Checklist voor een goed georganiseerd damtoernooi
Een damtoernooi organiseren vraagt meer dan voldoende damborden klaarzetten. Je moet eerst de datum en speellocatie vastleggen, daarna inschrijvingen, regels, poules en wedstrijdschema’s op elkaar afstemmen. Regel materiaal, prijzen, catering en vrijwilligers voordat de deelnemerslijst sluit. Op de speeldag zelf draait alles om een snelle registratie, duidelijke wedstrijdkaarten en een zaal die vóór de eerste ronde volledig is ingericht.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Toernooidatum vastleggen
Speellocatie reserveren
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Toernooiregels vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Scheidingsrechters aanwijzen
2 personen
Prijzen bestellen
Catering bestellen
Deelnemerslijst sluiten
Indeling per poule maken
2 personen
Wedstrijdkaarten afdrukken
Scoreformulieren afdrukken
Deelnemers informeren
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen controleren
Toernooimateriaal sorteren
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Speelzaal openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Damborden klaarleggen
3 personen
Damklokken instellen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Event
Deelnemers registreren
4 personen
Toernooiregels toelichten
Eerste ronde begeleiden
4 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Volgende rondes indelen
2 personen
Meldingen bij scheidsrechters opnemen
2 personen
Tweede ronde begeleiden
4 personen
Derde ronde begeleiden
4 personen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Vierde ronde begeleiden
4 personen
Warme maaltijd serveren
4 personen
Finaleronde begeleiden
4 personen
Eindstand controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Damborden verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Speelzaal schoonmaken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 18
- Stoelenaantal 80
- Registratietafel
- Buffettafelsaantal 3
- Afvalbakkenaantal 6
Sportmateriaal
- Dambordenaantal 40
- Damsteensetsaantal 40
- Damklokkenaantal 20
- Reserve-damklokkenaantal 2
- Scheidingsbordjesaantal 40
- Scorebord
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Schaaltjesaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Serveertangenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 6
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Tabletsaantal 2
- Printer
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Speakersaantal 2
- Microfoon
- Presentatiescherm
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Ballonnenaantal 50
- Slingersaantal 6
- Pijlbordenaantal 8
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de toernooiregels en het wedstrijdschema vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld ook wanneer inschrijvingen sluiten, zodat je daarna de poule-indeling en het aantal tafels kunt bepalen.
- Sluit de deelnemerslijst uiterlijk enkele dagen vóór het toernooi. Verwerk dan dieetwensen, maak de poules, druk wedstrijd- en scoreformulieren af en informeer deelnemers over aanvang, locatie en regels.
- Plan per speellocatie minstens één vrijwilliger voor registratie en één scheidingsrechter per speelgebied. Wijs daarnaast iemand aan die uitslagen verzamelt en het scorebord bijwerkt.
- Controleer het materiaal vóór de opbouw: per gelijktijdige partij heb je een dambord en damsteenset nodig; leg ook reserve-damklokken, scoreformulieren en schrijfmateriaal apart klaar.
- Open de speelzaal minimaal 60 minuten voor de start. Zet eerst registratie-, buffet- en speeltafels neer, test laptop, printer en eventuele speakers en leg daarna de damborden, klokinstellingen en scheidingsbordjes klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel damborden heb ik nodig voor een damtoernooi?
- Je hebt één dambord en één damsteenset nodig per partij die tegelijk wordt gespeeld. Tel daarnaast reserve-damklokken en enkele extra sets mee voor defecten of zoekgeraakte onderdelen.
- Wanneer moet ik de inschrijving voor een damtoernooi sluiten?
- Sluit de inschrijving bij voorkeur 3 tot 7 dagen vóór de speeldatum. Zo houd je tijd over om de deelnemerslijst te controleren, poules te maken, catering af te stemmen en formulieren te printen.
- Hoe lang van tevoren moet een damtoernooi georganiseerd worden?
- Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en regels. Verstuur daarna de uitnodigingen en plan de laatste week voor deelnemerslijst, poule-indeling, prijzen, boodschappen en materiaalcontrole.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een damtoernooi?
- Plan minimaal twee functies: één persoon voor registratie en één voor de wedstrijdleiding. Bij meerdere speelgebieden voeg je per gebied een scheidingsrechter toe; wijs ook iemand aan voor uitslagen en het scorebord.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!