Checklist pour organiser un tournoi de dames
Un tournoi de dames se prépare bien avant l’installation des premiers damiers. Il faut verrouiller la date et le lieu, cadrer les règles, suivre les inscriptions et prévoir les rôles le jour J. Le matériel de jeu ne suffit pas : feuilles de score, pendules de secours, impressions, repas et alimentation électrique demandent aussi une vérification. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’ouverture de la salle.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date du tournoi
Réserver le lieu de jeu
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Définir les règles du tournoi
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les bénévoles
2 personnes
Désigner les arbitres
2 personnes
Commander les prix
Commander le catering
Clôturer la liste des participants
Établir la répartition par poule
2 personnes
Imprimer les cartes du concours
Imprimer les feuilles de score
Informer les participants
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les prix
Trier le matériel du tournoi
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Ouvrir la salle de jeux
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les damiers
3 personnes
Régler les pendules d'échecs
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Événement
Enregistrer les participants
4 personnes
Expliquer les règles du tournoi
Encadrer la première manche
4 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Répartir les prochains tours
2 personnes
Recueillir les messages pour les arbitres
2 personnes
Accompagner le deuxième tour
4 personnes
Encadrer le troisième tour
4 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Animer le quatrième tour
4 personnes
Servir le repas chaud
4 personnes
Animer la finale
4 personnes
Vérifier le score final
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Rassembler les plateaux de dames
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle de jeux
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 18
- Chaisesqté 80
- Table d'inscription
- Tables de buffetqté 3
- Poubellesqté 6
Matériel de sport
- Plateaux de damesqté 40
- Jeux de damesqté 40
- Pendules de jeu de damesqté 20
- Horloges de secours pour damesqté 2
- Panneaux de séparationqté 40
- Tableau des scores
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Petits bolsqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Pinces de serviceqté 6
- Louchesqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 6
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Tablettesqté 2
- Imprimante
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Écran de présentation
Décoration
- Nappesqté 8
- Ballonsqté 50
- Guirlandesqté 6
- Panneaux indicateursqté 8
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date et réservez le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite un délai d’au moins 3 semaines pour envoyer les invitations et recueillir les besoins alimentaires.
- Arrêtez le règlement et le programme avant de publier le formulaire d’inscription. Les participants doivent connaître les horaires, le format des poules et les règles au moins 7 jours avant le tournoi.
- Comptez le matériel table par table : un damier et un jeu par table de jeu, plus au moins 2 pendules ou horloges de secours pour remplacer rapidement un appareil défaillant.
- Clôturez la liste des participants plusieurs jours avant la compétition afin d’établir la répartition par poule, d’imprimer les cartes et de préparer les feuilles de score sans modification de dernière minute.
- Répartissez les bénévoles et les arbitres par créneau, puis récupérez les clés avant le jour J. Gardez aussi 2 rallonges et 2 multiprises disponibles pour l’ordinateur, l’imprimante et la sonorisation.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de dames ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, lancer les inscriptions, commander les prix et confirmer le catering avant de clôturer les participants.
- Quand clôturer les inscriptions à un tournoi de dames ?
- Clôturez-les au moins 5 à 7 jours avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps de former les poules, d’imprimer les documents et d’informer chaque participant.
- Quel matériel prévoir pour un tournoi de dames ?
- Prévoyez un plateau et un jeu par table, une pendule par table si le format l’exige, ainsi que 2 horloges de secours. Ajoutez les feuilles de score, un tableau des scores, des panneaux de séparation et le matériel d’impression.
- Combien de bénévoles faut-il pour un tournoi de dames ?
- Prévoyez au minimum 1 personne à l’inscription, 1 responsable de salle et les arbitres nécessaires au format choisi. Pour une compétition de plusieurs poules, désignez aussi une personne pour les scores et une autre pour le buffet.
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