Dameskoers organiseren: complete checklist

Een dameskoers vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en deelnemerslijst. Je regelt tegelijk vergunningen, verkeersveiligheid, vrijwilligers, inschrijvingen en een werkbaar start- en finishgebied. Begin met datum, route en locaties en werk daarna toe naar materiaal, catering en de briefing van je team. Deze checklist helpt je controleren wat geregeld, besteld en klaargezet moet zijn voordat de eerste rensters vertrekken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
2 personen
Verkeersmaatregelen vastleggen
3 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Deelnemers inschrijven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Routebordjes voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Startpakketten samenstellen
3 personen
Route inspecteren
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Start- en finishgebied opbouwen
6 personen
Publieksvakken afzetten
4 personen
Route bewegwijzeren
4 personen
Verkeersposten plaatsen
6 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur plaatsen
2 personen
Prijzentafel inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Fietsen en materiaal controleren
2 personen
Rennersbriefing geven
2 personen
Publiek naar vakken begeleiden
4 personen
Startprocedure uitvoeren
3 personen
Doorkomsten registreren
3 personen
Verkeersposten bemannen
8 personen
Renners bevoorraden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tussenstanden aankondigen
Finishregistratie uitvoeren
4 personen
Winnaars controleren
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Publiek informeren over afsluiting

Nazorg

Overgebleven catering afdekken
2 personen
Routebordjes verwijderen
4 personen
Verkeersmaterialen ophalen
6 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen sorteren
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Route op restmateriaal controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 30
Statafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 30
Kegelsaantal 40
Dranghekkenaantal 30
Lintenaantal 6
Startnummersaantal 100
Veiligheidsspeldenaantal 250
Rugnummerhoudersaantal 100
Stopwatchesaantal 3
Klembordenaantal 6
Fluitjesaantal 10
Fietspompenaantal 2
Reserve binnenbandenaantal 10
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12
Podiumblokkenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Megafonenaantal 2

Decoratie

Start-finishbanner
Vlaggenaantal 12
Podiumdoekenaantal 3
Tafelkledenaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, route, start- en finishlocatie en verkeersmaatregelen eerst vast. Vraag vergunningen zo vroeg mogelijk aan en plan de route-inspectie uiterlijk één week voor de koers.
Wijs vrijwilligers uiterlijk twee weken vooraf toe aan inschrijving, verkeersposten, start, finish en catering. Geef elke post een klembord, fluitje en duidelijke instructie over het moment waarop hulp nodig is.
Maak de deelnemersadministratie uiterlijk drie dagen voor de koers definitief. Controleer namen, startnummers en dieetwensen en leg startnummers, veiligheidsspelden en rugnummerhouders per deelnemer klaar.
Controleer het fiets- en veiligheidsmateriaal niet pas op de ochtend zelf. Tel fietspompen, reserve binnenbanden, EHBO-koffers en ijscompressen en leg ze op vaste plekken langs of bij de route.
Bereken catering op basis van het verwachte aantal deelnemers, vrijwilligers en publiek. Zet dranken enkele uren vooraf koud, bereid hapjes op tijd en bouw start- en finishgebied, publieksvakken en bewegwijzering vóór de briefing op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dameskoers organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locaties en vergunningen. Werving van vrijwilligers, inschrijvingen en bestellingen voor prijzen en medailles volgen daarna; houd de laatste week vrij voor controle en opbouw.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een dameskoers?: Reken minimaal één vrijwilliger per verkeerspost en plan daarnaast aparte mensen voor inschrijving, start, finish, catering en materiaal. Voor een kleine koers kom je vaak uit op 10 tot 15 vrijwilligers, afhankelijk van de route en het aantal kruisingen.
Wanneer moet ik de route van een dameskoers controleren?: Inspecteer de route uiterlijk 7 dagen vooraf en nogmaals op de dag zelf voordat de bewegwijzering en verkeersposten worden geplaatst. Controleer vooral kruisingen, wegversmallingen, losse ondergrond en plekken waar routepijlen of dranghekken nodig zijn.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een dameskoers?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en tel vrijwilligers en publiek mee. Zet daarnaast extra water klaar voor de finish en houd koelboxen, herbruikbare bekers en afvalbakken op meerdere punten beschikbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.