Zo organiseer je een dansmasterclass

Begin met de datum, locatie, docent en muziekstijl; die keuzes bepalen de rest van je voorbereiding. Werk daarna het programma uit met duidelijke blokken, pauzes en een maximale groepsgrootte, zodat je weet hoeveel ruimte en materiaal nodig zijn. Open vervolgens het aanmeldformulier en houd deelnemers, betalingen en dieetwensen bij in één overzicht. Test in de laatste week de muziek, kabels en geluidsinstallatie en maak de ruimte op de dag zelf ruim en veilig.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Docent en muziekstijl vastleggen
3
Programma en pauzes uitwerken
2 personen
4
Aanmeldformulier openen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Socialmediabericht plaatsen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Reserveringen bevestigen
10
Deelnemerslijst bijwerken
11
Betalingen controleren
12
Herinnering aan deelnemers sturen
13
Muziek en afspeellijst controleren
2 personen
14
Techniek en kabels testen
2 personen
15
Boodschappenlijst controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Vers fruit en brood bewaren
18
Deelnemersbadges voorbereiden
2 personen
19
Muziekbestanden offline opslaan

Event

20
Ruimte vrijmaken
4 personen
21
Vloer controleren en reinigen
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Dansvloer afzetten
2 personen
24
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
25
Verlichting ophangen
2 personen
26
Registratietafel inrichten
2 personen
27
Cateringtafel inrichten
2 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
30
Sandwiches en fruit klaarzetten
3 personen
31
Techniek opnieuw testen
2 personen
32
Deelnemers ontvangen
3 personen
33
Aanwezigheid registreren
2 personen
34
Welkomstuitleg geven
35
Dansmasterclass begeleiden
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Pauzehapjes serveren
3 personen
38
Avondprogramma begeleiden
2 personen
39
Warme dranken serveren
2 personen
40
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

41
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
42
Restanten verpakken
2 personen
43
Afval verzamelen
3 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
46
Decoratie verwijderen
2 personen
47
Vloer en ruimte schoonmaken
3 personen
48
Apparatuur veilig opbergen
2 personen
49
Geleende spullen retourneren
2 personen
50
Locatie eindinspectie uitvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 12
Klaptafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 2
Spiegelsaantal 4

Sportmateriaal

Dansmattenaantal 10
Markeerschijvenaantal 20
Weerstandsbandenaantal 25
Yogablokkenaantal 20

Apparatuur

Geluidsboxenaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonaantal 2
Laptop
AUX-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 4
LED-staande lampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 8
Schenkkanenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheptangenaantal 6

Decoratie

Welkomstbord
Naamkaartjeshoudersaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Papieren slingersaantal 6
Afzetlintaantal 2

Schoonmaak

Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de pauzes vóór je uitnodigingen verstuurt. Bij een masterclass van drie uur werkt een pauze van 15 minuten halverwege beter dan een losse onderbreking die ter plekke ontstaat.
Controleer de deelnemerslijst uiterlijk 48 uur vooraf en stuur dan ook de praktische herinnering. Vermeld daarin de starttijd, kleding, route, eventuele dieetwensen en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Test laptop, mengpaneel, geluidsboxen, AUX-kabels en microfoon minimaal één dag eerder samen. Sla de muziekbestanden offline op, zodat een slechte internetverbinding je warming-up niet stillegt.
Maak de dansvloer minstens 60 minuten voor ontvangst vrij, schoon en herkenbaar afgebakend. Zet tafels, stoelen en kledingrekken aan de rand; losse kabels horen langs de muur en niet in de looproute.
Regel eten en drinken op basis van het definitieve aantal deelnemers, niet op basis van het aantal uitnodigingen. Bewaar vers fruit en brood gekoeld en zet herbruikbare bekers, koffie, thee en water op een aparte plek van de dansvloer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een dansmasterclass meestal?: Reken voor een complete masterclass op 2,5 tot 3 uur, inclusief één pauze van ongeveer 15 minuten. Plan daarnaast minimaal 60 minuten opbouw en 30 minuten afbouw.
Wanneer moet ik een dansmasterclass organiseren en uitnodigingen versturen?: Leg docent, locatie en muziekstijl minimaal 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging 4 tot 5 weken voor de masterclass en stuur 48 uur vooraf een herinnering.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een dansmasterclass?: Houd als richtlijn ongeveer 3 tot 4 vierkante meter vrije dansvloer per deelnemer aan. Reserveer bij 20 deelnemers dus minimaal 60 tot 80 vierkante meter, exclusief tafels, stoelen en techniek.
Hoe test je de muziek en techniek voor een dansmasterclass?: Test alle apparatuur uiterlijk één dag vooraf met dezelfde laptop, kabels en afspeellijst als op de dag zelf. Controleer ook het microfoongeluid, de stroompunten en een offline kopie van alle muziekbestanden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.