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Organiser une color run sans rien oublier

Une color run demande plus qu’un parcours et de la poudre colorée. Il faut valider l’itinéraire, les autorisations et l’assurance avant d’ouvrir les inscriptions, puis coordonner les dossards, les bénévoles, la sécurité et le matériel. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, délimiter le terrain et préparer les zones de départ et d’arrivée. Cette checklist rassemble les 63 tâches et 60 fournitures du plan, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et l’itinéraire

    2 personnes

  • Réserver le lieu

  • Vérifier les autorisations

  • Vérifier l’assurance

  • Élaborer le plan de circulation

    2 personnes

  • Désigner les secouristes

  • Réserver les fournisseurs

  • Créer le formulaire d'inscription

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Communiquer les horaires de départ

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

  • Imprimer la liste des participants

  • Trier les dossards

    2 personnes

  • Préparer les panneaux d’itinéraire

    2 personnes

  • Répartir la poudre colorée

    3 personnes

  • Trier les t-shirts et les bracelets

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Vérifier le matériel

    2 personnes

  • Vérifier les prévisions météo

  • Vérifier définitivement l’itinéraire

    2 personnes

  • Réfrigérer les courses périssables

    2 personnes

Événement

  • Délimiter le terrain

    4 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer les comptoirs d’inscription

    3 personnes

  • Installer les postes de coloration

    6 personnes

  • Mettre en place les points boissons

    3 personnes

  • Tester la musique et le micro

    2 personnes

  • Installer les flèches d'orientation

    4 personnes

  • Tenir les postes de circulation

    6 personnes

  • Installer le poste de premiers secours

    2 personnes

  • Distribuer les dossards

    4 personnes

  • Distribuer les t-shirts

    3 personnes

  • Enregistrer les participants

    4 personnes

  • Recevoir les bagages

    3 personnes

  • Donner les consignes de départ

    2 personnes

  • Lancer les participants

    4 personnes

  • Distribuer la poudre colorée

    8 personnes

  • Distribuer de l'eau

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    3 personnes

  • Servir les fruits et les en-cas

    4 personnes

  • Accueillir les finisseurs

    4 personnes

  • Fournir la musique

    2 personnes

  • Prendre des photos

    2 personnes

  • Vérifier l'itinéraire et les participants

    4 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Annoncer la clôture

  • Faire le check-out des participants

    2 personnes

  • Démonter les postes de circulation

    6 personnes

  • Ranger la poudre colorée en toute sécurité

    6 personnes

  • Collecter les déchets

    6 personnes

Suivi

  • Démonter les tentes et le mobilier

    4 personnes

  • Apporter le matériel au stockage

    3 personnes

  • Nettoyer le site

    6 personnes

  • Nettoyer les installations sanitaires

    2 personnes

  • Réfrigérer les restes

    2 personnes

  • Apporter les déchets au point de collecte

    3 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Inventorier le matériel restant

    2 personnes

  • Publier les photos et les résultats

  • Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 3
  • Tables pliantesqté 10
  • Chaises pliantesqté 30
  • Tables de bièreqté 8
  • Bacs de comptoirqté 4
  • Portants à vêtementsqté 2
  • Barrières de sécuritéqté 20

Matériel de sport

  • Numéros de départqté 250
  • Épingles de sûretéqté 500
  • Braceletsqté 250
  • Sachets de poudre coloréeqté 1200
  • Rubans d’arrivéeqté 250
  • Flèches de directionqté 40
  • Panneaux de directionqté 12
  • Cônesqté 40
  • Bacs de couleurqté 12
  • Verres doseursqté 12
  • Arche de départ
  • Arche d'arrivée
  • Chronomètresqté 4
  • Gilets de couleurqté 30
  • Bâtons de signalisationqté 12
  • Couvertures de survieqté 10
  • Trousses de premiers secoursqté 2

Équipement

  • Enceintes sur batterieqté 2
  • Microphones sans filqté 2
  • Mégaphoneqté 2
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Batteries externesqté 6
  • Glacièresqté 6
  • Lampes de pocheqté 8

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 300
  • Gobelets d’eau réutilisablesqté 300
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 12
  • Pichets à caféqté 4
  • Thermosqté 4
  • Bacs à vaisselleqté 8

Décoration

  • Ballonsqté 150
  • Guirlandesqté 12
  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Tentures de scèneqté 4
  • Autocollants flèchesqté 60

Éclairage

  • Guirlandes LEDqté 6
  • Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

  • Poubellesqté 12
  • Sets de balaiqté 4
  • Balais à boîtesqté 4
  • Sets de serpillièreqté 2
  • Chiffons de nettoyageqté 30
  • Balais à mainqté 6
  • Gants de travailqté 20
  • Bidons d'eauqté 6

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
  • Pains de glaceqté 30
  • Bacs alimentairesqté 12
  • Louchesqté 8

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commence par fixer la date et l’itinéraire, puis vérifie les autorisations, l’assurance et le plan de circulation avant de réserver les fournisseurs. Ces vérifications doivent être terminées avant l’envoi des invitations.
  • Ouvre les inscriptions dès que les horaires de départ sont connus. Demande aussi les besoins alimentaires et prévois une liste de participants imprimée, des dossards triés et des bracelets classés par groupe.
  • Répartis la poudre colorée à l’avance dans les bacs et prépare les verres doseurs. Le jour de la course, garde une quantité séparée pour chaque zone afin d’éviter les allers-retours pendant les départs.
  • Donne aux bénévoles un briefing précis avant l’ouverture : position, signal à utiliser et procédure en cas de participant perdu ou blessé. Prévois des secouristes identifiés, des trousses de premiers secours et des couvertures de survie.
  • Fais la vérification finale de l’itinéraire et des prévisions météo la veille. Monte ensuite les tentes, installe les barrières, cônes et panneaux, puis teste les enceintes, microphones, rallonges et batteries externes avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une color run ?
Prévois au moins 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le parcours, les autorisations, l’assurance, les fournisseurs et les inscriptions, puis de préparer les bénévoles et le matériel.
Quand envoyer les invitations pour une color run ?
Envoie-les dès que la date, le parcours et les horaires de départ sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Garde ensuite une période d’au moins 7 jours pour traiter les inscriptions et ajuster les quantités.
Combien de poudre colorée prévoir par participant ?
Prévois environ 4 à 5 sachets individuels par participant pour une course avec plusieurs zones de couleur. Ajoute une réserve de 10 % pour les ajustements, les bénévoles et les sachets endommagés.
Que vérifier la veille d’une color run ?
Vérifie la météo, l’itinéraire, les barrières, les panneaux, les tentes et les équipements audio. Réfrigère les produits périssables, trie les dossards et prépare les fournitures de départ avant le montage final.

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