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Tanzworkshop organisieren: die praktische Checkliste

Bei einem Tanzworkshop müssen Kursinhalt, Raum, Musik und Teilnehmerzahlen zusammenpassen. Kläre zuerst Termin, Lehrkräfte und Tanzstil, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Programm, Pausen, Verpflegung und die technische Vorbereitung. Am Veranstaltungstag zählen ein freier Tanzboden, getestete Lautsprecher und ein reibungsloser Check-in. Die Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung und hilft dir, typische Last-Minute-Probleme zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Workshopdatum und Raum bestätigen

  • Lehrkräfte und Musikstil festlegen

    2 Personen

  • Programm und Pausen ausarbeiten

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Reservierung des Saals bestätigen

  • Musikdateien sammeln

  • Musik abspielen und testen

    2 Personen

  • Cateringmengen festlegen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Teilnehmer erinnern

  • Geräte aufladen

Event

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Saal und Boden kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tanzfläche freimachen

    3 Personen

  • Tonanlage aufstellen

    2 Personen

  • Musik und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Programm und Hausregeln erläutern

  • Aufwärmen betreuen

    2 Personen

  • Tanzanleitung begleiten

    3 Personen

  • Pausengetränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    3 Personen

  • Abschlusspräsentation begleiten

    3 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Materialien prüfen und einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht an Teilnehmer senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 45
  • TischeAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 60
  • TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • ScherenAnz. 3

Ausstattung

  • Kabellose LautsprecherAnz. 2
  • Kabelloses Mikrofon
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Telefonhalter

Sportmaterial

  • YogamattenAnz. 45
  • HandtücherAnz. 45
  • WasserflaschenAnz. 45

Dekoration

  • GirlandenAnz. 8
  • BallonsAnz. 80
  • BallonpumpeAnz. 2
  • NamensaufkleberAnz. 60
  • PapierklebebandAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • LED-LampenAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Pausen fest, bevor du die Einladungen verschickst. Plane bei einem mehrstündigen Workshop mindestens eine längere Pause ein und kommuniziere Beginn, Ende und benötigte Kleidung klar.
  • Öffne die Anmeldung erst, wenn Raum, Lehrkräfte und Musikstil bestätigt sind. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse für kurzfristige Änderungen.
  • Prüfe die Technik nicht erst beim Einlass: Stelle Lautsprecher, Mischpult und Mikrofon am Vortag auf und teste jede Musikdatei. Lade kabellose Geräte vollständig auf und lege Verlängerungskabel bereit.
  • Plane die Verpflegung nach der bestätigten Teilnehmerzahl. Stelle Getränke, Snacks sowie Becher, Teller und Besteck vor Beginn bereit; kalte Getränke gehören rechtzeitig in Kühlboxen oder einen Kühlschrank.
  • Reserviere am Workshop-Tag mindestens 90 Minuten für den Aufbau. Kontrolliere Boden und Saal, räume die Tanzfläche frei, stelle den Registrierungstisch auf und bringe Namensaufkleber an, bevor die ersten Personen eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Tanzworkshop organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. So bleiben genug Zeit für Raum und Lehrkräfte, die Anmeldung, Einladungen und die Zusammenstellung des Programms.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Tanzworkshop?
Plane mindestens 90 Minuten ein, bei umfangreicher Dekoration oder zusätzlicher Technik eher 2 Stunden. In dieser Zeit müssen Tanzfläche, Sitzplätze, Registrierung, Tonanlage und Getränke vorbereitet werden.
Wann sollte ich die Teilnehmer an den Tanzworkshop erinnern?
Schicke eine erste Bestätigung direkt nach der Anmeldung und eine Erinnerung 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Nenne darin Beginn, Adresse, Kleidung, Pausen und mögliche Verpflegungshinweise.
Wie teste ich die Musik und Technik vor dem Workshop?
Teste am Vortag jede verwendete Musikdatei über die vorgesehenen Lautsprecher und prüfe Mikrofon, Mischpult und Lautstärke. Am Veranstaltungstag reicht zusätzlich ein kurzer Funktionstest von 15 bis 20 Minuten.

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