Cosplaywedstrijd organiseren: checklist en planning

Een cosplaywedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen deelnemers verzamelen en een podium klaarzetten. Je moet vooraf het wedstrijdformat, de categorieën en het reglement vastleggen, juryleden regelen en de inschrijving sluiten met een complete deelnemerslijst. Op de dag zelf draaien timing, omkleedruimte, juryformulieren en techniek om een soepel programma. Gebruik deze checklist om te bepalen wat je eerst regelt en wat je kort voor de wedstrijd controleert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Categorieën bepalen
2 personen
Juryleden benaderen
Locatie reserveren
Reglement opstellen
2 personen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Jurybriefing voorbereiden
Deelnemerslijst afsluiten
Startnummers toewijzen
2 personen
Juryformulieren afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Prijzen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Deelnemers herinneren

Event

Locatie openen
2 personen
Wedstrijdruimte controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podiumzone afzetten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Omkleedruimte inrichten
3 personen
Fotowand opbouwen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Jurybriefing geven
4 personen
Deelnemers aanmelden
3 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Wedstrijdregels toelichten
Deelnemers backstage begeleiden
3 personen
Voorselectie jureren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Finalisten bekendmaken
Finaleronde begeleiden
3 personen
Publieksstemmen verzamelen
2 personen
Juryuitslag verwerken
4 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen en certificaten uitreiken
3 personen
Afscheid en foto's maken
2 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie afbouwen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Afval inzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Foto's met deelnemers delen
Uitslag online publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Kleedkamerrekkenaantal 4
Klaptafelsaantal 3
Spiegelsaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Printer
Fotocamera

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtstatievenaantal 3

Decoratie

Fotowand
Decoratiedoekaantal 4
Slingeraantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Rode loper
Afzetpalenaantal 8
Afzetlintaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Koffiekopjesaantal 40

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerlepelsaantal 6

Kantoor

Juryformulierenaantal 60
Deelnemersformulierenaantal 60
Startnummerkaartenaantal 60
Naambadgesaantal 100
Pennenaantal 40
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4
Clipboardaantal 10
Presentatiecertificatenaantal 60
Stembriefjesaantal 100
Stembus
Naamstickersaantal 120
Pijlbordenaantal 12
Registratiebord
Prijzenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het format en de categorieën vast voordat je de inschrijving opent. Noteer ook hoeveel deelnemers per categorie welkom zijn en welke criteria de jury gebruikt.
Benader juryleden vroeg en stuur uiterlijk een week voor de wedstrijd een jurybriefing. Geef daarin de categorieën, beoordelingscriteria, tijdsindeling en praktische afspraken.
Sluit de deelnemerslijst enkele dagen vooraf en wijs daarna startnummers toe. Druk de juryformulieren en naambadges pas na die sluiting af, zodat namen en nummers overeenkomen.
Plan op de wedstrijddag minstens 60 minuten voor opbouw en controleer de wedstrijdruimte, jurytafel, podiumzone en omkleedruimte afzonderlijk. Test microfoons, luidsprekers, laptop en verlichting voordat deelnemers binnenkomen.
Maak de omkleedruimte bruikbaar met kleedkamerrekken en spiegels en houd de looproute naar de podiumzone vrij. Leg deelnemers vooraf uit waar ze zich melden, wanneer ze klaar moeten staan en waar ze na afloop wachten.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de inschrijving voor een cosplaywedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijving bij voorkeur 3 tot 7 dagen voor de wedstrijd. Zo houd je tijd over om de deelnemerslijst te controleren, startnummers toe te wijzen en juryformulieren en naambadges te printen.
Hoeveel juryleden heb ik nodig voor een cosplaywedstrijd?: Voor een kleine wedstrijd zijn 3 juryleden praktisch, zodat je per deelnemer meerdere beoordelingen krijgt. Plan daarnaast één persoon voor tijdsbewaking en deelnemersbegeleiding; die rol hoeft niet bij de jury te liggen.
Hoe lang duurt de opbouw van een cosplaywedstrijd?: Reken minimaal 60 minuten voor het klaarzetten van tafels, stoelen, jurytafel, podiumzone en omkleedruimte. Reserveer nog 30 minuten extra als je luidsprekers, draadloze microfoons, verlichting en een fotowand moet testen.
Hoeveel tijd krijgt elke deelnemer op het podium?: Plan meestal 2 tot 3 minuten per deelnemer voor opkomst, presentatie en vertrek. Tel daar per categorie 5 tot 10 minuten bij op voor wissels en korte jury-instructies, zodat het programma niet direct uitloopt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.