Checklist voor een goed georganiseerd damtoernooi
Een damtoernooi staat of valt met een sluitende deelnemerslijst, een duidelijk wedstrijdschema en compleet materiaal op elke tafel. Leg eerst het toernooiformaat, de regels en het prijzengeld vast; daarna kun je inschrijvingen verwerken en de speeldag indelen. Controleer niet alleen de damvlakken en stenen, maar ook damklokken, scorebladen, pennen en reserveonderdelen. Op de dag zelf werk je van registratie naar ronde-indeling, spelen, scores verwerken en prijsuitreiking.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Toernooiformaat bepalen
2 personen
Toernooiregels vastleggen
2 personen
Prijzengeld vaststellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst afsluiten
Wedstrijdschema maken
2 personen
Reservering bevestigen
Prijzen bestellen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Naamkaartjes maken
Scorebladen printen
Deelnemers informeren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Toernooimappen klaarmaken
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Damtafels inrichten
4 personen
Wedstrijdnummers plaatsen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Event
Registratietafel bemannen
2 personen
Deelnemers aanmelden
2 personen
Openingsuitleg geven
Eerste speelronde begeleiden
3 personen
Uitslagen registreren
2 personen
Tweede speelronde begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzesnacks serveren
3 personen
Derde speelronde begeleiden
3 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Vierde speelronde begeleiden
3 personen
Finaleronde begeleiden
3 personen
Eindstand controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Laatste dranken serveren
2 personen
Nazorg
Damstenen en klokken verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materiaal verpakken
3 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 14
- Stoelenaantal 56
- Inschrijftafel
Sportmateriaal
- Damvlakkenaantal 14
- Damstenen zwartaantal 14
- Damstenen witaantal 14
- Damklokkenaantal 14
- Reserve damvlakkenaantal 2
- Reserve damstenenaantal 4
Apparatuur
- Laptop
- Printer
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Telefoonladersaantal 3
Papierwaren
- Scorebladenaantal 100
- Deelnemerslijstaantal 4
- Wedstrijdschema'saantal 20
- Naamkaartjesaantal 60
- Pennenaantal 60
- Potlodenaantal 20
- Klembordenaantal 20
- Plakbandaantal 4
- Stiftenaantal 2
Catering
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Boodschappen
Servies
- Glazenaantal 70
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Moklepelsaantal 60
- Schaaltjesaantal 12
- Serveerbladenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 14
- Papieren slingersaantal 6
- Prijzenbekersaantal 3
- Medaille lintenaantal 3
Schoonmaak
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezemaantal 2
- Blik en vegeraantal 2
- Sponzenaantal 6
Tips
- Sluit de deelnemerslijst uiterlijk 3 tot 5 dagen voor het toernooi af. Dan kun je het wedstrijdschema, de wedstrijdnummers, naamkaartjes en het benodigde aantal scorebladen zonder last-minute wijzigingen maken.
- Controleer per speeltafel één damvlak, een complete set zwarte en witte damstenen en een damklok. Leg daarnaast minstens 2 reserve-damvlakken en reserve-damstenen apart voor schade of ontbrekende onderdelen.
- Richt de inschrijftafel minimaal 45 minuten voor de start in met de deelnemerslijst, naamkaartjes, pennen, klemborden en het wedstrijdschema. Zo kun je late binnenkomst afhandelen zonder de eerste ronde op te houden.
- Print scorebladen en wedstrijdschema's vóór de speeldag en neem een printer, laptop, verlengkabels en stekkerdozen alleen als back-up mee. Een lege printercartridge of ontbrekende stroomaansluiting wordt vaak pas bij de registratie ontdekt.
- Zet koffie, thee en water minstens 30 minuten voor aanvang klaar en koel de dranken vooraf. Plan catering buiten de speelrondes, zodat deelnemers hun partij niet hoeven te onderbreken en glazen niet tussen de damstenen staan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een damtoernooi organiseren?
- Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, het formaat, de regels en het prijzengeld. Open de inschrijving daarna en sluit de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen voor de speeldag.
- Hoeveel damtafels heb ik nodig voor een damtoernooi?
- Dat hangt af van het aantal partijen per ronde: voor één partij heb je één speeltafel en twee stoelen nodig. Bij 32 deelnemers die gelijktijdig spelen, reken je op 16 damtafels, plus ruimte voor de inschrijftafel en catering.
- Wanneer maak ik het wedstrijdschema voor een damtoernooi?
- Maak het definitieve schema nadat de deelnemerslijst is gesloten, bij voorkeur 2 tot 3 dagen voor het toernooi. Print ook een extra exemplaar en houd een potlood bij de hand voor correcties.
- Wat moet ik meenemen naar een damtoernooi?
- Neem per speeltafel een damvlak, zwarte en witte damstenen, een damklok en scorebladen mee. Leg daarnaast reserve-damvlakken, reserve-damstenen, pennen, naamkaartjes, klemborden en verlengkabels klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!