Einen Kreativitätsworkshop organisiert planen
Bei einem Kreativitätsworkshop entscheidet die Vorbereitung darüber, ob die Gruppe sofort loslegen kann oder erst Material sucht und Plätze einrichtet. Beginne mit Raum, Termin und Teilnehmerzahl, bevor du Programm und Einkauf festlegst. Erfasse Ernährungswünsche früh und schließe die Teilnehmerliste spätestens eine Woche vorher. In den letzten Tagen sortierst du Kreativmaterial, Arbeitsmappen und Beispiele; am Veranstaltungstag prüfst du Technik, Stationen und Empfang, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Einladungen verschicken
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Teilnehmerliste abschließen
- 6
Workshopprogramm ausarbeiten
- 7
Materialliste prüfen
- 8
Kreativmaterial bestellen
- 9
Einkaufsliste erstellen
- 10
Einkaufen gehen
2 Personen
- 11
Arbeitsblätter ausdrucken
- 12
Beispielarbeiten erstellen
- 13
Materialien sortieren
2 Personen
- 14
Arbeitsmappen zusammenstellen
2 Personen
- 15
Namensschilder vorbereiten
- 16
Location und Schlüssel überprüfen
Event
- 17
Tische aufstellen
3 Personen
- 18
Stühle aufstellen
2 Personen
- 19
Arbeitsstationen einrichten
3 Personen
- 20
Materialien auslegen
2 Personen
- 21
Präsentationstisch einrichten
- 22
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
- 23
Empfangstisch bereitstellen
- 24
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 25
Programm vorstellen
- 26
Vorführung geben
- 27
Erste Arbeitsrunde betreuen
3 Personen
- 28
Getränke nachfüllen
- 29
Pausensnacks servieren
2 Personen
- 30
Zweite Arbeitsrunde begleiten
3 Personen
- 31
Buffet vorbereiten
2 Personen
- 32
Abendessen servieren
3 Personen
- 33
Dritte Arbeitsrunde begleiten
3 Personen
- 34
Arbeiten präsentieren
2 Personen
- 35
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 36
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 37
Abfall sammeln
2 Personen
- 38
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 39
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 40
Arbeitsbereich reinigen
2 Personen
- 41
Materialien inventarisieren
- 42
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 43
Geliehene Sachen zurückgeben
- 44
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- ArbeitstischeAnz. 6
- StühleAnz. 32
- Buffet-Tisch
- Präsentationstisch
- Garderobenständer
Kreatives Material
- SkizzenbücherAnz. 32
- ZeichenpapierAnz. 300
- BuntstifteAnz. 10
- AquarellstifteAnz. 10
- FilzstifteAnz. 10
- AcrylfarbsetsAnz. 10
- PinselsetsAnz. 10
- MischpalettenAnz. 32
- WasserbecherAnz. 32
- ScherenAnz. 16
- KlebestifteAnz. 32
- FarbkartonAnz. 200
- ZeitschriftenAnz. 40
- Washi-TapeAnz. 20
- NamensstifteAnz. 10
- KlebestiftAnz. 8
- SchürzenAnz. 32
- TischdeckenAnz. 6
- BastelbögenAnz. 100
- LeinwändeAnz. 32
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Bluetooth-Lautsprecher
Geschirr
- TellerAnz. 36
- SchälchenAnz. 36
- TrinkgläserAnz. 40
- TassenAnz. 36
- BestecksetsAnz. 36
Küche
- Kaffeemaschine
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
Dekoration
- NamensschilderAnz. 40
- WegweiserAnz. 6
- Fotowand
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 6
- LED-LichterkettenAnz. 3
Reinigung
- EimerAnz. 2
- SchwämmeAnz. 6
- SpülbürstenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane die Arbeitsplätze nach der endgültigen Teilnehmerzahl: Rechne pro Person mit einem Sitzplatz, einer freien Arbeitsfläche und gut erreichbarem Material. Stelle Tische und Stühle am Vortag oder mindestens 90 Minuten vor Beginn auf.
- Bestelle Kreativmaterial nicht erst nach dem Anmeldeschluss. Prüfe etwa zehn Tage vorher, ob Skizzenbücher, Papier, Farben, Pinsel, Scheren, Klebestifte und Wasserbecher für alle Stationen vorhanden sind.
- Bereite Arbeitsmappen, Namensschilder und Beispielarbeiten spätestens am Vortag vor. Lege pro Arbeitsplatz nur das Material für den ersten Programmpunkt aus, damit die Tische übersichtlich bleiben.
- Teste Beamer, Laptop, Projektionsleinwand und Verlängerungskabel mindestens 24 Stunden vorher. Prüfe außerdem, ob Schlüssel, Stromanschlüsse und die Anordnung der Arbeitsstationen am Veranstaltungsort wirklich passen.
- Richte den Empfangstisch 30 Minuten vor Beginn ein und stelle Kaffee und Tee erst kurz vor dem Eintreffen bereit. Ein Präsentationstisch und ein eigener Buffet-Tisch verhindern, dass fertige Arbeiten und Getränke auf den Arbeitsflächen landen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Kreativitätsworkshop organisieren?
- Starte etwa vier bis sechs Wochen vorher mit Raum, Termin und Einladungen. Bestelle das Material nach dem Anmeldeschluss, idealerweise spätestens zehn Tage vor dem Workshop.
- Wie viele Teilnehmer sind für einen Kreativitätsworkshop sinnvoll?
- Plane die Gruppengröße nach Raum und Betreuung, nicht nur nach verfügbaren Stühlen. Für einen Workshop mit mehreren Materialstationen sind 8 bis 12 Personen meist gut zu überblicken; schließe die Liste etwa eine Woche vorher.
- Was muss man für einen Kreativitätsworkshop vorbereiten?
- Neben Programm und Teilnehmerliste brauchst du sortiertes Kreativmaterial, Arbeitsblätter, Arbeitsmappen, Namensschilder und Beispielarbeiten. Richte die Arbeitsstationen mindestens 60 bis 90 Minuten vor Beginn ein.
- Wann sollte man das Material für einen Kreativitätsworkshop bestellen?
- Bestelle Standardmaterial spätestens zehn Tage vorher und prüfe die Lieferung innerhalb von zwei Tagen. So bleiben noch mindestens eine Woche für Nachbestellungen, Sortieren und das Zusammenstellen der Arbeitsplätze.
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