Checklist pour organiser une course féminine

Une course féminine demande bien plus que l’inscription des participantes et le balisage du parcours. Il faut sécuriser l’itinéraire, obtenir les autorisations, coordonner les bénévoles et préparer l’accueil avant le jour du départ. Cette checklist rassemble les 57 tâches du plan, des premières décisions au démontage. Utilisez-la pour avancer dans l’ordre et éviter les oublis de dernière minute, notamment pour les besoins alimentaires, les dossards, le matériel de secours et les postes de circulation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Demander les autorisations
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
Définir les mesures de circulation
3 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Inscrire les participants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Commander les prix et médailles
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Composer les kits de démarrage
3 personnes
Inspecter le parcours
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Délimiter les zones du public
4 personnes
Balisage du parcours
4 personnes
Installer les postes de circulation
6 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Installer le matériel sonore
2 personnes
Mettre en place la table des prix
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Vérifier les vélos et le matériel
2 personnes
Faire le briefing des coureurs
2 personnes
Guider le public vers les tribunes
4 personnes
Exécuter la procédure de départ
3 personnes
Enregistrer les passages
3 personnes
Tenir les postes de circulation
8 personnes
Ravitailler les coureurs
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer les résultats intermédiaires
Effectuer l’enregistrement à l’arrivée
4 personnes
Vérifier les vainqueurs
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Informer le public de la fermeture

Suivi

Couvrir le reste du service traiteur
2 personnes
Retirer les panneaux d’orientation
4 personnes
Récupérer le matériel de circulation
6 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Vérifier le parcours sur les matériaux restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 30
Tables hautesqté 4
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Flèches de directionqté 30
Cônesqté 40
Barrières de fouleqté 30
Rubansqté 6
Numéros de départqté 100
Épingles de sûretéqté 250
Porte-dossardsqté 100
Chronomètresqté 3
Presse-papiersqté 6
Siffletsqté 10
Pompes à véloqté 2
Chambres à air de rechangeqté 10
Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12
Blocs de podiumqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Machines à caféqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphonesqté 2

Décoration

Bannière départ-arrivée
Drapeauxqté 12
Tentures de scèneqté 3
Nappesqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, l’itinéraire et les autorisations : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les accords, réserver les lieux de départ et d’arrivée et définir les mesures de circulation.
Fermez les inscriptions quelques jours avant la course, puis vérifiez la liste finale : cela laisse le temps d’attribuer les numéros de départ, de préparer les kits et de traiter les besoins alimentaires.
Répartissez les bénévoles par zones plutôt que de les mobiliser uniquement le matin. Prévoyez une personne responsable du départ, de l’arrivée, de chaque poste de circulation et des ravitaillements.
Inspectez le parcours une dernière fois dans la semaine précédant la course. Contrôlez le balisage, les cônes, les barrières, les flèches et l’accès des secours à chaque point sensible.
Préparez les boissons et les en-cas la veille : mettez les boissons au frais, regroupez la vaisselle et gardez les trousses de premiers secours, les poches de glace et les pompes à vélo accessibles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course féminine ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de régler les autorisations, réserver le départ et l’arrivée, recruter les bénévoles et ouvrir les inscriptions sans travailler dans l’urgence.
Quand fermer les inscriptions à une course féminine ?: Fermez-les 3 à 7 jours avant l’événement, selon le temps nécessaire pour traiter les inscriptions. Vous pourrez alors vérifier les participantes, attribuer les dossards et préparer les kits de départ.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par poste de circulation, plus une équipe séparée pour le départ, l’arrivée, le ravitaillement et l’accueil. Ajoutez 2 à 3 personnes de réserve pour remplacer les absences ou renforcer une zone.
Que préparer la veille d’une course féminine ?: Préparez les kits, les dossards, les panneaux, le balisage et la répartition des bénévoles. Mettez aussi les boissons au frais et regroupez le matériel d’installation afin que le montage puisse commencer immédiatement le jour J.

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