Checklist pour organiser un tournoi de dames
Un tournoi de dames se prépare en plusieurs étapes : choisir le format, confirmer les joueurs, prévoir le matériel et organiser l’accueil. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations à l’ouverture des parties. Les détails souvent oubliés sont les pendules de réserve, les feuilles de match imprimées et un espace clairement identifié pour les inscriptions. Prévoyez aussi le café, les boissons et une solution simple pour les pauses entre les rondes.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date du tournoi
Réserver le lieu de jeu
Définir le format du tournoi
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
Commander les prix et médailles
Établir le planning des matchs
2 personnes
Répartir les bénévoles
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Préparer les prix
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables de dames
3 personnes
Installer les chronomètres de compétition
2 personnes
Préparer les feuilles de match
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
Événement
Enregistrer les participants
2 personnes
Ouvrir le tournoi
Encadrer les rondes
3 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Clôturer le tournoi
Suivi
Rassembler les pions et les horloges
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 14
- Chaisesqté 60
- Table d'inscription
- Poubellesqté 4
Matériel de sport
- Pions de damesqté 30
- Plateaux de damesqté 30
- Pendules de jeu de damesqté 30
- Pions de dames de réserveqté 4
- Plateaux de dames de rechangeqté 4
- Fiches de matchqté 100
- Stylosqté 40
- Tableau des scores
- Pancartes de pauseqté 30
Équipement
- Ordinateur portable
- Imprimante
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Chargeurs de téléphoneqté 2
Vaisselle
- Verresqté 70
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
Décoration
- Bannière du tournoi
- Nappesqté 14
- Badges nominatifsqté 60
Éclairage
- Lampes de tableqté 6
Nettoyage
- Seaux de nettoyageqté 2
- Balai et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le format et le rythme des matchs avant d’envoyer les invitations : ces choix déterminent le nombre de tables, de pendules et l’heure de fin du tournoi.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis confirmez les participants quelques jours avant. Gardez une marge de 5 à 10 % pour les boissons et les encas.
- Préparez le planning des matchs, les feuilles de match et le tableau des scores avant l’ouverture du lieu. Imprimez quelques feuilles supplémentaires et vérifiez les stylos.
- Comptez au moins un jeu de dames complet par table, plus des pions et plateaux de rechange. Testez les pendules de compétition et prévoyez des rallonges si elles doivent être branchées.
- Arrivez au moins 2 heures avant le premier match pour installer les tables, les chaises, la table d’inscription et les boissons au frais. Répartissez les bénévoles entre l’accueil, les résultats et les pauses.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de dames ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Réservez le lieu dès que la date est choisie, puis envoyez les invitations environ 3 semaines avant le tournoi et confirmez les joueurs 3 à 5 jours avant.
- Quel matériel faut-il prévoir pour un tournoi de dames ?
- Prévoyez un plateau et un jeu de pions par table, une pendule par partie, ainsi que des fiches de match et des stylos. Ajoutez au moins 1 ou 2 jeux de rechange et quelques pendules supplémentaires si le budget et le stock le permettent.
- Quand préparer le planning des matchs ?
- Établissez une première version 7 à 10 jours avant le tournoi, lorsque les inscriptions sont presque closes. Ajustez-la après la confirmation finale des participants, au plus tard la veille.
- À quelle heure faut-il arriver pour installer un tournoi de dames ?
- Ouvrez le lieu environ 2 heures avant l’accueil des joueurs. Cela laisse le temps d’installer les tables de dames, les pendules, les feuilles de match, la table d’inscription et le café sans retarder la première ronde.
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