Cocktailwedstrijd organiseren: checklist van voorbereiding tot finale
Een cocktailwedstrijd staat of valt met een duidelijk format, genoeg werkruimte en een jury die vooraf weet waarop wordt gelet. Leg eerst rondes, teams, recepten en scorecriteria vast; regel daarna locatie, deelnemers en leveranciers. In de laatste dagen draait alles om verse ingrediënten koelen, glazen en barbenodigdheden controleren en de wedstrijdstations logisch inrichten. Deze checklist volgt de volgorde waarin je 57 taken afwerkt, zodat je op de dag zelf vooral hoeft te begeleiden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Jurycriteria opstellen
2 personen
Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Teams en deelnemers indelen
2 personen
Juryleden bevestigen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Cocktailrecepten selecteren
2 personen
Vergunningen controleren
Leveranciers bevestigen
Naamkaartjes voorbereiden
Scoreformulieren printen
Teamtafels toewijzen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Dranken en ingrediënten sorteren
2 personen
Glazen en barbenodigdheden controleren
2 personen
Bederfelijke ingrediënten koelen
2 personen
Wedstrijdkaarten klaarleggen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Wedstrijdstations inrichten
4 personen
Bar en drankentafel inrichten
3 personen
Ingrediënten per team verdelen
4 personen
Garnituren voorbereiden
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Verlichting en muziek testen
2 personen
Jurytafel voorbereiden
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Wedstrijdregels toelichten
Welkomstdrank serveren
3 personen
Eerste wedstrijdronde begeleiden
4 personen
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede wedstrijdronde begeleiden
4 personen
Werkbladen en glazen vervangen
3 personen
Finaleronde begeleiden
4 personen
Finalecocktails presenteren
2 personen
Scores controleren
2 personen
Winnaars bekendmaken
Laatste drankronde serveren
3 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Glazen en servies afwassen
3 personen
Bar en werkstations schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Koelboxen legen en drogen
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Cocktailstationsaantal 8
- Bartorensaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 50
- Jurytafel
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Tumblerglazenaantal 60
- Martiniglazenaantal 40
- Hoge cocktailglazenaantal 50
- Proefglazenaantal 100
- Waterglazenaantal 50
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Serveertraysaantal 8
Apparatuur
- Cocktailshakersaantal 10
- Maatbekersaantal 12
- Barlepelsaantal 12
- Strainersaantal 10
- IJsbrekersaantal 4
- Citruspersenaantal 8
- Snijplankenaantal 10
- Koks messenaantal 10
- Koelboxenaantal 6
- Koelkastenaantal 2
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Microfoon
Keuken
- Mengkommenaantal 12
- Schenkkannenaantal 8
- Maatlepelsaantal 12
- Gardeaantal 8
- Serveertangenaantal 8
Decoratie
- Tafelkledenaantal 10
- Naamkaartjesaantal 50
- Wedstrijdnummersaantal 8
- Decoratieve menukaartenaantal 10
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 4
Schoonmaak
- Afwasteiltjesaantal 3
- Sponsjesaantal 12
- Microvezeldoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bepaal vóór de uitnodigingen hoeveel teams meedoen, hoeveel rondes er zijn en hoeveel cocktails elk team maakt. Zo weet je meteen hoeveel wedstrijdstations, cocktailshakers, glazen en juryproefglazen nodig zijn.
- Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat aanmeldingen en dieetwensen binnen zijn. Bevestig juryleden uiterlijk één week vooraf en zet per ronde de proeftijd, beoordeling en wisselmomenten op papier.
- Controleer de locatie op stroom, koeling, water en afval voordat je haar reserveert. Plan minimaal één cocktailstation per team en houd een aparte jurytafel vrij, zodat juryleden niet tussen de deelnemers staan.
- Doe houdbare boodschappen eerder en haal verse ingrediënten zo laat mogelijk, bij voorkeur één dag vóór de wedstrijd. Koel bederfelijke ingrediënten meteen en sorteer dranken, garnering, glazen en gereedschap per station.
- Open de locatie minstens 2 uur voor de start. Zet tafels en stoelen eerst neer, richt daarna de stations in met shaker, maatbeker, barlepel, strainer, snijplank en ijsvoorziening en leg scoreformulieren en wedstrijdkaarten klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel tijd heb je nodig om een cocktailwedstrijd te organiseren?
- Reken op 3 tot 4 weken voor een wedstrijd met meerdere teams. Gebruik de eerste week voor format, locatie en jury, verstuur daarna de uitnodigingen en plan de laatste 3 dagen voor boodschappen, koeling en materiaalcontrole.
- Hoeveel cocktailstations heb ik nodig voor een cocktailwedstrijd?
- Plan minimaal 1 cocktailstation per team dat tegelijk aan een ronde meedoet. Voeg bij meer dan 4 teams bij voorkeur 1 extra station toe als uitwijkplek voor een defecte shaker, ontbrekend ingrediënt of vertraagde ronde.
- Hoeveel drank en ingrediënten moet ik inkopen voor een cocktailwedstrijd?
- Bereken per deelnemer het aantal cocktails uit het wedstrijdformat en voeg ongeveer 10% reserve toe voor morsen, proefrondes en fouten. Voor jury en gasten plan je daarnaast 2 tot 3 drankjes per persoon voor het eerste uur.
- Wanneer moet ik verse ingrediënten voor een cocktailwedstrijd halen?
- Haal verse kruiden, citrus en andere bederfelijke ingrediënten maximaal 1 dag vooraf. Koel ze direct na aankoop; controleer op de wedstrijddag 2 uur voor de start of alles compleet, vers en per station verdeeld is.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!