Damesvoetbaltoernooi organiseren: checklist en planning

Een damesvoetbaltoernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen velden en teams regelen. Leg eerst datum, velden, kleedkamers en scheidsrechters vast en werk daarna toe naar inschrijvingen, teamgegevens en een sluitend wedstrijdschema. In de laatste week controleer je wedstrijdmateriaal, print je formulieren en informeer je deelnemers over parkeren en de dagindeling. Deze checklist helpt je de 82 taken in de juiste volgorde af te werken en voorkomt dat ballen, hesjes of praktische informatie pas op de wedstrijddag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum vastleggen
2 personen
Voetbalvelden reserveren
Kleedkamers reserveren
Scheidsrechters vastleggen
Toernooiopzet bepalen
2 personen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Teamgegevens verzamelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
Deelnemerslijst afronden
Parkeerinformatie versturen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Scheidsrechters informeren
Wedstrijdformulieren printen
Teamindeling printen
Draaiboek printen
Boodschappen bestellen
2 personen
Prijzen inkopen
Boodschappen ophalen
2 personen
Versieringen ophalen
Wedstrijdmateriaal controleren
2 personen
Ballen oppompen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Materialen klaarzetten
2 personen
Weersverwachting controleren
Contactlijst verspreiden
Locatie openen
2 personen
Kleedkamers openen
2 personen
Velden inspecteren
3 personen
Doelen controleren
2 personen
Velden uitzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
Geluidsset aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Prijzen uitstallen
Informatieborden plaatsen
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Teams registreren
3 personen
Teamkleding controleren
2 personen
Scheidsrechters ontvangen
Openingsbriefing geven
2 personen
Opening verzorgen
Wedstrijden begeleiden
4 personen
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
Wedstrijdformulieren verwerken
2 personen
Teams naar velden verwijzen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Finale begeleiden
4 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Afscheid en bedankwoord geven

Nazorg

Catering afsluiten
3 personen
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geluidsset afkoppelen
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Uitslagen versturen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Tafelkledenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Wedstrijdballenaantal 12
Reserveballenaantal 4
Pionnenaantal 40
Markeringshoedjesaantal 80
Wedstrijdhesjesaantal 40
Doelnettenaantal 4
Veldmarkeringslintaantal 4
Balpompaantal 2
Naaldventielenaantal 6
Fluitjesaantal 6
Scheidsrechterskaartenaantal 6
Aanvoerdersbandenaantal 8
Reservevetersaantal 12
Trainingsladdersaantal 2
Stretchmattenaantal 10

Apparatuur

Draagbare geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonladersaantal 4
Powerbanksaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 16

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 180
Herbruikbare koffiebekersaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 2
Opslagbakkenaantal 12
Thermoskannenaantal 4
Flessenopenersaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Teamnaambordenaantal 8
Richtingbordenaantal 10
Prijzengiftbekersaantal 3
Medaillelintenaantal 24
Trofeeënaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Stoffer en blikaantal 3
Bezemaantal 3
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekrollenaantal 8
EHBO-verbanddozenaantal 2
Koortsthermometersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer velden, kleedkamers en scheidsrechters zo vroeg mogelijk; zonder die drie bevestigingen kun je geen betrouwbare toernooiopzet of uitnodiging versturen.
Sluit de inschrijving uiterlijk 2 weken voor het toernooi en vraag tegelijk teamgegevens, dieetwensen en contactpersonen op. Zo houd je tijd over om ontbrekende informatie na te jagen.
Maak het wedstrijdschema pas nadat de deelnemerslijst definitief is. Print daarna wedstrijdformulieren, teamindeling en draaiboek en leg per veld een complete set klaar.
Controleer sportmateriaal niet alleen op aanwezigheid, maar ook op gebruik: pomp de wedstrijdballen op, test reserveballen en leg naaldventielen, fluitjes en scheidsrechterskaarten klaar.
Regel stroom en communicatie vooraf. Test de draagbare geluidsset en draadloze microfoons, leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar en laad powerbanks en mobiele telefoonladers op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een damesvoetbaltoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de datum, velden, kleedkamers en scheidsrechters. Verstuur uitnodigingen zodra de toernooiopzet vaststaat en sluit de inschrijving ongeveer 2 weken voor de wedstrijddag.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een damesvoetbaltoernooi?: Maak het schema nadat de inschrijving is gesloten en de deelnemerslijst definitief is, meestal 10 tot 14 dagen vooraf. Controleer daarna de veldindeling, wedstrijdduur, pauzes en beschikbare scheidsrechters.
Hoeveel voetbalmateriaal heb je nodig per veld?: Leg per veld minimaal 1 wedstrijdbal, 1 reservebal, pionnen of markeringshoedjes, hesjes en een fluitje klaar. Houd daarnaast ten minste 2 extra ballen, een balpomp en naaldventielen centraal achter de hand.
Wanneer stuur ik parkeerinformatie en de dagindeling naar teams?: Stuur parkeerinformatie, aanvangstijd, kleedkamerindeling en wedstrijdschema uiterlijk 5 tot 7 dagen voor het toernooi. Zo kunnen teams reistijd plannen en kun je fouten in contactgegevens nog herstellen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.