Cultuurdag organiseren: checklist en planning

Een Cultuurdag vraagt om meer dan een programma en een paar lokalen. Je regelt tegelijk workshops, optredens, ontvangst, catering, techniek en materialen per ruimte. Begin met datum, programma en verwachte aantallen en werk daarna toe naar reserveringen, uitnodigingen en indeling. In de laatste week controleer je aanmeldingen, dieetwensen, apparatuur en boodschappen. Zo voorkom je dat badges, verse producten of workshopmaterialen pas op de dag zelf aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Deelnemers en bezoekers schatten
2 personen
Ruimtes en lokalen reserveren
2 personen
Optredens en workshops vastleggen
3 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Workshopmaterialen inventariseren
2 personen
Optredens technisch afstemmen
2 personen
Cateringmenu samenstellen
3 personen
Leveranciers en boodschappen bepalen
2 personen
Plattegrond en looproute maken
2 personen
Programma en bewegwijzering printen
2 personen
Aanmeldlijst en badges maken
2 personen
Deelnemersaantallen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Materialen per ruimte klaarzetten
4 personen
Eten gekoeld opslaan
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Workshopruimtes inrichten
5 personen
Decoratie ophangen
4 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentatiebestanden controleren
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
5 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Allergenenkaartjes plaatsen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Registratietafel bemensen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Openingswoord verzorgen
Eerste workshops begeleiden
8 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
4 personen
Bezoekers naar optredens begeleiden
3 personen
Middagoptredens begeleiden
4 personen
Buffet opnieuw aanvullen
4 personen
Avondbuffet serveren
6 personen
Servies en afval verzamelen
3 personen
Avondoptredens begeleiden
4 personen
Licht en geluid bedienen
2 personen
Programmawijzigingen omroepen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Eten veilig verpakken
3 personen
Afval naar verzamelpunt brengen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Workshopmaterialen verzamelen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
5 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Vergeten voorwerpen verzamelen
2 personen
Locatie definitief afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Ontvangsttafel
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 140
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare glazenaantal 160
Koffiekopjesaantal 100
Besteksetsaantal 140
Serveerlepelsaantal 16
Schaaltjesaantal 20
Kannenaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koksmesjesaantal 8
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Keukentangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Koelboxenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 2
Laptopsaantal 2
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare batterijenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Wereldkaartenaantal 6
Tafelkledenaantal 16
Papieren slingersaantal 10
Naamkaartjesaantal 140
Allergenenkaartjesaantal 30
Plakbandaantal 8
Schaarsetsaantal 6
Stiftenaantal 24

Sportmateriaal

Yoga- en turnmattenaantal 20
Hoepelsaantal 8
Zachte ballenaantal 12
Springtouwenaantal 10
Spelmaterialenaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf de datum, ruimtes en het programma vast. Reserveer niet alleen lokalen, maar ook een aparte plek voor ontvangst, catering en opslag van gekoeld eten.
Maak 2 weken voor de Cultuurdag een deelnemersprognose en sluit de aanmeldingen enkele dagen vooraf. Gebruik het definitieve aantal voor badges, stoelen, servies, catering en workshopmaterialen.
Plan vrijwilligers per tijdsblok van 2 tot 3 uur. Bezet minimaal ontvangst, zaalbegeleiding, catering, techniek en een aanspreekpunt dat gedurende de hele dag beschikbaar is.
Test projectoren, laptops, speakers en microfoons uiterlijk 1 week vooraf in de ruimtes waar ze worden gebruikt. Controleer ook kabels, stroompunten en of presentaties op de juiste laptop openen.
Zet materialen per workshopruimte klaar en maak de bewegwijzering de dag ervoor. Haal verse producten zo laat mogelijk op, bewaar gekoeld eten in koelkasten of koelboxen en richt de ontvangstbalie in voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Cultuurdag organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, ruimtes en optredens of workshops. Verstuur uitnodigingen zodra het programma voldoende vaststaat en plan de definitieve controle in de laatste 7 dagen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Cultuurdag?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst, 1 voor techniek, 1 voor catering en 1 aanspreekpunt per gelijktijdige workshopruimte. Bij meerdere lokalen komt daar per ruimte minstens 1 zaalbegeleider bij.
Wanneer moet ik de catering voor een Cultuurdag regelen?: Stel het menu en de leveranciers uiterlijk 3 weken vooraf vast. Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en controleer de deelnemersaantallen 3 tot 5 dagen voor de dag, zodat je hoeveelheden en boodschappen kunt aanpassen.
Wanneer moet ik de materialen voor workshops klaarzetten?: Inventariseer workshopmaterialen uiterlijk 2 weken vooraf en verdeel ze per ruimte. Zet tafels, stoelen, materialen en techniek de dag ervoor klaar; haal verse producten pas op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.