziekstijl vastleggen
2 personen
Programma en pauzes uitwerken
2 personen
Inschrijfformulier aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Reservering van de zaal bevestigen
Muziekbestanden verzamelen
Muziek afspelen en testen
2 personen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Deelnemers herinneren
Apparatuur opladen
Event
Zaal openen
2 personen
Zaal en vloer controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Dansruimte vrijmaken
3 personen
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Programma en huisregels toelichten
Warming-up begeleiden
2 personen
Dansinstructie begeleiden
3 personen
Pauzedranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Eindpresentatie begeleiden
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Materialen controleren en inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Deelnemers bedankbericht sturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 45
- Tafelsaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 60
- Bordenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Scharenaantal 3
Apparatuur
- Draadloze speakersaantal 2
- Draadloze microfoon
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Telefoonstandaard
Sportmateriaal
- Yogamattenaantal 45
- Handdoekenaantal 45
- Waterflessenaantal 45
Decoratie
- Slingersaantal 8
- Ballonnenaantal 80
- Ballonpompaantal 2
- Naamstickersaantal 60
- Papiertapeaantal 4
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 4
- Ledlampenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bevestig de zaal uiterlijk 4 weken vooraf en controleer of de vloer geschikt is voor de dansstijl. Vraag ook wanneer je naar binnen kunt en waar je tafels, stoelen en kledingrekken mag plaatsen.
- Leg de docent, muziekstijl en het programma met pauzes minimaal 3 weken vooraf vast. Plan tussen twee onderdelen genoeg wisseltijd in voor uitleg, water drinken en het aanpassen van de muziek.
- Sluit de inschrijvingen enkele dagen voor de workshop af en werk daarna de deelnemerslijst bij. Verzamel dieetwensen en stuur deelnemers uiterlijk 2 dagen vooraf een herinnering met starttijd, kledingadvies en praktische informatie.
- Test geluidsapparatuur, microfoon en alle muziekbestanden niet pas bij de start. Controleer minstens 1 dag vooraf de speakers, het mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen; laad draadloze apparatuur volledig op.
- Open de zaal minimaal 90 minuten vooraf. Controleer eerst vloer en ruimte, maak daarna de dansvloer vrij, zet de registratietafel klaar en plaats dranken, hapjes, naamstickers en eventuele yogamatten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een dansworkshop organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de datum, zaal en docent. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken vooraf en sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor de workshop af.
- Hoeveel ruimte heb je nodig voor een dansworkshop?
- Houd per deelnemer ongeveer 2 tot 3 vierkante meter vrije dansruimte aan, afhankelijk van de dansstijl. Reserveer daarnaast ruimte voor registratie, stoelen, tafels en een veilige doorgang naar de uitgang.
- Wanneer moet ik de muziek voor een dansworkshop testen?
- Verzamel en controleer alle muziekbestanden uiterlijk 1 dag vooraf. Test op de locatie nogmaals de speakers, microfoon, het mengpaneel en de aansluiting voordat deelnemers binnenkomen.
- Hoe vroeg moet je aanwezig zijn voor een dansworkshop?
- Kom minimaal 90 minuten voor de starttijd naar de zaal. Reken tijd voor de vloercontrole, het vrijmaken van de dansruimte, het opstellen van geluid, registratie en het koud zetten van dranken.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!