Checklist voor een goed georganiseerd damtoernooi

Een damtoernooi organiseren vraagt meer dan damborden en damstenen klaarzetten. Je moet vooraf een speellocatie reserveren, het format kiezen, deelnemers bevestigen en een wedstrijdschema maken. Op de dag zelf draait alles om een snelle registratie, duidelijke wedstrijdformulieren en materiaal dat direct beschikbaar is. Met deze checklist werk je van de eerste planning naar de opening van het toernooi, inclusief pauzes, catering en prijzen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum vastleggen
Speellocatie reserveren
Toernooiformat bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Prijzen en medailles bestellen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen klaarzetten
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Damtafels inrichten
3 personen
Wedstrijdklokken plaatsen
2 personen
Wedstrijdformulieren klaarleggen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes en broodjes klaarzetten
3 personen

Event

Deelnemers registreren
2 personen
Toernooi openen
Rondes begeleiden
3 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondmaaltijd uitserveren
3 personen
Eindstanden controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Toernooi afsluiten

Nazorg

Damstenen en klokken verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materiaal retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 60
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 4

Sportmateriaal

Damstenenaantal 30
Dambordenaantal 30
Damklokkenaantal 30
Reserve damstenenaantal 4
Reserve dambordenaantal 4
Wedstrijdformulierenaantal 100
Schrijfpennenaantal 40
Scorebord
Pauzebordjesaantal 30

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Telefoonladersaantal 2

Servies

Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Toernooibanner
Tafelkledenaantal 14
Naamkaartjesaantal 60

Verlichting

Tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 2
Bezem en stofferaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het toernooiformat uiterlijk twee weken vooraf vast. Daarmee kun je het aantal rondes, de speelduur en het wedstrijdschema passend maken voor het aantal deelnemers.
Controleer het spelmateriaal minimaal één week voor het toernooi. Tel per speeltafel een dambord, een complete set damstenen en een damklok, en leg daarnaast reserveborden en reservestenen klaar.
Maak de registratie eenvoudiger door deelnemers vooraf te bevestigen en naamkaartjes klaar te leggen. Plan op de toernooidag minstens 30 minuten voor binnenkomst en controleer dieetwensen voordat je boodschappen doet.
Zet wedstrijdformulieren, schrijfpennen en het scorebord bij de registratie- of wedstrijdleiding klaar. Leg pauzebordjes zichtbaar neer, zodat spelers weten wanneer een ronde is afgelopen en wanneer de volgende begint.
Open de locatie ruim vóór de eerste registratie. Reken ongeveer 60 minuten voor tafels, stoelen, damtafels, klokken, stroomvoorziening, koffie, thee en gekoelde dranken; zo hoef je niet tijdens de eerste ronde nog op te bouwen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een damtoernooi organiseren?: Leg de datum en speellocatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor het toernooi en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen van tevoren.
Hoeveel damtafels heb ik nodig voor een damtoernooi?: Reken met 1 damtafel per 2 spelers die tegelijk spelen. Bij 24 deelnemers heb je dus 12 tafels nodig, plus minstens 1 reserveplek voor materiaal of een onverwachte extra partij.
Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor de opbouw van een damtoernooi?: Plan minimaal 60 minuten voor de opbouw en nog 30 minuten voor registratie. Zet tafels, stoelen, damklokken en formulieren eerst klaar; daarna controleer je de techniek en catering.
Wat moet ik meenemen naar een damtoernooi?: Neem per speelplek een dambord, damstenen, wedstrijdformulier, pen en waar nodig een damklok mee. Voeg reserve damstenen en damborden, een scorebord, een laptop, printer, verlengkabels en stekkerdozen toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.