Organiser un concours de cosplay étape par étape
Un concours de cosplay se prépare d’abord comme une compétition, puis comme un événement scénique. Commence par fixer le format, les catégories et les règles avant de réserver le lieu et d’ouvrir les inscriptions. Le jury, les participants et la technique doivent recevoir des informations différentes, à des moments précis. Le jour J, prévois une zone de préparation séparée, une table de jury équipée et un ordre de passage déjà imprimé.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Définir le format de la compétition
2 personnes
- 2
Définir les catégories
2 personnes
- 3
Contacter les membres du jury
- 4
Réserver le lieu
- 5
Rédiger le règlement
2 personnes
- 6
Créer le formulaire d'inscription
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Publier la promotion
2 personnes
- 9
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Préparer le briefing du jury
- 12
Clôturer la liste des participants
- 13
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
- 14
Imprimer les feuilles de jury
- 15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 16
Vérifier les prix
2 personnes
- 17
Faire les courses
2 personnes
- 18
Rassembler le matériel
3 personnes
- 19
Rappeler les participants
Événement
- 20
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 21
Vérifier l’espace de compétition
2 personnes
- 22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 23
Balisage de la zone de scène
2 personnes
- 24
Installer la table du jury
2 personnes
- 25
Aménager le vestiaire
3 personnes
- 26
Monter le mur photo
2 personnes
- 27
Tester le matériel sonore
2 personnes
- 28
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
- 29
Briefing du jury
4 personnes
- 30
Inscrire les participants
3 personnes
- 31
Accueillir le public
3 personnes
- 32
Expliquer les règles du match
- 33
Accompagner les participants en coulisses
3 personnes
- 34
Juger la présélection
4 personnes
- 35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 36
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 37
Annoncer les finalistes
- 38
Animer la finale
3 personnes
- 39
Recueillir les votes du public
2 personnes
- 40
Traiter les résultats du jury
4 personnes
- 41
Annonce des gagnants
2 personnes
- 42
Remettre les prix et les certificats
3 personnes
- 43
Farewell et photos
2 personnes
- 44
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Suivi
- 45
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
- 46
Démonter la décoration
3 personnes
- 47
Remettre le mobilier en place
4 personnes
- 48
Collecter les déchets
3 personnes
- 49
Faire la vaisselle
2 personnes
- 50
Nettoyer les espaces
3 personnes
- 51
Rassembler les objets trouvés
- 52
Inventorier le matériel
2 personnes
- 53
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 54
Partager les photos avec les participants
- 55
Publier les résultats en ligne
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 80
- Portants de logeqté 4
- Tables pliantesqté 3
- Miroirsqté 4
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Table de mixage
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Ordinateur portable
- Imprimante
- Appareil photo
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
- Pieds d’éclairageqté 3
Décoration
- Mur photo
- Tissu décoratifqté 4
- Guirlandeqté 8
- Ballonsqté 100
- Pompe à ballonsqté 2
- Nappesqté 8
- Tapis rouge
- Poteaux de balisageqté 8
- Ruban de balisageqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Tasses à caféqté 40
Cuisine
- Bouilloiresqté 2
- Machine à café
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Cuillères de serviceqté 6
Bureau
- Fiches de juryqté 60
- Formulaires des participantsqté 60
- Dossardsqté 60
- Badges nominatifsqté 100
- Stylosqté 40
- Marqueursqté 12
- Ruban adhésifqté 6
- Ciseauxqté 4
- Porte-blocqté 10
- Certificats de présentationqté 60
- Bulletins de voteqté 100
- Urne de vote
- Étiquettes nominativesqté 120
- Panneaux indicateursqté 12
- Panneau d’inscription
- Prixqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe les catégories et les critères de notation avant de créer le formulaire d’inscription. Indique clairement le temps de passage, les règles concernant les accessoires et les éventuelles restrictions de sécurité.
- Contacte le jury au moins 6 semaines avant le concours et envoie-lui un briefing séparé. Prépare une feuille par participant, avec son numéro, sa catégorie et les critères à noter.
- Clôture les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps d’attribuer les numéros de départ, d’imprimer les feuilles du jury et de préparer les badges nominatifs.
- Réserve une zone de vestiaire avec portants, miroirs et tables pliantes, distincte de la scène et du public. Prévoyez au moins une place assise par participant lorsque les changements de costume prennent du temps.
- Teste le son, les microphones sans fil, les haut-parleurs et l’éclairage avant l’ouverture des portes. Vérifie aussi les rallonges et multiprises, puis garde un ordinateur portable, une imprimante et les feuilles imprimées comme solution de secours.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concours de cosplay ?
- Prévois 6 à 8 semaines pour un concours de taille moyenne. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer le jury, publier les inscriptions et préparer la technique sans tout faire dans les derniers jours.
- Quand faut-il clôturer les inscriptions à un concours de cosplay ?
- Ferme les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement. Il faut ensuite attribuer les numéros de départ, vérifier les besoins alimentaires et transmettre au jury la liste définitive.
- Combien de temps prévoir par candidat sur scène ?
- Compte généralement 3 à 5 minutes par candidat, installation et sortie comprises. Pour 20 participants, réserve donc environ 1 h 30, sans compter l’introduction, les délibérations et la remise des prix.
- Que faut-il préparer pour le jury d’un concours de cosplay ?
- Prépare une feuille de notation par participant, un briefing imprimé et la liste des catégories. Installe la table du jury face à la scène et prévois au moins 15 minutes avant le début pour répondre aux questions.
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