Organiser une masterclass de danse sans rien laisser au hasard

Une masterclass de danse se prépare dans un ordre précis : confirmer le lieu et le professeur, cadrer le programme, puis gérer les inscriptions et la logistique. Le jour venu, la qualité du sol, du son et de l’accueil compte autant que le cours lui-même. Prévoyez aussi les pauses, les besoins alimentaires et une solution si la musique ou les câbles posent problème. Ce plan vous aide à avancer des premières réservations jusqu’à l’installation de la salle.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Noter le professeur et le style musical
3
Élaborer le programme et les pauses
2 personnes
4
Ouvrir le formulaire d’inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier un message sur les réseaux sociaux
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer les réservations
10
Mettre à jour la liste des participants
11
Vérifier les paiements
12
Envoyer un rappel aux participants
13
Vérifier la musique et la playlist
2 personnes
14
Tester la technique et les câbles
2 personnes
15
Vérifier la liste des courses
16
Faire les courses
2 personnes
17
Conserver les fruits frais et le pain
18
Préparer les badges des participants
2 personnes
19
Sauvegarder les fichiers musicaux hors ligne

Événement

20
Libérer de l’espace
4 personnes
21
Vérifier et nettoyer le sol
2 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Balisage de la piste de danse
2 personnes
24
Installer le système de sonorisation
2 personnes
25
Installer l'éclairage
2 personnes
26
Installer la table d'inscription
2 personnes
27
Installer la table traiteur
2 personnes
28
Mettre les boissons au frais
2 personnes
29
Préparer le café et le thé
2 personnes
30
Préparer les sandwichs et les fruits
3 personnes
31
Revérifier la technique
2 personnes
32
Accueillir les participants
3 personnes
33
Enregistrer la présence
2 personnes
34
Donner les consignes d’accueil
35
Animer la masterclass de danse
2 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Servir les en-cas de pause
3 personnes
38
Encadrer le programme du soir
2 personnes
39
Servir des boissons chaudes
2 personnes
40
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

41
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
42
Emballer les restes
2 personnes
43
Rassembler les déchets
3 personnes
44
Faire la vaisselle
3 personnes
45
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
46
Retirer la décoration
2 personnes
47
Nettoyer le sol et l’espace
3 personnes
48
Ranger le matériel en lieu sûr
2 personnes
49
Rendre les articles empruntés
2 personnes
50
Effectuer l’inspection finale du site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 12
Tables pliantesqté 2
Portants à vêtementsqté 2
Miroirsqté 4

Matériel de sport

Tapis de danseqté 10
Disques de marquageqté 20
Bandes de résistanceqté 25
Blocs de yogaqté 20

Équipement

Enceintesqté 2
Table de mixage
Micro sans filqté 2
Ordinateur portable
Câbles AUXqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampadaires LEDqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 4

Cuisine

Glacièresqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pince de serviceqté 6

Décoration

Panneau d’accueil
Porte-nomsqté 6
Nappesqté 8
Guirlandes en papierqté 6
Ruban de balisageqté 2

Nettoyage

Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le lieu, le professeur et le style musical. Écrivez ensuite un programme avec les horaires de cours et les pauses avant d’ouvrir les inscriptions.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est fixé et demandez immédiatement les besoins alimentaires. Relancez les personnes inscrites au moins 48 heures avant la masterclass.
Prévoyez l’accueil avant le jour J : badges préparés, liste des participants à jour et paiements vérifiés. Gardez une copie de cette liste accessible hors ligne.
Testez le son dans la salle avec les enceintes, la table de mixage, le micro et les câbles au moins 24 heures avant. Sauvegardez la playlist sur l’ordinateur afin de ne pas dépendre d’une connexion Internet.
Libérez l’espace, nettoyez le sol et balisez la piste avant l’arrivée du groupe. Installez les tables et les chaises sur les côtés pour conserver une zone de danse dégagée, puis vérifiez l’éclairage et les rallonges.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une masterclass de danse ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le professeur et le lieu, d’ouvrir les inscriptions, de vérifier les paiements et d’envoyer un rappel 48 heures avant.
Quand ouvrir les inscriptions à une masterclass de danse ?: Ouvrez-les dès que la date, le lieu, le style et le programme sont confirmés, généralement 3 à 4 semaines avant. Fixez une date de clôture 3 à 5 jours avant pour mettre à jour la liste et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une salle de danse ?: Comptez 2 à 3 heures le jour même. Réservez les 30 dernières minutes au test du son, au contrôle des câbles, au balisage de la piste et à la vérification du sol.
Que prévoir pour les pauses d’une masterclass de danse ?: Prévoyez une pause de 10 à 15 minutes par tranche d’environ 90 minutes de pratique. Installez l’eau, les gobelets réutilisables et le café avant le début, puis gardez les fruits frais et le pain au frais jusqu’au service.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.