Checklist pour organiser une Journée de la culture

Une Journée de la culture réunit souvent des ateliers, des spectacles, un accueil du public et un espace de restauration. Pour éviter les retards, commencez par fixer la date, le programme et les salles, puis avancez vers les inscriptions, les fournisseurs et la coordination technique. La dernière semaine sert surtout à confirmer les participants, répartir les bénévoles et préparer le matériel par espace. Cette checklist rassemble 66 tâches et 55 éléments à prévoir, jusqu’à l’ouverture du lieu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Estimer les participants et les visiteurs
2 personnes
Réserver les espaces et les salles
2 personnes
Consigner les spectacles et les ateliers
3 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Inventorier le matériel de l’atelier
2 personnes
Coordonner techniquement les spectacles
2 personnes
Composer le menu traiteur
3 personnes
Définir les fournisseurs et les achats
2 personnes
Créer le plan et le parcours
2 personnes
Imprimer le programme et la signalétique
2 personnes
Créer la liste d’inscription et les badges
2 personnes
Vérifier le nombre de participants
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Préparer le matériel par salle
4 personnes
Conserver les aliments au frais
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager les espaces d'atelier
5 personnes
Installer la décoration
4 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Vérifier les fichiers de présentation
2 personnes
Monter le buffet traiteur
5 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre en place les étiquettes d’allergènes
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Assurer la présence à la table d’enregistrement
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Faire le discours d’ouverture
Animer les premiers ateliers
8 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
4 personnes
Accompagner les visiteurs vers les spectacles
3 personnes
Encadrer les spectacles de l’après-midi
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
4 personnes
Servir le buffet du soir
6 personnes
Rassembler la vaisselle et les déchets
3 personnes
Encadrer les spectacles du soir
4 personnes
Gérer la lumière et le son
2 personnes
Annoncer les changements de programme
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer les aliments en toute sécurité
3 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Rassembler le matériel d’atelier
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer les espaces
5 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rassembler les objets oubliés
2 personnes
Finaliser la fermeture du site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 120
Tables de buffetqté 4
Table d’accueil
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 140
Bols réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 160
Tasses à caféqté 100
Couvertsqté 140
Cuillères de serviceqté 16
Petits bolsqté 20
Carafesqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux d’officeqté 8
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Glacièresqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Piles rechargeablesqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Cartes du mondeqté 6
Nappesqté 16
Guirlandes en papierqté 10
Badges nominatifsqté 140
Cartes des allergènesqté 30
Ruban adhésifqté 8
Jeux de ciseauxqté 6
Marqueursqté 24

Matériel de sport

Tapis de yoga et de gymnastiqueqté 20
Cerceauxqté 8
Balles souplesqté 12
Cordes à sauterqté 10
Matériel de jeuqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampadairesqté 4

Nettoyage

Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme au moins 6 à 8 semaines avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de réserver les salles, confirmer les intervenants et envoyer les invitations.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant la Journée de la culture. Utilisez ce nombre pour ajuster le menu, les achats et les badges.
Préparez un plan avec un parcours clair entre l’accueil, les ateliers, les spectacles et le buffet. Imprimez le programme et la signalétique au moins 3 jours avant, puis prévoyez quelques exemplaires supplémentaires.
Attribuez chaque salle à un bénévole référent et répartissez les autres personnes par créneau. Pour une journée complète, prévoyez une relève après 3 à 4 heures afin de maintenir l’accueil et les ateliers.
La veille, regroupez le matériel par salle : tables, chaises, vaisselle, matériel d’atelier et équipement technique. Gardez les produits frais au réfrigérateur ou dans des glacières jusqu’au jour même, puis ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Journée de la culture ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez les espaces et les spectacles en premier, puis envoyez les invitations dès que le programme est suffisamment précis.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement, avec le programme, les horaires et les modalités d’inscription. Fixez une date limite d’inscription 10 jours avant pour connaître les besoins alimentaires et le nombre de badges.
Quand préparer le matériel pour les ateliers et les spectacles ?: Inventoriez le matériel 7 jours avant, puis préparez chaque salle la veille. Faites un test des projecteurs, écrans, haut-parleurs et microphones au moins 2 heures avant l’ouverture.
À quelle heure ouvrir le lieu le jour de la Journée de la culture ?: Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée des visiteurs. Ce délai permet d’installer les tables et les chaises, aménager l’accueil, placer la signalétique et vérifier les espaces d’atelier.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.