Zo organiseer je een creativiteitsworkshop

Begin met de locatie, het aantal deelnemers en het doel van de workshop. Werk daarna het programma uit, verzamel dieetwensen en rond de deelnemerslijst af voordat je materialen bestelt. Reserveer tijd om werkpakketten te maken, tafels in te richten en voorbeeldwerkstukken klaar te leggen. Veel organisatoren onderschatten vooral het sorteerwerk en de tijd die nodig is om elk werkstation compleet te maken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Deelnemerslijst afronden
6
Workshopprogramma uitwerken
7
Materialenlijst controleren
8
Creatief materiaal bestellen
9
Boodschappenlijst maken
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Werkbladen afdrukken
12
Voorbeeldwerkstukken maken
13
Materialen sorteren
2 personen
14
Werkpakketten samenstellen
2 personen
15
Naamkaartjes voorbereiden
16
Locatie en sleutel controleren

Event

17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen klaarzetten
2 personen
19
Werkstations inrichten
3 personen
20
Materialen uitstallen
2 personen
21
Presentatietafel inrichten
22
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
23
Ontvangsttafel klaarzetten
24
Deelnemers ontvangen
2 personen
25
Programma toelichten
26
Demonstratie geven
27
Eerste werkronde begeleiden
3 personen
28
Dranken bijvullen
29
Pauzesnacks serveren
2 personen
30
Tweede werkronde begeleiden
3 personen
31
Buffet klaarzetten
2 personen
32
Avondmaaltijd serveren
3 personen
33
Derde werkronde begeleiden
3 personen
34
Werkstukken presenteren
2 personen
35
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

36
Materialen verzamelen
3 personen
37
Afval verzamelen
2 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
40
Werkruimte schoonmaken
2 personen
41
Materialen inventariseren
42
Overgebleven materiaal opbergen
2 personen
43
Geleende spullen retourneren
44
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 32
Buffettafel
Presentatietafel
Kapstok

Creatief materiaal

Schetsboekenaantal 32
Tekenpapieraantal 300
Kleurpotlodenaantal 10
Aquarelpotlodenaantal 10
Viltstiftenaantal 10
Acrylverfsetsaantal 10
Penselensetsaantal 10
Mengpalettenaantal 32
Waterbekersaantal 32
Scharenaantal 16
Lijmsticksaantal 32
Kleurkartonaantal 200
Tijdschriftenaantal 40
Washi tapeaantal 20
Stiften voor namenaantal 10
Kleefgumaantal 8
Schortenaantal 32
Tafelkledenaantal 6
Knipvellenaantal 100
Canvasdoekenaantal 32

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Bluetoothspeaker

Servies

Bordenaantal 36
Kommetjesaantal 36
Drinkglazenaantal 40
Mokkenaantal 36
Besteksetsaantal 36

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Naamkaartjesaantal 40
Pijlbordjesaantal 6
Fotowand

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6
Ledlichtsnoerenaantal 3

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma in blokken van 30 tot 45 minuten en houd per onderdeel 10 minuten ruimte voor uitleg, vragen en opruimen. Zo loopt een creatieve opdracht niet meteen uit.
Bestel creatief materiaal pas nadat de deelnemerslijst is afgerond. Tel per deelnemer een schetsboek of werkstuk, plus minstens 10 procent extra papier, potloden, lijm en andere verbruiksartikelen.
Maak werkpakketten vooraf per tafel of deelnemer. Leg bijvoorbeeld papier, kleurmateriaal, schaar, lijm en knipvellen bij elkaar; dat voorkomt zoeken zodra de workshop begint.
Richt de ruimte minimaal 60 minuten voor ontvangst in. Zet werktafels en stoelen klaar, controleer beamer, laptop, verlengsnoeren en stekkerdozen en leg materialen pas daarna op de werkstations.
Vergeet de praktische ontvangst niet: maak naamkaartjes, richt een ontvangsttafel in en zet koffie en thee klaar voordat deelnemers binnenkomen. Dan hoef je tijdens de introductie niet meer heen en weer te lopen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een creativiteitsworkshop voor te bereiden?: Reken op minstens 2 tot 3 weken voor een workshop met inschrijvingen. Reserveer in de laatste 2 dagen tijd voor boodschappen, afdrukken, sorteren en het samenstellen van de werkpakketten.
Wanneer moet ik de materialen voor een creativiteitsworkshop bestellen?: Bestel zodra de deelnemerslijst definitief is, bij voorkeur 7 tot 10 dagen vooraf. Controleer eerst de materialenlijst en voeg ongeveer 10 procent reserve toe voor papier, verf, lijm en andere verbruiksmaterialen.
Hoe richt je werkstations in voor een creatieve workshop?: Zet per werkstation de benodigde materialen in een vaste volgorde klaar en houd looppaden vrij. Doe dit 45 tot 60 minuten voor de start, zodat je nog tijd hebt om ontbrekende spullen aan te vullen.
Hoeveel tijd moet ik nemen voor de ontvangst van deelnemers?: Plan 15 tot 20 minuten voor binnenkomst en registratie. Gebruik een ontvangsttafel met naamkaartjes en laat deelnemers daarna direct hun werkplek zoeken, zodat je op tijd met de programma-uitleg kunt beginnen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.