Zo organiseer je een dankdienst zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en kern van de dienst: de voorganger, musici, liederen, lezingen en sprekers. Werk daarna naar buiten toe met uitnodigingen, aanmeldingen en het definitieve aantal gasten. Pas als dat aantal vaststaat, bestel je drukwerk, regel je catering en deel je de zaal in. De meeste problemen ontstaan doordat techniek, route-informatie en praktische hulp pas op de dag zelf worden gecontroleerd. Plan daarom een aparte opbouw- en testronde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Voorganger en musici vastleggen
3
Reservering van zaal maken
4
Programma van de dienst opstellen
2 personen
5
Liederen en lezingen kiezen
2 personen
6
Sprekers en lezers benaderen
7
Uitnodigingen opstellen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Definitief aantal gasten bepalen
12
Drukwerk controleren
2 personen
13
Programmaboekjes printen
2 personen
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Boodschappenlijst controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Servies en materialen verzamelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Route en parkeren communiceren
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Zaal schoonmaken
3 personen
22
Stoelen opstellen
4 personen
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Tafels dekken
3 personen
25
Versiering ophangen
2 personen
26
Liturgische tafel inrichten
2 personen
27
Muziek en microfoon testen
2 personen
28
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen

Event

29
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
30
Gasten verwelkomen
3 personen
31
Dankdienst begeleiden
4 personen
32
Koffie en thee serveren
3 personen
33
Hapjes serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Gasten begeleiden en informeren
2 personen
36
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

37
Restanten veilig verpakken
2 personen
38
Servies afwassen
3 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
40
Decoratie verwijderen
2 personen
41
Zaal schoonmaken
3 personen
42
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
43
Geleende spullen controleren
2 personen
44
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 75
Tafelsaantal 10
Ontvangsttafel
Tafelrokkenaantal 10

Servies

Koffiekopjesaantal 75
Schoteltjesaantal 75
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Koffielepelsaantal 75
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Serveerbladenaantal 6
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Microfoon
Microfoonstandaard
Luidsprekeraantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Tafellopersaantal 10
Kaarsenaantal 24
Kaarsenhoudersaantal 12
Welkomstbord
Fotolijstjesaantal 8

Kantoor

Programmaboekjesaantal 80
Naamkaartjesaantal 80
Pennenaantal 12
Plakbandaantal 4
Scharenaantal 3

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma en rollen uiterlijk drie weken vooraf vast. Bevestig niet alleen de voorganger en musici, maar ook iedere spreker en lezer afzonderlijk, inclusief aankomsttijd en spreektijd.
Sluit de gastenlijst vijf tot zeven dagen voor de dankdienst. Gebruik het definitieve aantal voor programmaboekjes, naamkaartjes, servies, stoelen en hapjes; houd ongeveer 5 procent extra drukwerk achter de hand.
Test microfoon, microfoonstandaard, luidspreker, verlengkabels en stekkerdozen tijdens de opbouw op de plek waar ze werkelijk worden gebruikt. Controleer ook of lezers zonder omsteken bij de microfoon kunnen komen.
Maak route- en parkeerinformatie onderdeel van de uitnodiging en stuur die uiterlijk twee dagen vooraf nogmaals. Zet bij binnenkomst een ontvangsttafel met welkomstbord, naamkaartjes en programmaboekjes klaar.
Plan de zaalopbouw minimaal twee uur voor ontvangst. Zet eerst stoelen en tafels, dek daarna het servies en koel de dranken; zo blijft er tijd over om koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen te vullen en de versiering veilig op te hangen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een dankdienst organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, voorganger en musici. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de dienst, zodat je dieetwensen en aanmeldingen tijdig kunt verzamelen.
Wanneer moet ik het definitieve aantal gasten voor een dankdienst bepalen?: Sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen vooraf. Dan kun je stoelen, naamkaartjes, programmaboekjes, servies, hapjes en dranken aanpassen zonder op de laatste dag nog grote wijzigingen te doen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een dankdienst op te bouwen?: Reserveer minstens 2 uur voor het schoonmaken en inrichten van de zaal. Plan daarnaast 30 minuten voor de geluidscheck en laat voorganger, musici, sprekers en lezers uiterlijk 45 minuten voor aanvang aanwezig zijn.
Wanneer stuur je praktische informatie over route en parkeren?: Zet route- en parkeerinformatie in de uitnodiging en stuur een korte herinnering 2 dagen voor de dankdienst. Vermeld ook hoe laat de ontvangst begint, waar de ontvangsttafel staat en bij wie gasten met vragen terechtkunnen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.