Color run organiseren: checklist en planning

Een color run vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en kleurpoeder. Je regelt vooraf de locatie, vergunningen, verkeersveiligheid, inschrijvingen en leveranciers. In de laatste week draait alles om aantallen controleren, kleurpoeder portioneren, startnummers sorteren en vrijwilligers instrueren. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde af te werken en voorkom dat routebordjes, polsbandjes of EHBO-materiaal pas op de ochtend zelf worden gezocht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Verkeersplan uitwerken
2 personen
Hulpverleners vastleggen
Leveranciers reserveren
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Starttijden communiceren
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Startnummers sorteren
2 personen
Routebordjes voorbereiden
2 personen
Kleurpoeder portioneren
3 personen
T-shirts en polsbandjes sorteren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Route definitief controleren
2 personen
Bederfelijke boodschappen koelen
2 personen

Event

Terrein uitzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijfbalies inrichten
3 personen
Kleurstations klaarzetten
6 personen
Drankpunten inrichten
3 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Routepijlen plaatsen
4 personen
Verkeersposten bemannen
6 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
T-shirts uitdelen
3 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Bagage innemen
3 personen
Startinstructies geven
2 personen
Deelnemers starten
4 personen
Kleurpoeder uitdelen
8 personen
Water uitdelen
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Fruit en snacks serveren
4 personen
Finishers ontvangen
4 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Foto’s maken
2 personen
Route en deelnemers controleren
4 personen
Verloren voorwerpen registreren
Afsluiting aankondigen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Verkeersposten afbouwen
6 personen
Kleurpoeder veilig opruimen
6 personen
Afval inzamelen
6 personen

Nazorg

Tenten en meubilair afbouwen
4 personen
Materialen naar opslag brengen
3 personen
Terrein schoonmaken
6 personen
Sanitaire voorzieningen reinigen
2 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen inventariseren
2 personen
Foto’s en uitslagen publiceren
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsaantal 8
Baliebakkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Afzethekkenaantal 20

Sportmateriaal

Startnummersaantal 250
Veiligheidsspeldenaantal 500
Polsbandjesaantal 250
Kleurpoederzakjesaantal 1200
Finishlintenaantal 250
Routepijlenaantal 40
Routebordenaantal 12
Pionnenaantal 40
Kleurbakkenaantal 12
Maatbekersaantal 12
Startboog
Finishboog
Stopwatchesaantal 4
Kleurenhesjesaantal 30
Verkeersstokkenaantal 12
Nooddekensaantal 10
EHBO-koffersaantal 2

Apparatuur

Accuspeakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Megafoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Koelboxenaantal 6
Handlampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Herbruikbare waterbekersaantal 300
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Afwasteilenaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Slingersaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Podiumdoekenaantal 4
Pijlenstickersaantal 60

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Blikbezemsaantal 4
Dweilsetsaantal 2
Reinigingsdoekenaantal 30
Handvegersaantal 6
Werkhandschoenenaantal 20
Waterjerrycansaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Koelelementenaantal 30
Voedselbakkenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, route en locatie vroeg vast en controleer daarna direct vergunningen, verzekering en het verkeersplan. Neem voor de definitieve routecontrole ook de plekken voor routepijlen, afzethekken en verkeersbegeleiders mee.
Maak uiterlijk een week vooraf de deelnemerslijst definitief. Sorteer startnummers, T-shirts en polsbandjes per deelnemer of startgroep, zodat de uitgifte aan de baliebakken niet ophoopt.
Portioneer het kleurpoeder vooraf in zakjes en zet kleurbakken, maatbekers en kleurenhesjes per kleur klaar. Zo hoeven vrijwilligers op de dag zelf alleen hun post te bemannen en niet meer te tellen of mengen.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: terrein uitzetten, start- en finishboog plaatsen, routebordjes controleren en daarna partytenten, tafels en geluidsapparatuur opbouwen. Test accuspeakers, microfoons en megafoon voordat deelnemers arriveren.
Controleer de weersverwachting twee keer: 48 uur en 12 uur voor de start. Koel bederfelijke boodschappen op tijd, leg nooddekens en EHBO-koffers zichtbaar klaar en communiceer starttijden opnieuw zodra het programma definitief is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een color run organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locatie en vergunningen. Reserveer leveranciers, hulpverleners en apparatuur uiterlijk 4 weken voor de run.
Hoeveel kleurpoeder heb ik nodig voor een color run?: Reken per deelnemer op minimaal 4 kleurmomenten als je vier kleurposten op de route hebt. Portioneren kan het best 1 tot 3 dagen vooraf, nadat het deelnemersaantal definitief is.
Wanneer moet ik de route van een color run definitief maken?: Maak de route uiterlijk 2 weken vooraf definitief, zodat routeborden, verkeersplan en vrijwilligersinstructies op elkaar aansluiten. Controleer de route nogmaals 24 uur voor de start.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een color run?: Plan minimaal 2 vrijwilligers per kleurpost en daarnaast mensen voor inschrijving, start, finish, routebewaking en EHBO. Voor 4 kleurposten kom je daardoor al snel op minstens 12 tot 16 personen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.