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Checklist pour organiser un concours de cosplay

Un concours de cosplay demande plus qu’une scène et quelques costumes. Il faut cadrer les catégories, le règlement et les critères de notation avant d’ouvrir les inscriptions, puis préparer précisément l’accueil, les coulisses et le passage sur scène. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, de la réservation du lieu au rangement du matériel. Elle vous aide aussi à repérer les oublis fréquents : besoins alimentaires, numéros de passage, feuilles du jury et équipement audio testé à temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Définir le format de la compétition

    2 personnes

  • Définir les catégories

    2 personnes

  • Contacter les membres du jury

  • Réserver le lieu

  • Rédiger le règlement

    2 personnes

  • Créer le formulaire d'inscription

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier la promotion

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Préparer le briefing du jury

  • Clôturer la liste des participants

  • Attribuer les numéros de départ

    2 personnes

  • Imprimer les feuilles de jury

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Vérifier les prix

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Rassembler le matériel

    3 personnes

  • Rappeler les participants

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Vérifier l’espace de compétition

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Balisage de la zone de scène

    2 personnes

  • Installer la table du jury

    2 personnes

  • Aménager le vestiaire

    3 personnes

  • Monter le mur photo

    2 personnes

  • Tester le matériel sonore

    2 personnes

  • Mettre en place le service traiteur

    3 personnes

  • Briefing du jury

    4 personnes

  • Inscrire les participants

    3 personnes

  • Accueillir le public

    3 personnes

  • Expliquer les règles du match

  • Accompagner les participants en coulisses

    3 personnes

  • Juger la présélection

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Annoncer les finalistes

  • Animer la finale

    3 personnes

  • Recueillir les votes du public

    2 personnes

  • Traiter les résultats du jury

    4 personnes

  • Annonce des gagnants

    2 personnes

  • Remettre les prix et les certificats

    3 personnes

  • Farewell et photos

    2 personnes

  • Accompagner le public à la sortie

    3 personnes

Suivi

  • Éteindre le matériel sonore

    2 personnes

  • Démonter la décoration

    3 personnes

  • Remettre le mobilier en place

    4 personnes

  • Collecter les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Nettoyer les espaces

    3 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Partager les photos avec les participants

  • Publier les résultats en ligne

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 8
  • Chaisesqté 80
  • Portants de logeqté 4
  • Tables pliantesqté 3
  • Miroirsqté 4

Équipement

  • Haut-parleursqté 2
  • Microphones sans filqté 2
  • Table de mixage
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 6
  • Ordinateur portable
  • Imprimante
  • Appareil photo

Éclairage

  • Lampes LEDqté 6
  • Pieds d’éclairageqté 3

Décoration

  • Mur photo
  • Tissu décoratifqté 4
  • Guirlandeqté 8
  • Ballonsqté 100
  • Pompe à ballonsqté 2
  • Nappesqté 8
  • Tapis rouge
  • Poteaux de balisageqté 8
  • Ruban de balisageqté 2

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 120
  • Assiettesqté 100
  • Couvertsqté 100
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Tasses à caféqté 40

Cuisine

  • Bouilloiresqté 2
  • Machine à café
  • Glacièresqté 4
  • Thermosqté 4
  • Planches à découperqté 3
  • Couteaux de cuisineqté 3
  • Cuillères de serviceqté 6

Bureau

  • Fiches de juryqté 60
  • Formulaires des participantsqté 60
  • Dossardsqté 60
  • Badges nominatifsqté 100
  • Stylosqté 40
  • Marqueursqté 12
  • Ruban adhésifqté 6
  • Ciseauxqté 4
  • Porte-blocqté 10
  • Certificats de présentationqté 60
  • Bulletins de voteqté 100
  • Urne de vote
  • Étiquettes nominativesqté 120
  • Panneaux indicateursqté 12
  • Panneau d’inscription
  • Prixqté 12

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez les catégories et les critères de notation avant de contacter les candidats : le jury doit recevoir un briefing identique et des feuilles imprimées pour chaque participant.
  • Clôturez les inscriptions plusieurs jours avant le concours afin d’attribuer les numéros de départ, préparer les badges et vérifier les besoins alimentaires sans travailler dans l’urgence.
  • Testez les haut-parleurs, les microphones sans fil, la table de mixage et les rallonges avant l’ouverture du lieu. Prévoyez aussi des multiprises accessibles, sans câbles dans la zone de passage.
  • Aménagez les coulisses séparément de la scène : portants, miroirs et éclairage doivent être installés avant l’arrivée des participants, avec une signalisation claire vers le vestiaire et la zone de compétition.
  • Préparez les prix, les feuilles du jury et le déroulé dans une pochette dédiée. Le jour même, faites un rappel aux participants et gardez une personne responsable des changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un concours de cosplay ?
Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu et contactez le jury, puis lancez les inscriptions seulement lorsque le règlement, les catégories et les critères d’évaluation sont finalisés.
Quand clôturer les inscriptions à un concours de cosplay ?
Fermez la liste au moins 5 à 7 jours avant l’événement. Ce délai permet d’attribuer les numéros de départ, d’imprimer les feuilles du jury, de préparer les badges et de traiter les besoins alimentaires.
Quel matériel faut-il prévoir pour un concours de cosplay ?
Prévoyez notamment des tables et des chaises, des portants et des miroirs pour les coulisses, ainsi qu’un système audio avec microphones, haut-parleurs, table de mixage, rallonges et multiprises. Testez tout le matériel au moins 2 heures avant l’accueil.
Comment préparer l’espace scénique d’un concours de cosplay ?
Délimitez la scène avec des poteaux et du ruban de balisage, installez la table du jury et vérifiez les déplacements possibles avant l’ouverture. Gardez une zone libre d’au moins 1 mètre autour du passage pour éviter les câbles et les obstacles.

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