Checklist pour organiser un tournoi de dames

Un tournoi de dames se prépare bien avant l’installation des tables de jeu. Il faut d’abord choisir le format, fixer les règles et ouvrir les inscriptions, puis verrouiller le nombre de participants pour construire un planning réaliste. Les détails souvent oubliés sont les pendules, les feuilles de score, les badges et les rallonges pour l’ordinateur et l’imprimante. Cette checklist vous accompagne jusqu’à l’accueil des joueurs, au service des boissons et au rangement de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Déterminer le format du tournoi
2 personnes
Définir les règles du tournoi
2 personnes
Fixer le montant des prix
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Clôturer la liste des participants
Établir le planning des matchs
2 personnes
Confirmer la réservation
Commander les prix
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Créer des badges nominatifs
Imprimer les feuilles de score
Informer les participants
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les dossiers du tournoi
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables de dames
4 personnes
Installer les numéros de compétition
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Inscrire les participants
2 personnes
Donner les consignes d’ouverture
Accompagner la première session de jeu
3 personnes
Enregistrer les résultats
2 personnes
Encadrer le deuxième tour
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les snacks de pause
3 personnes
Encadrer le troisième tour de jeu
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Encadrer la quatrième manche
3 personnes
Animer la finale
3 personnes
Vérifier le score final
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Servir les dernières boissons
2 personnes

Suivi

Rassembler les pions et les horloges
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 56
Table d'inscription

Matériel de sport

Surfaces de jeu de damesqté 14
Pions noirsqté 14
Pions de dames blancsqté 14
Pendules de jeu de damesqté 14
Murs de rechangeqté 2
Pions de dames de réserveqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Chargeurs de téléphoneqté 3

Papeterie

Feuilles de scoreqté 100
Liste des participantsqté 4
Horaires des compétitionsqté 20
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 60
Crayonsqté 20
Presse-papiersqté 20
Ruban adhésifqté 4
Marqueursqté 2

Catering

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Courses

Vaisselle

Verresqté 70
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Cuillères à tasseqté 60
Petits bolsqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Louchesqté 6

Décoration

Nappesqté 14
Guirlandes en papierqté 6
Coupes de prixqté 3
Rubans de médailleqté 3

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Épongesqté 6

Conseils

Clôturez les inscriptions avant d’établir le planning des matchs : avec un nombre définitif de participants, vous évitez de refaire les horaires et les feuilles de score au dernier moment.
Vérifiez chaque table de jeu avec son matériel : surface, pions noirs, pions blancs, pendule et matériel de réserve. Prévoyez au moins un jeu de rechange pour remplacer rapidement une pièce ou un élément manquant.
Préparez les dossiers du tournoi la veille, avec la liste des participants, les horaires, les feuilles de score, les stylos et les badges nominatifs. Gardez quelques feuilles vierges et des crayons pour les corrections sur place.
Testez l’ordinateur, l’imprimante et les branchements avant l’arrivée du premier joueur. Comptez les rallonges et les multiprises nécessaires afin que le comptoir d’inscription reste opérationnel sans câble qui traverse les zones de jeu.
Refroidissez les boissons plusieurs heures avant le début et installez les machines à café, bouilloires, thermos, verres et tasses avant l’accueil. Le service traiteur doit être prêt pendant que les participants s’inscrivent, pas après le premier match.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de dames ?: Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour réserver le lieu, définir le format, lancer les inscriptions et commander les prix. Gardez les 2 derniers jours pour confirmer les participants, imprimer les documents et vérifier le matériel.
Quand faut-il fermer les inscriptions à un tournoi de dames ?: Fermez les inscriptions au minimum 5 à 7 jours avant le tournoi. Ce délai permet de finaliser la liste des participants, d’établir les horaires des matchs et de préparer les badges et les feuilles de score.
Combien de jeux de dames faut-il prévoir ?: Prévoyez une surface de jeu et un jeu complet par table de compétition, avec au moins un jeu de pions de réserve et un élément de rechange. Ajoutez quelques stylos et feuilles de score supplémentaires pour chaque série de matchs.
Quand installer la salle pour un tournoi de dames ?: Installez les tables, les chaises, les tables de dames, les numéros de compétition et le comptoir d’inscription le jour même, au moins 2 heures avant l’accueil. Testez ensuite les pendules, l’imprimante et les branchements avant l’arrivée des joueurs.

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