Zo organiseer je een cosplaywedstrijd

Begin met het wedstrijdformat, de categorieën en het reglement voordat je deelnemers uitnodigt. Leg daarna de locatie, jury, techniek en omkleedruimte vast, zodat je weet wat haalbaar is. Sluit de deelnemerslijst op tijd, wijs startnummers toe en geef de jury duidelijke formulieren. Op de dag zelf draait alles om een strakke doorloop: controleer de wedstrijdruimte, test microfoons en licht en houd een aanspreekpunt bij de podiumzone.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
2
Categorieën bepalen
2 personen
3
Juryleden benaderen
4
Locatie reserveren
5
Reglement opstellen
2 personen
6
Inschrijfformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotie publiceren
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Jurybriefing voorbereiden
12
Deelnemerslijst afsluiten
13
Startnummers toewijzen
2 personen
14
Juryformulieren afdrukken
15
Naambadges voorbereiden
2 personen
16
Prijzen controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Materialen verzamelen
3 personen
19
Deelnemers herinneren

Event

20
Locatie openen
2 personen
21
Wedstrijdruimte controleren
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Podiumzone afzetten
2 personen
24
Jurytafel inrichten
2 personen
25
Omkleedruimte inrichten
3 personen
26
Fotowand opbouwen
2 personen
27
Geluidsapparatuur testen
2 personen
28
Catering klaarzetten
3 personen
29
Jurybriefing geven
4 personen
30
Deelnemers aanmelden
3 personen
31
Publiek ontvangen
3 personen
32
Wedstrijdregels toelichten
33
Deelnemers backstage begeleiden
3 personen
34
Voorselectie jureren
4 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Hapjes serveren
3 personen
37
Finalisten bekendmaken
38
Finaleronde begeleiden
3 personen
39
Publieksstemmen verzamelen
2 personen
40
Juryuitslag verwerken
4 personen
41
Winnaars bekendmaken
2 personen
42
Prijzen en certificaten uitreiken
3 personen
43
Afscheid en foto's maken
2 personen
44
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

45
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
46
Decoratie afbouwen
3 personen
47
Meubilair terugplaatsen
4 personen
48
Afval inzamelen
3 personen
49
Servies afwassen
2 personen
50
Ruimtes schoonmaken
3 personen
51
Gevonden voorwerpen verzamelen
52
Materialen inventariseren
2 personen
53
Geleende spullen retourneren
2 personen
54
Foto's met deelnemers delen
55
Uitslag online publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Kleedkamerrekkenaantal 4
Klaptafelsaantal 3
Spiegelsaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Printer
Fotocamera

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtstatievenaantal 3

Decoratie

Fotowand
Decoratiedoekaantal 4
Slingeraantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Rode loper
Afzetpalenaantal 8
Afzetlintaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Koffiekopjesaantal 40

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerlepelsaantal 6

Kantoor

Juryformulierenaantal 60
Deelnemersformulierenaantal 60
Startnummerkaartenaantal 60
Naambadgesaantal 100
Pennenaantal 40
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4
Clipboardaantal 10
Presentatiecertificatenaantal 60
Stembriefjesaantal 100
Stembus
Naamstickersaantal 120
Pijlbordenaantal 12
Registratiebord
Prijzenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg categorieën, beoordelingscriteria en tijdslimieten vast voordat het inschrijfformulier online gaat. Zo voorkom je dat deelnemers verschillende verwachtingen hebben over presentatie, techniek en kostuum.
Benader juryleden uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf en stuur de jurybriefing minstens 7 dagen voor de wedstrijd. Voeg de definitieve categorieën, planning en beoordelingsformulieren toe.
Sluit de inschrijvingen 5 tot 7 dagen voor het evenement en stuur daarna startnummers, aanvangstijd en praktische informatie. Vraag dieetwensen tegelijk uit, in plaats van losse berichten achteraf te verzamelen.
Plan minimaal 90 minuten vóór de start voor het openen van de locatie, het opstellen van tafels en stoelen en het inrichten van de jurytafel en omkleedruimte. Test luidsprekers, draadloze microfoons, mengpaneel en verlichting vóór deelnemers binnenkomen.
Zet podiumzone en publieksroute af met afzetpalen en afzetlint en houd een vrije doorgang naar de omkleedruimte. Controleer prijzen, naambadges, juryformulieren en startlijst nog één keer voordat de eerste deelnemer wordt omgeroepen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een cosplaywedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie en jury, en sluit de deelnemerslijst 5 tot 7 dagen voor de wedstrijd.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een cosplaywedstrijd?: Werk met minimaal 3 juryleden, zodat één afwijkende beoordeling niet meteen de uitslag bepaalt. Plan daarnaast 30 tot 45 minuten voor een gezamenlijke jurybriefing.
Hoeveel tijd kost een cosplaywedstrijd per deelnemer?: Reken voor opkomst, presentatie en wissel gemiddeld 3 tot 5 minuten per deelnemer. Bij 20 deelnemers heb je daarmee 60 tot 100 minuten wedstrijdtijd nodig, exclusief briefing en prijsuitreiking.
Wanneer moet je het reglement van een cosplaywedstrijd publiceren?: Publiceer het reglement tegelijk met het inschrijfformulier, idealiter 6 tot 8 weken voor de wedstrijd. Geef deelnemers uiterlijk 7 dagen voor het evenement nog een korte herinnering aan de belangrijkste regels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.